信息化社會下的檔案工作現代化問題芻議

張其林

摘 要：經過20世紀中葉以來信息技術革命，在信息化、產業化、科技化的今天，面對檔案的數量和載體、社會需求方式等方面的變化，以及學科知識間的相滲與互融，檔案部門作為社會信息業的組成部分，推行工作的現代化，勢必成為檔案工作的發展方向和必然趨勢。要想推進現代化進程，需要在傳統的技術方法基礎上，逐步加強對檔案現代化管理技術和方法的研究，注重提高檔案工作人員的文化素質和技術水平，以盡量少的人力、物力、財力消耗，實現資源的最大優化。

關鍵詞：檔案；現代化；信息化；技術

中圖分類號：G276 文獻標志碼：A 文章編號：1002-2589（2013）21-0229-03

我國自20世紀二三十年代開展檔案學研究以來，對檔案的定義展開了不斷探討，形成了不同的表述。一般來說，檔案是“國家結構、社會組織和個人在社會活動中形成的，保存備查的文字、圖像、聲音及其各種形式的原始記錄”[1]3。可以簡單表述為：檔案是原始的歷史記錄。檔案作為一種匯聚大量知識、囊含豐富信息的重要信息資源，一方面具有優于其他信息資料的本源性、可靠性等特點，同時又由于它的原始性及內向性等特點，使檔案信息知識的傳播功效和系統程度劣于其他信息資料。因此在全球化、信息化的21世紀，應將檔案工作作為一套信息系統工程來進行組織，這需要在掌握檔案信息特點的基礎上，采取相應的合理管理措施，以期發揮檔案信息資源的優勢，彌補其局限，從而強化檔案信息資源的功能和優勢。

一、檔案工作現代化的動因及意義

檔案工作現代化作為一個歷史概念，在不同社會條件、不同歷史時期中有相應的不同標準。一般來說檔案工作現代化，“就是應用現代科學技術特別是電子計算機技術為核心的信息化處理技術，采用科學的檔案管理體制和管理方法，開發檔案信息資源，向社會各界提供高質量、高效率的檔案服務”[1]306。我國目前要實現檔案工作現代化，需要著眼于檔案的工作技術與設備現代化、管理機構布局與館藏結構合理化、信息服務的社會化和檔案工作組織管理科學化。

20世紀中葉以來，在世界范圍內興起了一場新的技術革命浪潮。這場新技術革命的主導和核心是電子計算機技術為標志的信息革命，而信息革命通常是指人類處理信息的方式、媒介方面的革命。在這場技術革命中，電子計算機扮演了重要角色，尤其是其中的智力功能，在數量和質量上都大大提高了人類處理信息的能力。這場正在發展的新技術革命，為檔案工作現代化準備了物質條件，提供了技術支持。這場世界性的信息技術革命浪潮對社會生活各個方面都造成了沖擊，面對信息化與技術化，檔案工作的現代化，勢必成為檔案工作的發展方向和必然趨勢，具體表現在：

（一）檔案數量和載體等方面的變化，迫使檔案管理方式和工作方式走向現代化，而信息革命為檔案工作方式和手段的變革準備了條件

隨著科技的發展，檔案館藏量急劇增加，檔案載體、記錄方式呈現多樣化，在技術革命的推動下，目前電子計算機、微縮照相和靜電復印設備等已開始步入檔案館大門，越來越多的社會活動記錄不再采用傳統的紙張形態，紙質檔案不再是唯一的存貯載體，而是以聲像型、機讀型、縮微型等新型記錄方式存在，這些新型載體體積小、存儲量大，聲像并茂、利于解決檔案量的急劇增加問題，而這些新興檔案文件需要特定的保管條件、手段、技術和現代化的管理方式。

（二）社會需求方式的變化，需要檔案的系統性與時效性發展

在信息革命中，檔案工作已經納入了信息系統工程的大結構之中。新技術革命在強化社會的信息意識的同時也強化了社會的檔案意識。檔案在目前已經被廣泛運用于為國家、各單位的政治、經濟、文化等各方面服務。不僅專家、學者、政工人員利用檔案，社會各行各業、各種身份的人都利用檔案。因為某一專題、地區的全部檔案，有時分散在不同全宗以至不同檔案館、檔案室內，需要進行館際利用，而且利用者不再滿足模糊地提供檔案信息的方式，而是要求及時、準確地獲取所需信息，這些都要求檔案的服務方式和檢索能力更加高效、開放，走現代化之路，加速檔案工作適應社會發展要求的步伐。社會各方面對檔案工作提出的新型、高層次、多樣化的服務要求，增強了檔案工作現代化的緊迫感。

（三）現代各門學科知識間的相滲與互融趨勢日益加強

檔案學與相關圖書館學、情報學等相互滲透，對自然科學、技術科學內容有更多的汲取，已逐漸形成檔案、文書、圖書、資料、情報等文獻信息一體化趨勢。面對國內外出現要求“資源共享”的新趨向，檔案學應根據自身特點適當地吸取圖書館學、情報學、信息論、系統論等相關學科的有關內容及其最新成果，促進檔案研究的更好更快發展。宏觀上融合其他相關學科知識的同時，在原有分支學科的基礎上，微觀上逐步發展檔案學原理、檔案史料學、檔案情報學、檔案統計學、檔案學史、檔案文獻編纂史、檔案微縮復制技術、檔案修復技術、檔案現代化管理，以及各種專門檔案管理等新的分支學科，進一步完善檔案學科學體系，使其在科學性、系統性上有較大較快的發展和提高，理論更加精深與成熟。

二、實現檔案工作現代化的措施

如上所述，檔案工作現代化既以新的技術革命興起為背景和前提，又是其結出的碩果之一。實現檔案工作現代化，實際上是一場以技術革命為中心的全面改革，涉及檔案工作各方面的改革與調適，是一項長遠而復雜的綜合性系統工程，我們應當從我國檔案工作的實際情況出發，研究戰略與對策，制定發展規劃，將改革貫穿于為實現現代化而努力的全過程中，不能急于求成、一蹴而就。

（一）充分利用現代化技術

1.運用電子計算機實現檔案管理的自動化。計算機既有高效率的信息處理功能，能以極快的速度對數據進行讀入、存儲和輸出，并做出邏輯推理和判斷，進行檔案的自動檢索、編目、庫房管理情況、各種數字統計、檔案文獻的編研出版等諸方面，進行數據庫建設。在對檔案館的館藏量、檔案提供利用量及利用率，檔案的整理、編目、鑒定、檢索、編研，檔案工作的人員、設備、經費等諸方面進行分析、統計，以獲得各種準確的、真實可靠的數據，為進一步進行科學分析研究打下堅實基礎。

2.運用現代通信技術，實現檔案信息傳遞網絡化。在檔案計算機檢索系統中采用現代通信技術（包括數字通信、光纖通信、衛星通信技術等）進行聯網檢索，將廣泛分布在不同地區、不同檔案館（室）的電子計算機及其終端設備、數據庫、各種輸入輸出裝置等互相連接，使之形成一個網絡系統，實現資源共享，利用者便可在網絡范圍內的任何一臺計算機及其終端方便快捷地檢索到其他任何計算機所存貯的檔案信息，如此便能進入檔案——計算機——電訊三位一體的檔案工作新階段，避免重復投資，有效傳遞信息。

3.運用微縮復制技術與靜電復印技術、聲像技術等現代光學聲學技術，實現檔案微縮化。所謂檔案微縮化，是指把以紙張為載體的檔案文件或機讀文件，利用專門的光電攝錄裝置及設備，按照一定的縮小比例拍攝在感光性材料上，制成微縮的復制品，進行儲存、傳遞及使用。微縮復制品具有小型化、規格化、密集化的特點，運用微縮技術全文存儲檔案文件，將微縮影像終端與計算機檢索系統相連接，就可以通過計算機的快速檢索，以檔案微縮品的全文讀出、還原復印或遠距離傳輸等方式提供利用，有利于保護檔案原件，滿足用戶需求。為實現檔案管理、統計、編目和檢索的自動化，實現檔案存儲和提供利用的微縮化創造了便利，這些新技術的應用，又推動了傳統的檔案管理技術和方法的變革。

4.檔案保護技術的提高。檔案是真實的歷史記錄，所以為了維持檔案的原始性、真實性、權威性、長久保存性原則，必須提高紙張、膠片等檔案制成材料的耐久性，檔案室具有較好的防火、防塵、除蟲等性能，提高對檔案進行物理、化學處理的技術水平。保守機密的前提下，能主動將有關檔案信息提供給國家機關、生產科研等部門和人員，作為各項工作中進行預測、決策、規劃和科研的參考及依據。既需要政治穩定、經濟發展、科技發達等社會條件，也離不開檔案管理業務與技術的標準化、工作人員專業化、組織管理科學化的推行。因此，作為檔案的載體，用于制成、書寫的材料必須牢固，利于長久保存，經得起歷史的考驗，有效地為維護本單位的合法權益和現代化建設服務。

5.現代化技術與傳統技術相結合，檔案信息化決不等于信息化檔案。檔案工作中許多現代技術的運用還必須以傳統技術為基礎。如檔案微縮要以檔案的系統整理為基礎，而檔案整理、著錄標引等工作至今仍需以檔案的著錄標引為基礎，以手工操作方式完成，尚未具備完全現代化的條件。檔案管理工作的嚴肅性、嚴謹性和保密性特征，注定信息化只能作為檔案管理工作服務的一種方式、手段和工具，不會是檔案管理工作的終極目標和唯一途徑，檔案信息化與信息化檔案看似相似，實則有著本質的區別。在檔案管理工作中，不可片面地強調無紙化辦公，盲目地宣揚取消紙質檔案的做法。因為從檔案管理的法律法規上，紙質文件仍具有主導地位，在一系列的產權、債務、合同、賠償、擔保等經濟糾紛中，傳統的紙質檔案依然在維護企業正當權益方面擁有無法替代的重要作用。且紙質檔案具有壽命較長，可以長久保存、利用等特點。因此檔案工作現代化技術與傳統技術，機械化、自動化、信息化與手工操作將會在相當長時期內同時存在。

（二）厲行節約原則，加強檔案部門事業費和設備的管理

各行各業都會形成檔案、考察檔案，各單位普遍建立檔案室，為本單位工作、生產和科研服務。各部門的檔案管理工作中應貫徹節約原則，講究效益，合理分配與有效利用事業經費。要以盡量少的人力、物力、財力消耗，有效地管理和開發檔案信息資源，獲得最大的社會效益和經濟效益，為本單位、國家提供大量有價值的檔案信息和國內外社會信息資源共享。正確地選擇和有計劃地引進設備，合理高效地使用設備，加強設備的檢查、維修和保護，用于提高檔案管理水平。嚴格執行財務監督制度，杜絕浪費國家和集體財力、物力的現象。

現代化技術的采用要求有與之相適應的管理體制和管理方法，如果將不斷進步的現代技術束縛在一成不變的傳統管理體制和方法之中，是不可能充分發揮其效能的。改革要以有利于檔案信息資源的開發，有利于現代技術設備的應用，有利于提高檔案工作質量和效率，節省人力、物力、財力的支出為原則，實行現代化管理技術和方法。

積極引進技術的同時，還要提倡工作人員的創新精神，進行技術革新和發明，許多單位不可能撥出足夠的資金購買全套技術設備，創新是有效的途徑。既提高了技術水平，又節約了經費，促進資源的有效利用。

（三）加快人才培養

實現檔案工作現代化，人才培養要先于設備，檔案管理技術手段越先進，對工作人員的專業化素質要求就越高。在檔案管理的人、物、財、時、信息諸因素中，唯獨人才是最主要、根本的因素。因此一些檔案學者就檔案人才的條件及其如何選用的問題有了眾多先行研究。面對新技術革命的挑戰和用戶需求急劇增長、日益多樣化的新情況，檔案專業人員除了具備扎實的檔案專業知識、堅定的政治素質和高尚的職業道德素質外，檔案工作者要開始調整原有的知識結構，由單一的文史型向綜合的通才型轉變，兼具才學識三長，在科技高度發展的情勢下，必須掌握與檔案工作有關的現代科學技術知識，將有關科技成就應用于檔案工作，是實現檔案工作現代化的基本途徑。隨著計算機等先進設備的使用，一批從事自然科學、技術科學研究的專家加入了檔案工作者的隊伍，給檔案工作帶來了一股活力，促進了學科間的相互滲透、融合，從人員上和理論上為檔案工作現代化做好了準備。

三、結語

在信息化、產業化、科技化的今天，傳統的、手工業式的管理檔案的局面無疑難以適應客觀社會的要求。努力探索實現我國檔案管理現代化的途徑，是檔案工作者、檔案教育者、檔案科研者面臨的一個刻不容緩的重大理論和實踐問題。應當在傳統的管理檔案技術方法的基礎上，逐步加強對檔案現代化管理技術和方法的研究，逐步全面地把以電子計算機為中心的微縮復制技術等現代化科技運用到檔案管理中去。以現代式管理方法和盡量少的人力、物力、財力消耗，實現資源的最大優化，注重提高檔案工作人員的文化素質和技術水平。面對現代通信和計算機所引起的信息革命，對整個信息業的變革和發展的沖擊，要求信息部門以較高的存儲，優質高效地為社會提供信息服務。檔案部門作為社會信息業的組成部分必須以現代化對策來服務于這個時代，推動檔案事業自身的發展。

參考文獻：

[1]天津市檔案局.檔案工作手冊[K].北京：檔案出版社，1988.

[2]吳寶康.檔案學概論[M].北京：中國人民大學出版社，1990.

[3]高友愛.檔案信息化不等于信息化檔案[J].中國電力教育，2011，（24）.