人事檔案管理的現狀及發展趨勢

徐艷

摘要：隨著我國社會經濟的快速發展，人事制度改革的進程不斷推進，企業人事檔案管理工作也面臨著新情況，需要我們認真分析人事檔案管理的現狀，把握其未來的發展趨勢，惟有如此才能夠做好人事檔案管理工作。

關鍵詞：人事檔案管理 現狀 趨勢

人事檔案是掌握人才信息的重要途徑，是選賢舉能、管理人才的重要手段。現代社會是一個向管理要效益的社會，企業人力資源管理水平的高低，直接決定了企業未來的發展。同時，高效率的人事檔案管理既是檔案管理人員實現自身價值的重要體現，也是企業管理水平提升的重要標志。為此，我們必須要對企業人事檔案管理的現狀有一個宏觀的把握，才能夠保證人事檔案的管理水平有所提升。

一、人事檔案管理的現狀

（一）人才對檔案的重視程度日趨弱化

隨著改革開放的不斷深入，企業的經營模式正在朝著多元化的方向發展，在這樣一個社會背景下，傳統的人力資源分配制度逐漸被淘汰。現代企業的人才引進，多數采用聘用制，用人單位更加重視人才的能力，而非資歷。同時，目前的轉檔手續周期長、程序繁復，這直接導致人才在工作變動過程中放棄轉檔。特別是沿海地區，由于這一地區的人員工作變動更為頻繁，加之很多人認為檔案在求職就業過程中發揮的作用并不大，尤其是一些非黨員、年輕人更是如此。據相關資料顯示，在我國各級人才市場中，保存的人事檔案有將近60萬份無法于主人取得聯系，而且這一數字還在持續增長。

（二）檔案管理水平有待加強

由于社會對檔案管理工作的不重視，企業對于檔案管理人才選拔的標準也在降低。目前，在崗的檔案管理人員，多數為非專業人士，檔案知識相對匱乏。比如認識不到檔案管理工作的重要性；對檔案材料的整理、歸檔、建檔、裝訂等業務不熟練；許多企業中的檔案管理人員身兼數職，或者檔案管理干脆就是其他部門的在職員工；對檔案管理工作沒有熱情。這些因素嚴重制約了企業檔案管理水平的提升。從檔案管理設備配備方面看，多數企業幾乎沒有一個標準的檔案室，而是集辦公、倉庫、閱檔為一體，沒有鐵窗、鐵門等保護措施，防潮、防火、防鼠、防盜的技術仍然十分落后。許多檔案由于反復使用，加之陽光照射，已經出現了紙張發黃、字跡褪色等情況，檔案的安全性與完整性得不到保障。

（三）檔案的信息化程度較低

隨著網絡技術的飛速發展，計算機已經滲透到社會生活諸多領域。目前，檔案信息管理系統已經建立，并且逐步得到推廣。但是多數企業的檔案管理信息化還停留在對將個人信息輸入電腦中的階段，很多技術并沒有應用于檔案管理中去，部分企業的資料檢索、檔案查閱仍然采用手工方式，實現無紙化閱檔、信息化管理還有很長的路要走。

（四）非公企業忽視檔案管理

社會對檔案管理的不重視，除了表現為個人放棄檔案之外，還有就是非公企業忽視檔案管理。現代企業越來越重視人才的能力，用人機制也日益靈活，企業管理者認為考察檔案不如考察人才的工作表現更為直接。這直接導致員工的職業道德、性格特點、個人資歷等信息無法讓下一個企業了解，而且斷檔也有可能給員工的工作、學習、生活帶來一些困擾。

二、人事檔案管理的發展趨勢

（一）檔案管理電子化程度不斷加強

伴隨著網絡技術的快速發展，信息化、電子化已經成為社會發展的必然趨勢，在這種形勢下，傳統的人事檔案管理模式已經出現種種弊端，而無法適應市場經濟的客觀需要。轉變檔案管理模式，推進信息化、電子化進程，已經成為企業人事檔案管理的當務之急。其中，檔案資料的電子化，是實現檔案管理信息化的基礎，也就是說只有正確的將紙質檔案信息錄入到計算機中，使紙質檔案轉化為電子檔案，才能夠正確的使用檔案，提高檔案的使用效率。然后再以電子化為基礎，逐步加快人事信息的數據庫建設，引進現代辦公自動化系統，使其他部門能夠快捷、迅速的查找、使用檔案，同時實現電子化檔案與原始檔案的協同配合，極大提高檔案的使用效率。而且檔案管理實現電子化之后，能夠提高檔案的科技含量，同時還能夠有效防止對原始檔案的磨損與破壞，降低檔案管理的成本風險。

（二）檔案管理朝著網絡化方向發展

檔案管理的網絡化是建立在電子化基礎上的，而檔案管理網絡化的前提則是遵循國家的相關保密規定。檔案信息網絡化是充分利用當前的網絡優勢，從而實現檔案信息資源的共享。企業在推進檔案信息網絡化進程時，必須要與檔案信息保密建設同步進行，要對檔案資源使用的部門設置一定權限，沒有權限的部門或者個人，將無法查閱相關檔案資料。與此同時，我們還需要加強檔案管理人員的素質建設，提高檔案管理工者的職業道德水平與業務技能水平，使他們在做好保密工作的同時，能夠對檔案管理業務以及各種管理軟件熟練掌握，能夠在管理理念、管理方式不斷創新，從而依托現代的科技手段，實現企業檔案管理的標準化、高效化。

（三）檔案管理方式日益多元化

目前，人事代理已經成為人力資源管理的新方式，這是市場經濟發展的客觀需求，也是人才產業化發展的重要保障。從微觀層面上講，人事代理制度就是將“單位人”轉化為“社會人”，這種管理方式實際上就是將人事關系管理與人才使用管理相分離，簡單說就是企業只負責用人，而人事代理負責檔案管理。諸如工齡的計算、職稱的評定、各種保險的繳納等等，均由人事代理來負責。隨著社會經濟的發展，人事代理的服務方式也在逐步得到拓展，比如“人才租賃”制度，已經在部分地區開始實行。這種方式主要是由人才市場作為人員的雇主而存在，全面負責員工的人事管理，而用人企業與人才市場簽訂的是租賃合同。這種制度不但提高了人力資源配置的效率，同時也減輕了企業檔案管理的負擔。

綜上所述，隨著我國社會經濟的快速發展，檔案管理工作面臨著新的管理環境。檔案管理者必須要把握時代發展的趨勢，以及企業發展的客觀需要，從檔案管理的現狀入手，不斷探尋管理的新技術、新方法來解決檔案管理過程中遇到的新問題，積極推進檔案管理的信息化、電子化以及網絡化發展，從而為企業的平穩、健康發展提供有力保障。

參考文獻：

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