中學檔案信息化建設(shè)的問題與對策

吳崇寧

在信息技術(shù)發(fā)展的時代，傳統(tǒng)的中學檔案管理已不能滿足當前中學管理工作的要求，這就要求中學進行檔案信息化建設(shè)，實現(xiàn)信息化管理，以順應(yīng)時代發(fā)展趨勢，從整體上提升中學管理水平。

一、中學檔案信息化建設(shè)的問題分析

1.缺乏正確的認識

對于檔案信息化建設(shè)，許多中學領(lǐng)導和管理人員都存在認識上的誤區(qū)。不少人認為中學檔案信息化只是單純地把紙質(zhì)文件數(shù)字化，還有的人認為，作為教育部門，教學才是學校的主要工作，檔案管理可有可無，結(jié)果使得許多檔案管理人員缺乏現(xiàn)代檔案管理及利用意識。

2.沒有統(tǒng)一規(guī)范的管理標準

盡管教育主管部門出臺了一些管理標準，但仍不能適應(yīng)檔案信息化快速發(fā)展的步伐，學校的許多管理標準仍需進一步規(guī)范。如學校檔案館藏數(shù)字化標準、檔案網(wǎng)站信息系統(tǒng)設(shè)計及應(yīng)用標準等。

3.缺乏有力的基礎(chǔ)設(shè)施

中學檔案進行信息化建設(shè)，必須投入相應(yīng)的現(xiàn)代化電子設(shè)備，但許多學校經(jīng)費不足，基礎(chǔ)設(shè)施較為薄弱，影響了信息化建設(shè)的順利進行。雖然不少學校已引進了比較先進的檔案信息管理系統(tǒng)，但由于領(lǐng)導不夠重視或經(jīng)費等問題而影響了設(shè)施的使用。如檔案信息管理系統(tǒng)雖然得到了推廣，但使用功能單一，系統(tǒng)中的全文著錄、文件管理、資源網(wǎng)絡(luò)共享等功能仍處于待開發(fā)階段。

4.檔案信息的數(shù)字化程度不高

近幾年，國家教育機制日趨完善，中學的辦學格局也出現(xiàn)了較大改變，如規(guī)模日益擴大、檔案信息量不斷增加等。這在一定程度上增加了檔案管理工作的壓力，尤其是采取數(shù)字化方式處理一些存在重大歷史價值的檔案原件。然而，受技術(shù)因素的制約，一些查閱次數(shù)較多且利用頻率較高的檔案資料仍未實現(xiàn)數(shù)字化，影響了檔案資源的高效利用。

二、加強中學檔案信息化建設(shè)的策略

1.注重檔案信息網(wǎng)絡(luò)化程度的提高

現(xiàn)階段，隨著辦公自動化技術(shù)的不斷發(fā)展，單純地使用檔案管理系統(tǒng)已不能滿足管理要求，必須將檔案管理與校園網(wǎng)連接起來，使它成為數(shù)字化校園系統(tǒng)的一部分，并和其他軟件系統(tǒng)相連，形成一個大的信息網(wǎng)絡(luò)，最終達到資源共享的目的。結(jié)合軟件系統(tǒng)特征建立的接口程序，能夠在檔案管理系統(tǒng)中導入每個軟件系統(tǒng)的相關(guān)數(shù)據(jù)，將它連接至校園網(wǎng)之后，便能對學校區(qū)域間的信息進行網(wǎng)上查詢與傳遞。

2.對檔案信息數(shù)字化資源進行有效建設(shè)

中學檔案室應(yīng)對一些利用率或歷史價值較高的館藏檔案進行數(shù)字化管理，即采用掃描等方式把檔案信息錄入到磁盤、光盤等存儲器中，使信息轉(zhuǎn)化成數(shù)字化，以實現(xiàn)對檔案信息的數(shù)字化建設(shè)。如學生學籍檔案、考試成績、課程設(shè)置等檔案均有較高的利用價值，檔案室應(yīng)注重對這些檔案進行數(shù)字化建設(shè)，使之成為通過計算機便可快速檢索或查閱到的檔案信息。

3.重視檔案管理隊伍專業(yè)水平的提高

檔案工作者的素質(zhì)將直接影響到數(shù)字化檔案館的建設(shè)，是數(shù)字化檔案館建設(shè)的重要環(huán)節(jié)。在進行檔案分析時，既要準確把握文件類型，對其進行正確分類，又要結(jié)合利用者的需求，盡量提供更多的檔案信息。因此，作為一名新時期的檔案管理人員，不但要有傳統(tǒng)的檔案管理知識及管理技能，還要具備網(wǎng)絡(luò)管理、數(shù)據(jù)庫管理等管理技能，以滿足檔案管理工作的需要。

4.對檔案進行標準化管理

在當前的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境條件下，要想實現(xiàn)檔案信息的自動化與網(wǎng)絡(luò)化，必須先實現(xiàn)檔案的標準化。所以，檔案室及有關(guān)信息服務(wù)部門必須根據(jù)國際或國內(nèi)的檔案管理標準，并結(jié)合當前的發(fā)展趨勢，制定符合自身發(fā)展的檔案管理標準或規(guī)范，保證檔案管理工作能夠有序進行。如果要實現(xiàn)對中學檔案的標準化管理，則應(yīng)在校園信息化建設(shè)的工作中加入檔案標準化建設(shè)這項內(nèi)容。此外，中學還應(yīng)結(jié)合本校的實際情況，制定科學的發(fā)展計劃、長遠計劃及管理制度，才能讓檔案信息化建設(shè)得以順利進行。

三、檔案管理在中學管理中的意義

學校檔案展現(xiàn)的是一個學校各方面的資料，涉及學校的教學、管理、研究等多方面的內(nèi)容，是一個學校的真實寫照。通過檔案，我們可以了解學校的發(fā)展歷史、學生情況及管理水平等；可以總結(jié)長期以來的各種學習活動及管理情況，促進學校的建設(shè)與發(fā)展。

（作者單位：江蘇省連云港市東海縣雙店中學）