高校檔案信息化建設的現狀與思考

張淑芳

摘 要：高校檔案是學校發展的真實記錄，是重要的教學、科研、管理資源。為合理、高效地利用學校檔案為師生服務，更好地為學院發展服務，檔案管理就必須適應現代社會信息技術發展的節奏，加強信息化建設。

關鍵詞：高校；檔案管理；信息化

一、實現檔案信息化管理是時代發展的必然要求

檔案作為人類社會的實踐活動專門記錄，在人類歷史文明的傳承中發揮了重要作用。高校檔案管理體制不是從來就有的，也不是一成不變的。從新中國成立初期至20世紀50年代末，我國高校檔案管理工作一直處于分散管理的狀態，從分散到分管，從分管到集中，經歷了20世紀50年代中期在高校成立文書檔案室和科技檔案室、20世紀80年代中期文書檔案室和科技檔案室合并建立綜合檔案室和檔案館、21世紀初大檔案管理體制的初步建立等管理體制三次飛躍，集中統一的檔案管理體制逐步形成。在體制的不斷變革中，檔案的管理始終與當時環境的變化尤其是技術革命密切相關。就高校來講，檔案管理也在緊跟時代發展的步伐，尤其是進入21世紀后，信息成為繼勞動力、資本之后越來越重要的生產要素，電子計算機技術不斷普及應用，網絡化時代已經來臨，在這樣的情況下，人們更加迫切地需要快捷、高速的檔案利用，對于檔案管理的信息化要求不斷增強。信息化時代的來臨對檔案管理水平進行了一次質的提升，隨著高校檔案管理從物質化管理逐步向信息化管理過渡，高校檔案信息化管理勢在必行。

二、目前高校檔案信息化管理存在的問題

高校檔案信息化建設目前已經得到了很多高校的重視并開始進行了一定程度的建設，但仍然存在以下幾個方面的問題。

1.信息化建設意識不夠。高校檔案管理信息化建設是我國高校進行“數字化校園”建設的一個重要組成部分。但是部分高校對新形勢下檔案信息化建設的重要性、必要性、緊迫性的重視度不高，主要表現在：沒有針對檔案信息化建設的研究會議，沒有將檔案信息化建設列入學校黨委行政的議事日程，沒有形成權威的統一的制度文件；沒有信息化建設的專項經費和專門的組織結構；人員編制在信息化人才引進上沒有到位等情況。而其中最核心的是學校領導對檔案信息化管理沒有足夠的重視，檔案信息化建設在學校發展中尚處于非重要的地位。同時，也與檔案管理人員思想守舊、安于現狀而沒有開發性建設有關。他們對檔案管理的認識欠缺，管理意識淡薄，直接影響到高校檔案管理信息化的步伐。

2.資金、技術、設備保障不到位。信息化建設不是空穴來風，也不是紙上談兵，需要大量的技術設備的投入，硬件設備和專業軟件是檔案管理信息化建設的前提與基礎，沒有現代化的設備和技術，也就根本無法實現檔案管理的信息化。硬件設備主要是計算機、掃描儀交換機、網絡設備，軟件方面主要包括檔案信息處理系統、檔案信息數據庫以及相關軟件和程序等。這些技術和設備需要一定的資金支持。目前，雖然一些高校已經初步完成了校園信息化建設工程如局域網等，但是對檔案的管理信息化普及率不高，或者說沒有很好地利用網絡等開展檔案管理工作。很多情況是，由于資金沒有到位，導致硬件設備和配套的軟件配備不夠或者欠缺，直接影響檔案的信息化工作。

3.檔案信息化利用程度不高。檔案信息化管理的最終目標就是實現高校館藏信息資源數字化，把高校檔案管理的工作重點從進行檔案實體保管和利用轉向檔案信息的數字化存儲和向全校及社會提供優質高效的服務，以達到高校檔案管理工作規范化、數字化、網絡化和社會化的最終目的。把館藏的紙質檔案變為數字化的檔案是當前所有高校檔案信息化建設的一項基礎工作。但是，這項工作的開展并不容易。一是高校沒有相應的設備，二是沒有專業的人才。這就造成一種情況，很多時候高校經濟條件有所改善，領導也十分重視信息化建設工作，通過多渠道融資，購買設備、軟件，但是開發起來不到位，很多時候只是簡單的擺設或者是應付上級的檢查考核等。

4.檔案信息化建設缺乏專業人才。目前，高校檔案管理普遍存在著檔案管理和信息化人才缺乏的情況。很多檔案管理人員要么是轉行做檔案管理工作，要么是兼職做檔案管理工作，導致高校檔案管理人員普遍缺乏系統的檔案和信息技術專業理論知識、基本技能。檔案管理人員隊伍中專業人才不足，已經成為檔案管理信息化的主要制約因素。

三、加強檔案管理信息化建設的幾點思路

為了進一步提升高校檔案管理水平，更好地交流學習，筆者結合自身20余年的高校檔案管理的實踐，談一些粗淺的建議和思路。

1.加強行業管理和目標考核，從頂層要求促進信息化建設。信息化建設是一個不斷深入的過程，也是一個需要高校不斷適應的過程，在當今高校發展事務繁忙、大事要事不斷的情況下，要引起領導關注并支持檔案室信息化建設，有時候是不現實的。檔案管理是一個系統性工程，從高校的檔案員到頂層的政府管理部門是一個有序的整體，以高校檔案管理來講，就同時歸于省檔案局和省教育廳雙重管理。這就要在上級任務部署和目標管理上，進一步對高校檔案管理工作提出明確要求。通過上級要求，敦促高校完成相應的工作任務，充實信息化技術設備和人才引進。因而，筆者認為，要做好高校檔案管理，就要制定合情合理的適合學校實際的目標管理體制。

2.強化對高校檔案管理信息化重要性的認識，認真落實好檔案管理制度。要真正按照高校檔案管理校長負責制的要求，把檔案管理工作放在學校發展和管理的重要位置上來，要通過學習上級精神、檔案管理法規制度等真正重視檔案管理工作。作為學校的領導，尤其是分管領導，要對檔案管理信息化建設有著清晰的認識，要目光長遠，理清思路，并采取積極的政策措施強化檔案管理意識。領導要帶頭學習有關檔案管理的法律法規，學習上級檔案管理部門對檔案管理信息化的文件要求，組織全體檔案管理人員開展檔案管理信息化大討論，結合工作實際，進行專題研究，理清發展思路，不斷提高檔案管理人員對檔案管理信息化工作重要性的認識，創新管理觀念。引導檔案管理人員采取積極主動的態度去管理好檔案，主動地把檔案工作重點與學校中心工作結合起來，為教學、科研服務，發揮好檔案的價值和作用，切實把信息化建設作為一項工作去落實。在設備配備上，要從實際出發，在充分利用現有設備的基礎上，適當購置適合的先進設備。檔案檢索的自動化和傳遞的網絡化，需要計算機、掃描儀、刻錄機、數碼相機、移動硬盤、通信線路等硬件設備，真正體現出學校對檔案管理的重視和支持。

3.加強在職檔案管理人員的業務培訓，配齊人才。高校檔案管理人員的知識水平、業務能力和政治素質決定著檔案管理信息化的水平。現實表明，高校檔案管理缺乏專業人才也是一個重要的制約因素。在當前高校檔案管理人才機制配備不合理或者高校條件不足的環境下，除積極主動地向上級部門要人才、要編制，引進專門的檔案管理人才和信息化人才之外，各個高校要采取積極主動的人才調配政策，真正選拔那些懂技術、會管理、責任心強的干部充實到檔案管理隊伍中來，通過人才調配實現良性運行。對于現有的人才，加強培訓是搞好信息化工作的基礎和必要程序。要采取走出去政策，及時安排管理人員到外校學習先進管理經驗，同時也要鼓勵現有人員不斷提升專業水平和文化程度，提升團隊管理水平、技術水平和服務水平。

4.充分利用現有技術手段，努力工作，爭取主動。檔案管理不能等、靠、要，不能單純依靠上級領導的重視來促進工作，必須切實發揮檔案管理人員的主觀能動性，在服務理念、服務技術、服務水平上有所作為，靠實力贏取學校領導對檔案管理工作的支持。因此，作為檔案室管理人員要積極主動地開展工作，在完成傳統的檔案管理歸類、檔案借閱、檔案查詢等服務之外，要加強學習，對信息化的設備進行認真考察、學習，學會后能夠熟練地應用，要結合學校檔案實際情況，能夠快速準確地提供服務，以高質量的服務贏得支持，做到有為而后有位。

參考文獻：

[1]梅瓊，熊珊珊.高校檔案管理信息化建設的幾點思考[J].中國西部科技，2011，（2）.

[2]譚燕萍.我國高校檔案管理體制改革歷程與發展趨勢[J].蘭臺世界，2012，（8）.

責編：曉 月