淺談信息時代的外貿企業管理

【摘要】人類已經進入了“信息本位制”時代，各國外貿企業的管理也步入了先進的信息化軌道。我國外貿企業必須緊隨時代的要求，才不會被淘汰，而各方面業務的提升必須輔以相應的企業管理手段的改進。本文探討了信息時代和外貿企業管理的特點，在此基礎上，分析信息時代中我國外貿企業管理的不足之處，并進一步提出改進的建議，希望對于信息時代外貿企業管理體系的構建有所幫助。

【關鍵詞】信息時代；外貿企業；企業管理；信息化管理

外貿企業業務的地域范圍非常特殊，是在國際和國內之間進行業務往來，因此必須時刻調整自己的各方面能力，適應國際和時代的需求，才能夠將業務順利的開展下去。

一、信息時代和外貿企業管理概述

（一）信息時代及其特點

信息時代是當前時代的一個代名詞，在這個時代中，在一定范圍內摒棄了原始手工作業和傳遞，優化了簡單的機器作業和溝通。計算機硬件以及各種軟件逐步普及，成為這個時代的工具，信息量、信息傳播和處理的速度以及信息應用的程度成為這個時代的主要勞動對象之一，并且均以幾何級數的方式在增長。在這個時代，經濟飛速發展，且伴隨著新科技的涌現和經濟全球化的推進。

（二）外貿企業管理的特點

外貿企業是從事對外貿易（進出口）的企業。具體說來，它是按照合同或者契約的要求，如期提供給貿易關系人合格商品的中介服務組織。該類型企業的顧客距離較遠，甚至不曾謀面，因此對顧客要求的識別和滿足過程主要體現在保證單、證、貨一致的基礎上。根據此經營特點，在管理方面一般按照過程方法的管理思路，對每個業務部門以合同履約的服務過程為主線進行質量以及配套設施、人員方面的管理。管理的內容主要包括資源管理、實施受控情況分析、通過監測分析內部及外部顧客的滿意度等，經過管理進一步找到改進的途徑和方法，以實現業績的不斷提升。

二、信息時代下我國外貿企業管理的現狀

目前，我國已經全面進入了信息時代。在這個信息高速運轉的時代中，業務往來的先進性、信息系統的技術性等問題對于外貿企業的管理有著很大的沖擊。目前國外的外貿企業在信息化方面已經非常先進，其進步主要體現在“信息高速公路”的發展上，體現在具體的信息網絡化的建設上，而我國在此方面還較弱。

（一）行政管理機構臃腫

對于外貿企業來說，行政管理機構永遠是一個服務體系。他的業務本質上就是為了外貿企業獲得利潤最大化而對于日常經營進行相應的配合工作。對于這種服務機構，雖然在一定程度上類似于大腦的指揮地位，但是也不易過于龐大，違反成本-效益原則。在信息化的今天，很多工作都是通過信息系統和軟件操作一蹴而就的，這就更不需要大量的繁瑣的人工性操作。因此目前我國外貿企業普遍存在的行政管理機構龐大的問題有待于解決。

（二）信息化管理不到位

目前，我國很多外貿企業在信息化管理方面起步較晚，軟件技術相對落后，問題頻出，主要集中在以下幾個方面：企業商品和樣品等這些內部資源沒有得到充分的共享，使得外貿企業與采購商下訂單或者給客戶發樣品時因一些小的問題而發生丟單現象；歷史信息存檔不完善或丟失，導致以往業務無跡可尋，老客戶流失或者無法適時地總結工作經驗和教訓；業務員報價、合同、單證、郵件開發客戶中的開發模板等外貿業務流程及企業形象不統一，業務不夠規范；在無監控管理系統的前提下管理者無法掌控每單外貿業務的進展情況和問題；中小型外貿企業人員流動較大，辭職的外貿業務人員的客戶資源未能得到有效的利用及回收。

（三）管理人員素質有待于提高

信息時代的要求就是速度、高端技術與業務的有效結合，以形成先進的工作效率。這個過程所需要的工具主要是計算機軟件。但是我國外貿企業中管理人員對于此方面認識不足，他們認為當前的軟件已經夠用，甚至擔心接受新的軟件會使自己還要進行學習，比較麻煩。這些都將使管理人員的信息化管理的工作能力受到影響，越是不愿意接受新的軟件，管理工作素質就越差；而越是管理工作水平有限，就越不愛接受新的技術，如此往復，惡性循環。

三、信息時代外貿企業管理對策

（一）國家和政府加強對外貿企業信息化管理的支持與督促

外貿企業信息化管理程度的提高不但可以使得企業自身利潤增加，從而提升政府的利稅創收和外匯收益，而且外貿企業時常會代表一個國家的形象，在與國際接軌的今天，其業務能力是否跟得上世界經濟的步伐，體現了我國經濟實力的強弱和科技進步的現狀。

1.鼓勵外貿企業管理軟件的開發

大力支持外貿企業管理軟件的開發工作，甚至可以以國家的身份進行投資開發項目，為信息化時代的外貿企業管理工作搭建技術平臺。

2.從制度上引導外貿企業實現信息化管理

國家政府部門除了在相關文件中明確規定外貿企業必須實行信息化管理和其信息化管理的等級層次以外，也可以在與其接洽的業務中，要求外貿企業必須采取某些信息化方面的工作流程，才能完成對接。這樣在一定程度上可以督促其加速管理的信息化進程。

（二）外貿企業自身的努力

信息時代要求外貿企業用現代信息技術全面的改革公司管理體制，提高其工作效率、市場競爭力和經濟效益。

1.精簡管理機構，優化管理隊伍

外貿企業的員工數量一般較少，在信息時代的要求下，應該盡可能的將人工成本轉移到軟件技術成本中去。這樣不但可以減少工作量，也可以提高工作效率和業務準確度，摒棄當前外貿企業的各種失誤。因此實現信息時代的外貿企業管理，首先要建立起一支信息業務熟練、高精尖的管理人員隊伍。

2.增強與時俱進的意識，及時采用先進的管理軟件和技術

當前業務的要求使外貿企業的管理，必須從最開始的純粹的郵件管理擴展到報價、訂單、單證等業務層面，并逐漸轉變為針對整個企業的信息化管理，最終實現提升企業管理效果、增強競爭力的目標。這就要求企業在購買外貿軟件時，已經不可以單純的考慮“價格”這個因素，因為價格較低帶來的軟件落后現象會使外貿企業的工作得不償失。多功能、多種外貿解決方案的外貿管理軟件（例如：艾諾科RichMax）迎合了外貿企業管理的特點，以企業主要業務管理為主線，融入業務流，實現了業務管理、財務管理以及客戶關系管理、OA、智能綜合分析等業務協同化管理的整合，可以不斷促進企業的管理創新，提高其核心競爭力。

綜上所述，互聯網時代的到來，信息技術和通訊技術的迅猛發展，信息高速公路遍布國際貿易市場的各個角落，這些都帶領著我國外貿企業進入了信息管理的時代。構建外貿企業信息化管理模式，提高其管理能力，可以優化交易流程、整合企業資源、加強業務監控、規避貿易風險，進一步創造更為廣闊的貿易空間，具有深遠的意義

參考文獻

[1]百科名片.外貿企業http：//baike.baidu.com/view/961871.htm.

[2]劉文華，劉厚俊.后金融危機時期我國外貿企業管理創新研究[J].世界經濟與政治論壇，2009（04）.

[3]孫思模.淺析我國外貿企業經濟管理的信息化[J].中國商貿，2012（10）.

作者簡介：王東升（1976—），男，山東龍口人，大學本科，經濟師，現供職于山東省龍口市商務局，研究方向：外經貿研究及企業工商管理。