高校學生檔案管理如何服務畢業生就業

李平

摘 要 目前，高校畢業生就業實行“市場導向、政府調控、學校推薦、雙向選擇、自主擇業”的市場化機制，用人單位和畢業生實行雙向選擇，不少用人單位都以檔案為錄用大學畢業生的參考依據，因此，高校學生檔案對大學生今后的人生起著重要的作用。

關鍵詞 高校 學生檔案 管理服務 就業芻議

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

一、就業視角下學生檔案管理的服務功能

1、高校學生檔案為用人單位錄用人才提供參考憑證。高校學生檔案是大學生在校期間生活、學習、社會實踐等活動的歷史記錄，主要包括高考成績、在校期間學習成績、政治表現、獎勵或處罰情況、家庭狀況等內容。高校學生檔案在畢業生就業過程中有著不可替代的作用，是畢業生向用人單位“自我推薦”的有效憑證。用人單位通過查看各種檔案材料，全方位了解學生的基本素質狀況，分析學生的能力和特征，判斷其是否是單位所需的人才。

2、高校學生檔案為用人單位未來人力資源開發管理奠定基礎。學生畢業后，在其檔案中放入該生的報到證，由學校將檔案轉交畢業生就業單位人事部門或用人單位委托的人才交流機構，這時畢業生檔案就成為人事檔案。畢業生工作以后的落戶、保險辦理、轉正定級、職稱評審、學歷教育查詢等問題都需要借助人事檔案，畢業生繼續深造、報考公務員也需要使用人事檔案。人事部門能夠通過檔案了解其在學校期間的思想品德、知識技能和心理素質等情況，以此作為制定新聘員工職業計劃的參考基礎。

二、就業背景下高校學生檔案管理的現狀與問題

1、高校學生檔案內容千篇一律、形式單一。教學改革的深入致使高校辦學自主權不斷擴大，很多高校根據自身定位和市場對人才的需求，調整教學計劃、整合專業方向，形成了各具特色的教育模式。然而，高校學生檔案的歸檔內容仍然沿用舊模式，高校學生檔案內容不能涵蓋學生綜合素質，在校社會實踐活動、科技創新活動和心理健康狀況等方面的資料欠缺，參加職業能力培訓考核、計算機等級考試和英語水平能力測試等有關內容也未能在檔案中準確完整地體現出來，因此這樣的學生檔案難以向用人單位反映學生在校期間的真實情況。

2、高校學生檔案材料歸檔格式不規范?，F階段，各高校檔案的填寫沒有統一格式要求，檔案格式是五花八門，檔案材料的歸檔標準不統一。目前我國高校學生檔案正處于從紙質檔案向電子檔案的過渡階段，但是檔案都是先由人工書寫之后再進行電腦錄入，大部分時間花在毫無技術含量的錄入工作中，造成工作人員在對學生檔案進行接收、轉出時會產生額外的工作量，降低工作效率。

3、高校畢業生檔案意識薄弱。高校畢業生對個人檔案的不重視是高校學生檔案管理的一個瓶頸，畢業生作為高校學生檔案的主體，對其檔案持無所謂態度。一些畢業生畢業后將檔案遺棄在人才市場，甚至自己都不知道檔案的去向，嚴重影響就業擇業、晉級升職、公務員考試、出國政審等。有些學生畢業離校時，急于就業，在未簽訂任何合同的情況下就草率地去工作，檔案自己保管；還有的學生為了方便跳槽，不愿意把檔案交到當地人才交流中心管理，這種狀況勢必影響檔案管理的深度發展，同時對學生就業造成一定的負面影響。

4、高校學生檔案轉遞過程問題嚴重。高校學生畢業后檔案的基本方向有下面三種，第一種是畢業后找到了工作，檔案轉到工作單位；第二種是沒有找到工作單位，按照學生自愿原則將戶口和檔案留在學校，學校免費為其保管兩年；第三種是把檔案留在人才市場交流中心。目前沒有統一的高校畢業生檔案轉遞標準，致使畢業生檔案轉遞極不規范，存在一定的隨意性。隨著高校畢業生就業制度的改革，學生到中小企業、外資企業、私營民營企業就業的人數不斷增多，有些單位和學生不清楚檔案的管理制度，就業協議書上的檔案轉遞單位填寫的是工作單位，而這些單位沒有機要接收權，如果學校審查不準確，按照協議書上的轉遞單位寄出，就會導致檔案不能正常轉遞即出現一些單位“有檔無人”、“有人無檔”甚至檔案丟失的現象。

5、高校學生檔案管理制度不健全。根據教育部第27號令《高等學校檔案管理辦法》的規定，高校學生檔案由檔案部門集中統一管理。但是，目前仍有部分高校學生檔案成為某些行政管理部門的附屬任務，沒有單獨的人員管理。有的高校學生檔案歸學生工作管理部門或者學工處；有的高校學生檔案歸學生就業部門或招生辦；有的高校為了便于利用，把學生檔案放在各個學院（系），實行分散管理。畢業期間由于短時間內要將全部學生檔案材料完成歸檔，而畢業成績得教學主管部門發布出來以后才能歸檔，需要教學主管部門及其他部門的配合，時間緊、任務重，容易出現錯裝、漏裝現象，給學生就業造成時間上的拖延和工作上的不便，也給用人單位造成不良影響。所用這些問題一方面是由于管理者重視不夠、檔案管理人員認識不到位造成的，但主要是缺乏系統的管理制度。如果任由這些問題長期存在，那么將對學校、學生、用人單位乃至整個社會帶來長期不良的影響。

三、提高高校學生檔案管理水平，發揮就業指導功能

1、完善高校學生檔案信息收集，充實檔案內容。高校學生檔案除了收集學籍管理方面的材料外，還應該收集學生在校表現的道德品質、組織能力、實踐能力、思想素養、管理能力等比較有價值的檔案材料。學生檔案管理部門，應采取積極主動的收集方式，全面掌握形成學生檔案材料信息的程序，確保材料的完整性、真實性，規范檔案材料的收集內容，做到學期前安排部署，學期中督促落實，學期末檢查審核，將監督檢查工作貫穿始終。

2、加大對高校學生檔案管理工作的宣傳，強化學生檔案意識。高校學生是否具備檔案意識，影響到高校能否恰當利用學生檔案管理來培養和教育學生、提高檔案的就業服務功能。一方面高校應充分利用圖書館的優勢，從資源共享、信息一體化管理的角度將檔案、圖書、情報聯合起來，既拓展學生的知識面，又增加學生的學習興趣。另一方面在學生畢業前，學校應把檔案意識教育作為就業教育的重要內容，依托多種平臺宣傳畢業生檔案的內容、作用和去處，提高學生檔案意識。

3、嚴格畢業生檔案轉遞手續。畢業生檔案收發要由專門的機構管理，保證收發轉遞的渠道單一，管理有序。每年學生畢業時，數千份檔案都要寄送各地，各地市的情況比較復雜，有的公司沒有機要權限，檔案就會退回來，退回來的檔案要嚴格執行登記手續，確保交換環節的準確無誤。

4、實現高校學生檔案工作的信息化管理。高校招生規模逐漸擴大，學生檔案數量逐年增加，這就要求學生檔案管理工作實現現代化和信息化管理。提高檔案管理工作效率，服務畢業生就業，首先應該制定統一標準，規范紙質檔案的格式，這就有利于檔案的整理，為進一步開發電子檔案奠定基礎。其次，充分利用新技術、新設備，借鑒高等教育學歷證書電子注冊制度，在學生檔案管理上也采用現代技術方式，逐步實現高校學生檔案管理的標準化、規范化。

（作者：燕山大學里仁學院綜合檔案室，管理學碩士，主要研究方向：學生檔案管理）

參考文獻：

[1]高宏.從大學生就業談高校學生檔案管理[J].大學生就業，2008（14）.

[2]施丹.關于高校學生檔案服務畢業生就業的幾點認識[J].黑龍江檔案，2010（06）.

[3]王蕾.加強高校學生檔案管理，服務學生成長成才[J].文教資料，2010（26）.

[4]雷亞旭，梁文麗.改進高校學生檔案管理為學生就業提供更好服務[J].華北煤炭醫學院學報，2011（06）.

[5]王偉.論高校學生檔案與畢業生就業[J].蘭臺世界，2009（8）.