發(fā)揮教學(xué)秘書在高校教學(xué)管理中的作用

鄔蓓蕾

【摘要】在現(xiàn)代化的教務(wù)信息管理中，教學(xué)秘書發(fā)揮著相當(dāng)關(guān)鍵的作用，其業(yè)務(wù)技能及管理水平的高低，對學(xué)校的教學(xué)管理質(zhì)量產(chǎn)生著直接的影響。筆者認為在目前高校教學(xué)管理不斷改革的環(huán)境下，教學(xué)秘書應(yīng)當(dāng)從提高自身業(yè)務(wù)水平入手，不斷完善自己以適應(yīng)信息化教學(xué)管理的要求，本文通過分析教學(xué)秘書在教務(wù)管理中的作用，提出了如何加強高校教學(xué)管理的具體措施，供各位同行參考。

【關(guān)鍵詞】教學(xué)管理 教學(xué)秘書 職能 素質(zhì) 作用

隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展，我國高校教學(xué)管理工作也邁上了一個新臺階，所有高校都建立了自己的教務(wù)信息管理系統(tǒng)，基本實現(xiàn)了網(wǎng)上辦公，既極大地方便了學(xué)生對考試信息的查詢，也方便了教師將學(xué)生考試成績信息上傳至數(shù)據(jù)庫，大大減輕了人工的勞動。教學(xué)秘書作為教務(wù)信息管理的中間環(huán)節(jié)，是教學(xué)主管領(lǐng)導(dǎo)的助手，同時又是教學(xué)工作的基層管理者，發(fā)揮著不可替代的作用。因此，科學(xué)認知教學(xué)秘書的工作職責(zé)，不斷推進教學(xué)管理工作的信息化是一項十分重要的工作，具有明顯的現(xiàn)實意義。筆者認為，教學(xué)秘書在基層的教學(xué)管理中，擔(dān)負以下職責(zé)：

一、教學(xué)秘書在高校教學(xué)管理中的作用

（一）教學(xué)運行管理

在日常的教學(xué)活動中，教學(xué)秘書要切實履行在較快的時間內(nèi)搜集整理教務(wù)及教學(xué)信息的責(zé)任，在教務(wù)信息管理系統(tǒng)中，及時發(fā)布需要公開的信息。例如，在開學(xué)之初，制訂出本學(xué)期各個學(xué)科的教學(xué)計劃，對上學(xué)期學(xué)生的成績單進行整理，同時對其補考安排表進行制訂，還要對需要進行補考的同學(xué)及時通知，以能夠讓學(xué)生按時參加補考，并將補考成績記錄并入學(xué)生成績信息數(shù)據(jù)檔案。組織期中教學(xué)質(zhì)量的檢測活動，對教學(xué)計劃的具體實施進行監(jiān)督，認真總結(jié)其發(fā)現(xiàn)的問題，并提出合理的對策，同時還要對優(yōu)秀教師的教學(xué)經(jīng)驗積極進行推廣，協(xié)助教務(wù)處完成對教師工作表現(xiàn)的考核。在學(xué)期末，完成教學(xué)的整個過程總結(jié)，對以后的教學(xué)提出具有針對性的指導(dǎo)意見。這樣就使教學(xué)秘書在教學(xué)管理運行過程中的作用充分發(fā)揮出來，實現(xiàn)高效的教學(xué)管理。具體來說，可以將教學(xué)秘書需要完成的工作分為以下幾類：

1.教學(xué)實施細則的管理，這主要是指根據(jù)教務(wù)處教學(xué)大綱的要求，協(xié)助各位任課教師制訂出各個學(xué)科的教學(xué)實施細則，包括理論教學(xué)與實習(xí)實訓(xùn)的具體計劃，完成對學(xué)生的培養(yǎng)達到學(xué)校要求的標準的教學(xué)任務(wù)。

2.教學(xué)任務(wù)的實施管理，這主要包括有：組織和指導(dǎo)學(xué)生進行選課，并對其選課結(jié)果進行統(tǒng)計，制訂出相應(yīng)的課程表，還要把其上課學(xué)生以及任課教師的名單進行記錄存檔，對各門課程的教學(xué)時間以及地點科學(xué)合理的進行安排，不能發(fā)生沖突，一般來說，需要按照周教學(xué)計劃將學(xué)生要參與的教學(xué)活動做出合理規(guī)劃，比如學(xué)生在上完專業(yè)課之后，可以安排一些公共基礎(chǔ)課，最好不要將專業(yè)課連續(xù)排列，因為這樣會使學(xué)生的大腦過于疲勞，影響教學(xué)效果。

3.教材的預(yù)訂與管理，這項工作需要根據(jù)教務(wù)處的各個專業(yè)的培養(yǎng)目標的要求，組織系部有教學(xué)經(jīng)驗的優(yōu)秀教師，根據(jù)當(dāng)前已經(jīng)公開發(fā)行的教材的現(xiàn)狀，選擇各門課程的教學(xué)使用教材和參考教材，并將最終確定下來的結(jié)果經(jīng)教學(xué)主管領(lǐng)導(dǎo)批準后報教務(wù)處教材科，通過教務(wù)處提報財務(wù)處購置相應(yīng)學(xué)科的教學(xué)使用教材和參考教材。

4.學(xué)籍考務(wù)的管理，主要負責(zé)本系部學(xué)生學(xué)籍信息的注冊，統(tǒng)計，編制基層教學(xué)單位和學(xué)生的學(xué)號，配合教務(wù)處處理學(xué)生的休學(xué)、復(fù)學(xué)、退學(xué)等學(xué)籍異動情況，管理本教學(xué)單位內(nèi)組織的各類資格考試，計算機等級考試及大學(xué)英語等級考試等，幫助教務(wù)處把畢業(yè)生的畢業(yè)資格審查工作做好，并將畢業(yè)生的各種統(tǒng)計報表進行填寫。

5.教學(xué)信息的管理，教學(xué)秘書還要在課堂、實驗室以及實訓(xùn)場地進行深入調(diào)查，以能夠?qū)虒W(xué)活動的具體實施情況進行詳細的了解，對其教學(xué)過程運行進行監(jiān)督，對各類教學(xué)工作座談會進行組織，對老師和學(xué)生的教學(xué)反饋信息仔細進行搜集，并及時作出相應(yīng)的解釋和說明，對教學(xué)過程的實施情況做出符合實際的評估。

（二）教學(xué)檔案的管理

教學(xué)秘書還要對搜集和管理教學(xué)檔案工作進行重視，保證檔案的完整性和正確性。具體來說，教學(xué)檔案是指教學(xué)實施過程中所產(chǎn)生的一切需要保存的文件，包括教學(xué)計劃、考試試題、成績記錄等一系列的文件。它具有繁雜性、廣泛性和連續(xù)性。教學(xué)秘書要將搜集的文件分門別類，專柜專用，便于以后查找。對教學(xué)檔案管理工作進行完善，可以對這個學(xué)院（系）的教學(xué)成果進行體現(xiàn)，還可以對教師的教學(xué)成果進行鮮明的表現(xiàn)，從而為之后的教學(xué)工作提供一定的經(jīng)驗。它同樣還可以使教學(xué)主管領(lǐng)導(dǎo)做出教學(xué)管理決策有據(jù)可依，是開展教研活動不可或缺的重要參考資料。顯然，對教學(xué)秘書來說，做好教學(xué)檔案的管理工作，是一項重要的工作職責(zé)。

二、教學(xué)秘書在教學(xué)管理中的作用的充分發(fā)揮

隨著我國高等教育的不斷發(fā)展，其教學(xué)管理是一項關(guān)系學(xué)校生機與活力的重要工作的認識不斷深化，教學(xué)秘書在高校教學(xué)管理發(fā)展中占有重要的地位。所以高校應(yīng)該對其教學(xué)秘書在教學(xué)管理中的作用進行充分的發(fā)揮，其可以從外部環(huán)境創(chuàng)設(shè)以及秘書自身建設(shè)兩個方向著手。

（一）外部環(huán)境創(chuàng)設(shè)

1.為教學(xué)秘書創(chuàng)造良好的學(xué)習(xí)機會，不斷提高其業(yè)務(wù)技能。人才的成長離不開他所處的環(huán)境，沒有人能隨隨便便的成功，教學(xué)秘書的發(fā)展離不開學(xué)校的支持。在學(xué)校方面。可以聘請教學(xué)管理經(jīng)驗豐富的的專家教授對教學(xué)秘書在工作中遇到的難題進行指導(dǎo)培訓(xùn)，還可以組織教學(xué)秘書到知名高等院校參觀交流，以達到讓他們不斷拓寬視野，轉(zhuǎn)變思維觀念，提高業(yè)務(wù)能力的目的。

2.建立激勵性的管理制度，促進教學(xué)秘書隊伍的健康發(fā)展。例如，高校可以采用崗位責(zé)任聘任制，明確其工作職能，建立健全考評機制，實行目標績效管理，獎優(yōu)罰劣，對工作特別突出者給予合理的職位晉升，當(dāng)然另一方面，對無法勝任崗位的人員要及時通知人事部門，解除聘用。通過這些相關(guān)措施，促進教學(xué)秘書綜合素質(zhì)的提高，進而最終提高教學(xué)質(zhì)量。

3.提升教學(xué)秘書在教學(xué)管理中的地位，組建一支高素質(zhì)的教學(xué)秘書隊伍。高校需要切實加強對教學(xué)秘書的關(guān)懷，把有較強教學(xué)管理實際經(jīng)驗和教學(xué)理論的人員吸收到教學(xué)秘書隊伍中來，另外，還需要在職稱評定以及收入分配制度上予以合理的政策保障。

（二）自身素質(zhì)建設(shè)

1.加強思想素質(zhì)的培養(yǎng)，提高敬業(yè)精神。

因為教學(xué)秘書處于教學(xué)管理工作的基層，其工作比較繁雜，其一定要學(xué)會以包容的心態(tài)對待工作中的師生的抱怨，克服自身的不良情緒，樹立管理育人，服務(wù)育人的理念，不斷提高自身素質(zhì)。

2.不斷優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，提高綜合能力。作為教學(xué)秘書，要不斷學(xué)習(xí)工作領(lǐng)域中的新知識，關(guān)注教學(xué)過程中出現(xiàn)的新問題，培養(yǎng)分析問題，解決問題的能力，切實提高管理水平，適應(yīng)高校教學(xué)管理的新要求。

3.培養(yǎng)開拓創(chuàng)新意識，探索教學(xué)管理新思路。由于當(dāng)今社會是一個知識爆炸的時代，教學(xué)秘書要不斷學(xué)習(xí)新的管理方法，創(chuàng)新管理模式，探索出一條適合高等教育教學(xué)管理發(fā)展的新思路，實現(xiàn)高校教學(xué)管理的新的跨越式發(fā)展。

綜上所述，教學(xué)秘書在高等院校的教學(xué)管理中起到了極為關(guān)鍵的作用，不斷加強教學(xué)秘書隊伍建設(shè)，是建立健全科學(xué)高效的教學(xué)管理體系的重要前提，而只有通過建立完善的教學(xué)管理體系，才能不斷提高學(xué)校的影響力，建設(shè)高水平國際化一流大學(xué)，為社會培養(yǎng)出更多更優(yōu)秀的國際化專業(yè)人才。

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