基于信息時代下的電子檔案事業發展

胡元

摘要：在信息時代，科學技術是社會發展的根本動力，而計算機的廣泛應用則是科學技術發展的最具體、最顯著的表現。隨著計算機在現代辦公的運用和深入發展，檔案事業走向電子化是大勢所趨。近年來我國電子檔案事業發展迅速，然而伴隨著發展，一些問題也越顯突出，面臨著巨大的挑戰。本文簡要的介紹了電子檔案，闡述我國電子檔案事業發展的現狀，并針對其發展過程處出現的問題進行分析，最后提出具體的解決意見。

關鍵詞：信息時代 電子檔案事業 現狀 問題 措施

1.前言

在信息時代的大背景下，計算機迅速普及于現代辦公，其應用的深度和廣度不斷擴大。計算機和現代通信技術相互結合，以及信息技術的飛速發展產生了大量的電子檔案。對于所謂的電子檔案我們可以這樣理解：它是通過計算機系統處理之后的關于社會生活、工作的一些活動的記錄，這些活動具有保存意義，通常由一些存儲的機讀材料或者其他介質進行保存。所以，電子檔案和傳統的紙質檔案具有本質上區別，對它的保存和管理更復雜，更富有挑戰性。作為檔案工作者，具體而深入的學習和了解電子檔案的管理是做好本職工作的要求，也是促進我國電子檔案事業發展的必需。

2.電子檔案的特點及優越性

所謂電子檔案，是指與紙質資檔案相對應、相互關聯的，通過計算機磁盤等介質進行儲存的通用電子文件圖像集合，一般以立卷為單位[1]。也就是說，電子檔案就是將實體檔案文件的內容以簡單而抽象的形式傳輸于電腦網絡，通過一些相應的軟件和硬件把這些檔案的信息以具體的圖形、圖像或者文字、數字符號表示出來，最后發放到各個用戶所在的電腦網絡客戶終端以供用戶讀取。

電子檔案的特點是針對于傳統的紙質檔案而言的。它主要有以下幾個方面的特點：

（1）文件記錄方式多樣化。傳統的檔案管理工作多是由檔案人員單純的手工工作的，由于舊的歸檔方法的局限性限制，查閱和檢索比較困難，導致檔案不能方便而實用的服務于人。電子檔案不依賴于紙張介質，而是由磁性等具有記憶功能的材料進行記錄，文件檔案的保存和歸檔簡單又快捷。

（2）檔案文件的內容不直接表現出來。電子檔案主要將檔案文件的內容通過數字編碼的形式保存在磁盤等磁性載體或光盤載體上。而且還可以對這些文件內容壓縮后進行編碼處理或者直接將其加密，這樣就增強了檔案信息的保密性。

（3）依附于原本的文件信息。電子檔案的信息保存在磁性介質中，它的元數據依附于原本的文件信息和背景信息。電子文件作為電子檔案的前身，它的傳送是在網絡上進行的，操作者沒有對面交流，相關的背景信息不能由電子文件直接體現出來，不利于以后檔案的使用。

電子檔案是先進的，是傳統的紙質檔案所不能比的，它的優點由它的幾個主要的特點表現出來。

（1）減輕了檔案管理人員的工作量。信息時代，計算機網絡的普及應用為檔案的歸檔立卷提供了快捷的管理手段和信息利用的快速途徑，檔案管理人員省去了檔案的歸檔立卷和檢索等繁瑣的工作，減輕了工作量，有利于提高檔案管理的工作效率。

（2）有利于填補檔案漏洞。電子檔案的管理工作主要采用計算機網絡系統進行，檔案文件通過計算機整理歸檔，彌補了傳統紙質檔案的文書立卷方法在文件收集不全的缺陷，可以隨時填補遺漏內容，減少因內容不全導致檔案文件的積壓。

（3）保密性強。傳統的紙質檔案在查閱時往往是通卷查閱，然而查閱者有時候只要查閱其中的小部分，這樣文檔保管的保密性就降低了。電子檔案的電子化篩選可以便利的查找需要的那部分文件，其他無關的檔案則無需接觸到，這樣就提好了檔案信息的保密性。

（4）提高檔案管理工作的質量。傳統的紙質檔案管理工作全程都單純依靠人工的手段進行，局限于立卷人個人的理解，沒有統一的客觀的標準，影響到以后的查閱和使用。電子檔案利用微機將文書檔案的信息進行有效整合，促使檔案工作人員從大量復雜的整理工作中脫離出來，從而深入的去進行檔案的編研和對更多信息的深入整合工作，最終促進文件檔案管理工作質量的提高。

3.信息時代我國電子檔案發展現狀及問題

信息時代下檔案管理的目標是建立數字化技術、網絡技術、遠程通信技術等現代先進技術的有機整合的檔案信息遠程傳輸和社會共享的一個完整的服務體系[2]。通過多方人員的努力工作，我國的電子檔案事業一直朝著這個目標的方向不斷發展，并且取得了不錯的成績。電子檔案乘著網絡信息技術的快車快速的取代傳統紙質檔案在檔案管理工作中的主要地位。檔案文件的形成、鑒定、處理和使用都處于電子檔案的框架之下。然而，電子檔案的使用和發展過程中還存在一些問題，整個檔案管理工作缺乏科學、系統的規范。

3.1電子檔案管理軟件混亂

雖然我國的電子檔案事業有了很大的發展進步，但是還有很多不足的地方，發展還不是很完善。顯著的問題是電子檔案相關軟件的開發十分混亂，大多數軟件的開發和投入使用都缺乏明確的實施、規范和標準。軟件開發重復浪費，缺乏創新意識，沒有開發出具有自己的特色的軟件產品。同時，檔案管理軟件的開發過程也是十分混亂的，沒有一個良好的秩序。

3.2缺乏綜合素質高的人才

一方面，缺乏既懂檔案業務的管理又能掌握電子網絡知識等復合型人才，檔案管理工作人員沒有能夠熟練地掌握和運用諸如數據儲存和壓縮技術、檔案信息組織技術、檢索技術等專業相關知識和必備的技能，更不能很好地加強電子檔案管理的安全性和利用率，不能滿足信息化時代下電子檔案事業發展建設的需要[3]。另一方面，沒有一個合理的制度和規范去管理電子檔案工作，不能使人的才能發揮在實際工作中，浪費人才現象突出。

3.3電子檔案的安全得不到保障

電子檔案本身具有容易復制、容易傳遞和刪除的特點，一旦工作上出現疏忽，檔案的安全性就很可能得不到保障。再加上我國電子檔案發展表現出的不夠完善的各種現狀，各方面的體系不夠健全，電子檔案的安全受到很大的威脅。

3.4電子檔案信息形式化處理嚴重

長期以來一直存在著各級領導部門不重視發展電子檔案的問題，嚴重影響了我國電子檔案的發展進程。很多情況下，人們只是把檔案信息的管理形式化處理，不能從實質上很好的去實施，檔案管理工作各方面的發展不夠完善，使得檔案信息得不到很好地利用，影響整體發展。

4.信息時代下發展電子檔案事業的措施

電子檔案事業發展中出現的這些問題不容小覷，我們必須充分了解工作中顯露出來的弊端，并提出具有針對性的解決措施，為我國電子檔案事業的發展掃除障礙。

4.1建立科學的軟件開發和管理機制

建立科學的軟件開發和管理機制是解決問題的第一步，是對電子檔案軟件開發市場的秩序的規范措施，主要是解決軟件開發重復，浪費資源的問題。同時要注重建立有效的激勵機制，鼓勵開發人員積極創新，開發出高效的檔案管理軟件產品。另外，電子檔案管理工作人員也要根據電子檔案自身的特點，充分利用電子計算機技術、網絡技術，建立健全電子文件和電子資料管理制度，嚴格按照制度規范自己的工作行為[4]。

4.2培養復合型人才

信息時代，人力是關鍵的。培養復合型人才，提高電子檔案管理工作人員的綜合素質是發展我國電子檔案事業的重中之重。首先，在對人才的選拔上要對其專業知識嚴格要求，培養既精通檔案管理專業、熟悉檔案業務流程，又掌握基本的計算機管理知識，能夠準確提供軟件開發需求的人才，還要注重培養他們豐富的實踐經驗[5]。其次，不能忽略對電子檔案管理工作人員專業素質和綜合素質的培養，要跟上時代的步伐，重視培養與時代接軌的復合型人才。

4.3完善電子檔案安全保障體系，提高保密性能

加強電子檔案使用過程中的安全措施、提高保密性是十分必要的，必須引起重視。首先，要加強對電子計算機檔案管理系統的管理，確保數據庫的安全。其次，要對電子檔案的信息內容按照部門進行層級密集的監督和管理，從而使檔案信息真實、有用又安全。還有，要不忘對已經完成的電子檔案進行有效備份，以備不時之需。在備份的過程中，確保信息網絡系統對使用的全過程進行嚴格監控，并進行記錄，為以后查證提供有力的依據。最后，注意提高電子檔案管理工作人員的安全防范意識，從源頭上提高檔案的保密性能。

4.4努力規范行業行為，提高檔案信息利用率

信息時代下的網絡是互通有無的，電子檔案在網絡的傳輸過程中不限制人們的讀取、利用，以至于電子檔案具有一份電子檔案可以為不同的用戶所用的優越性，我們要充分利用這一特點，進一步完善電子檔案的形成和使用體系，通過更科學合理的網絡管理系統去促進檔案管理人員的各項工作，便利檔案使用者對檔案文件信息的獲取。通過檔案管理人員高效的網絡檔案整理和傳輸工作，檔案使用者不用出門就可以通過互聯網訪問甚至下載檔案文件信息，通過遠程距離的網絡大范圍的傳播，檔案文件信息高度共享，檔案信息的利用率提高。在信息時期，電子檔案的管理流程以科學化、規范化和專業化以及檔案信息資源一體化為主要目標，電子檔案工作必須緊密圍繞著目標進行，順應時代發展的要求，從觀念上根本的重視，并采取有效措施積極探索檔案現代管理模式，真正建立起科學系統的電子檔案管理體系[6]。

總的來說，電子檔案事業的發展是由多方面的有效發展組成的。只有檔案原始信息完整的處理好后才能在檔案信息網絡的平臺下進一步整合、傳遞，所以檔案信息的深入開發和有效利用是首要的。而建立一個良好的檔案網絡環境是發展檔案事業的保障，檔案管理人才隊伍的建設與這個網絡環境的建立是相得益彰的。電子檔案管理工作也要有科學合理的政策法規進行指導和規范，同時要加強各地區電子檔案事業的平衡發展，促進全國范圍內電子檔案網絡系統的形成。

5.結語

在信息時代的大環境下，信息和電子技術的影響力滲透到人們工作生活的方方面面。我國經濟工作的信息化進程是不斷加快的，電子檔案信息化作為全國經濟工作發展的一個縮影也體現了這一點。由于檔案信息化工作是長期而艱巨的，國家應該繼續重視電子檔案事業的發展，檔案管理工作各人員繼續努力工作，將檔案信息化的建設落到實處，使其在更好的平臺下進一步發展。相信在信息時代下我國電子檔案事業會得到長足而卓有成效的發展。