如何做好公務接待工作

【摘 要】作為一個城市的形象窗口，每天都會有來自四面八方、不同階層的觀眾到展覽館參觀，這其中包括公務接待。公務接待工作的圓滿完成，決定著領導對這里能否留下良好印象，是至關重要的。這就需要講解員在講解的過程中，既能達到領導參觀的預期效果和目的，又能讓領導留下良好印象。文章就如何做好公務接待工作進行了探討。

【關鍵詞】公務接待；內容和路線；時間；禮儀工作；總結

博物館的講解員作為一個城市的形象窗口，每天都向觀眾展示著這個城市最美好最精彩的一面。作為講解員，每天都會接待來自各個階層的觀眾群到館參觀。而這些觀眾群當中，可分為學生團體、散客、旅游團體和公務接待。公務接待工作的圓滿完成，決定著領導能否留下良好印象，是至關重要的。那么如何做好公務接待工作，達到領導參觀的預期效果和目的，這就是我們講解員需要去探討和把握的課題。本人從自身的講解經歷中，總結了一些經驗，介紹如下：

一、做好講解的前期準備工作，確定好講解的內容和路線，是每個講解員做好講解工作的第一步

第一點，前期準備工作要做好，把握好公務接待的相關重要信息。公務接待來訪之前，通常會傳真一份預約來函或者聯系到本單位的工作人員。當講解員接到公務接待的工作時，首先要看看接待函上的內容，掌握好自己需要了解的相關信息。例如公務接待的對象，他/她的個人信息，所在的城市，學歷背景，工作單位和主要職責，來館考察目的以及興趣愛好等，以便早點確立領導的興趣點，設定好講解的內容。如果預約來函的信息不全，自己就要積極主動，通過電話聯系好該接待的相關陪同人員，做好咨詢工作。最后除了從預約來函那里收集信息之外，還可以提前在網上查詢資料，進一步掌握更多信息，以便更好地做好講解內容的準備。第二點，根據預約來函的信息和對方聯系人提供的信息，針對這批公務接待的來訪考察目的、時長，提前準備好講解詞。講解員要及時地在講解詞中搜出講解內容與對方工作內容、考察目的、主要人物有聯系的版面。另外還要掌握近期我市的時事熱點、政策動向、施政綱領等，以便在講解過程中，將政府的相關政策和口號，能準確無誤地表達出來。最后根據自己整理好的綜合情況，調整好講解詞，做好對主要及次要內容參觀路線的把握，圓滿完成公務講解接待工作。

二、把握好公務接待的講解時間，有助于講解工作的順利開展

如果有提前踩點人員或者陪同人員到場，等候期間可以跟他們進行交談，咨詢下這次接待在我館的參觀時間，再根據具體情況，確定講解時間為一小時或者30分鐘。另外，當這次公務接待的參觀時間有變動，尤其是由于對方原因而要求縮短參觀時間的，講解員要學會及時調整，把握好講解時間，盡量將其感興趣的內容都濃縮精華，讓其滿載而歸。

三、做好禮儀工作，是每個講解員必備的基本要求

我們需要做好的禮儀工作主要包括化妝禮儀和接待禮儀。作為一名講解員，首先要做好化妝禮儀。講解員是代表整個館，甚至是一個城市的形象，能否給領導留下良好印象至關重要。在接到公務接待工作任務時，講解員要提前適當化好淡妝，儀容儀表要做到自然、協調、美觀，并穿好工裝和工鞋，佩戴好工作牌和手表。在公務接待來館之前，講解員最好做到提前十分鐘至十五分鐘到大門迎接等候。除了化妝禮儀，我們還要在講解過程中做好接待禮儀工作。接待禮儀是講解員整體素質水平的真實體現。講解員在講解過程中，如果一味地展現同一個表情，語速過快或者過慢，整個感情基調都保持一致，這樣的講解會令對方感到很平淡很無趣，對展覽沒有過多的期待與激情。因此，講解員在講解過程中，必須要做到熱情誠懇，態度和藹，文明用語，微笑服務。這不管對于公務接待，還是普通觀眾都很適用。讓每一位來館參觀者都有如沐春風，賓至如歸的感覺。對于領導提出的問題，都要做到應答對流，靈活處理，盡量展現沉著、大方。或許有時對方在參觀的時候會出現注意力不集中，興趣不高，或者很疲倦的情況。如果當你發現這種情況，就應該多講對方熟悉的、感興趣的內容，并且適當地增加互動環節，讓其參與其中，滿載而歸。

四、及時做好總結工作，提高自身講解業務水平

每一次公務接待工作，都是一次珍貴的學習機會和經歷，做好每次的總結工作，有益于講解員不斷提高自身業務水平。講解員在接待工作完畢后，就應該仔細回想自己剛才的講解過程，做好筆錄，取長補短。及時做好總結工作有助于講解員不斷提高講解業務水平，圓滿地完成每次公務接待工作。

綜上所述，不管是什么類型的接待工作，我們都可以按照公務接待工作的級別來認真對待，真心真意做好每一次的接待工作。而這其中，如何做好公務接待工作，這項課題是我們必須要深入探討，多思考，多學習的。只有做好這項工作，我們才能成為一名優秀的講解員，日后為更多的觀眾提供優質的講解服務。