加強過程控制，避免合同管理流程中的風險

摘 要：合同管理是采油院經營管理部重要工作內容之一，其主要目標是優化合同管理流程、降低合同管理風險、提高合同管理效率。規范采油院經營行為，強化合同管理，避免或減少因合同管理不當造成經濟損失，主張、實現和維護采油院的合法權益。這需要對合同管理的一般流程和合同管理風險進行分析。其中，對合同管理風險分析，可以從合同管理流程入手，也可以從導致合同管理風險的主要因素入手。

關鍵詞：合同；管理；風險分析

1概述

我們可以將合同管理劃分為四個階段：合同準備階段，包括合同的前期調研、初步確定準合同對象、談判、擬訂合同文本、審核等程序；合同簽署階段，包括正式簽署合同、將合同分送相關部門等程序；合同履行階段，包括合同履行、變更或轉讓、終止、處理糾紛等程序；合同履行后管理階段，包括合同歸檔保管、執行情況評價等程序。

2合同管理流程中的風險分析及控制手段

合同管理風險包含在整個合同管理流程的各個階段當中，所以分析合同管理風險，可以從合同管理流程入手。我們將合同風險分為合同準備階段的風險、合同簽署階段的風險、合同履行階段的風險和合同履行后管理階段的風險。

2.1合同準備階段的風險

合同準備階段的風險是指在合同準備過程中存在不當行為的風險，包括合同盡職調查風險、談判風險、合同文本風險、審核風險等。

合同調查風險是指在合同調查過程中對被調查對象做出不當評價的風險。這種風險主要體現在對被調查對象的主體資格、資質、資信情況及履約能力給予不當評價的風險。要控制這類風險，主要是提高合同管理員的專業素質和責任心，在充分收集相關證據的基礎上做出恰當的判斷，如調查是否已辦理油田準入證；調查合同相對人的主體資格等，重要交易合同和訴訟、擔保等或有事項，環境保護、稅務、勞動關系狀況；建立合同對象的信用檔案等。

合同談判風險主要表現為：對合同標的、產品和服務的數量、產品或服務的質量或技術標準、價款或酬金的確定方式與支付方式、履約期限和地點及方式、違約責任的主要類型及其承擔方式、爭議的解決方法和地點等涉及合同內容和條款的核心部分，乃至關鍵細節等的忽略或做出了不當的讓步，可能導致企業權益受損的風險；對可能存在的不符合國家產業政策和法律法規要求之事項的忽略。控制合同談判風險的主要方法是組建素質結構合理的談判小組，如要求談判小組中應當有談判經驗豐富的技術、財會、審計、法律等方面的人員參與談判，必要時還應當聘請外部專家參與合同的相關工作；在談判過程中，談判小組及時總結談判過程中的得失，研究確定下一步談判的策略等，充分發揮團隊的智慧；在整個過程中，強調并做好保密工作。

合同文本風險是指合同內容和條款不當的風險。這種風險主要表現為：合同內容和條款可能存在的不合理、不嚴密、不完整、不明確或表述不當，可能導致重大誤解；合同內容違反國家法律法規或國家產業政策等。控制這類風險的主要方法是嚴格執行合同審核制度。

合同審核風險是指在合同審核過程中沒有發現或糾正合同不當內容和條款的風險。這種風險主要表現為：合同審核人員因專業素質或工作態度的原因未能發現合同文本中的內容和條款不當的風險；雖然發現了問題但未提出恰當的修訂意見的風險；合同起草人員沒有充分考慮合同審核人員提出的改進意見或建議，導致合同中的不當內容和條款未被糾正等。控制此類風險的主要方法是提高合同審核人員的專業素質；劃分合同起草人員和審核人員的責任；制定合同審核操作指南；建立合同審核工作底稿；實施合同管理責任追究制度等。

2.2合同簽署階段的風險

合同簽署階段的風險是指在合同簽署階段存在不當行為的風險，主要包括合同正式簽署風險等。

合同正式簽署風險是指正式簽署合同過程中存在不當行為的風險。這種風險主要表現為：合同印章管理不當，為不符合管理程序的合同加蓋了合同印章；簽署后的合同被篡改等。

采油院合同專用章實行集中管理，由合同管理部門統一保管與使用。建立合同專用章使用登記臺賬，如實記錄登記蓋章時間、合同名稱、對方名稱、標的額、經辦人、蓋章人等內容。合同必須由雙方當事人當面簽訂；采取恰當措施，防止已簽署的合同被篡改，如在合同各頁碼之間加蓋騎縫章、使用防偽印記、使用紙質合同書、加蓋騎縫章，防止對方單方面改動合同文書等。

2.3合同履行階段的風險

合同履行階段的風險是指在合同履行階段中存在不當行為的風險，包括合同履行過程中的風險、合同變更或轉讓風險、合同終止風險、合同糾紛處理不當的風險等。

合同履行過程中的風險是指在合同履行過程中存在的風險，主要表現為違約風險，即本企業或對方沒有恰當地履行合同中約定的義務。控制違約風險的主要方法是：簽約前認真調查對方的履約能力和商業信譽等情況，盡量只與具有良好履約能力和商業信譽的單位簽訂合同；在合同中明確規定違約責任；要求對方為履行合同提供相應的擔保措施；對合同履行過程進行監督，一旦發現對方有違約的可能或違約行為，則采取相應措施將合同損失降到最低等。

采油院加強監督檢查和驗收結算環節，監督檢查環節包括合同管理部門對將要到期的合同督促經辦單位按期履行，對部分不能按期履行的合同查清原因，進行整改。在驗收結算環節方面，合同履行完畢，經辦單位及時驗收，對復雜合同和重大的合同組織有關部門參加驗收，經辦單位持合同履行結算報告單到合同部門簽署意見后再到財務部門辦理結算。

合同終結風險是指在辦理合同終止手續過程中存在不當行為的風險。這種風險主要表現為：未達到終止條件的合同終止；合同終止未辦理相關的手續等。控制此類風險的主要方法是：明確規定合同終止的條件以及應當辦理的相關手續；指定專人對合同終止手續進行復核等。

合同糾紛處理不當的風險是指在處理合同糾紛過程中存在不當行為的風險。這種風險主要包括：未及時向相關領導報告合同糾紛和擬采取的對策；未及時采取有效措施防止糾紛的擴大和發展；未與對方有效協商合同糾紛解決辦法，或合同糾紛解決辦法未得到授權批準；未收集充分的對方違約行為的證據，導致本企業在糾紛處置過程中處于舉證不力的地位；未按照合同約定追究對方的違約責任等。控制此類風險的主要方法是明確規定合同糾紛的處置辦法；明確各類人員在合同糾紛處置中的責任等。采油院2012年全年在合同管理中未發生一起法律糾紛案件。

2.4合同履行后管理階段的風險

合同履行后管理階段的風險即在合同履行完畢或終止后管理過程中存在的風險，包括合同歸檔保管的風險、執行情況評價的風險等。

合同歸檔保管的風險是指在合同歸檔保管過程中存在的風險。這種風險主要包括合同丟失或泄密；合同被濫用等。控制此類風險的主要方法是明確規定合同管理人員的職責；實施合同管理的責任追究制度；對合同保管情況實施定期和不定期的檢查等。

采油院經營管理部通過生產經營監督系統建立合同管理臺賬，充分利用信息化手段，定期對合同進行統計、分類和歸檔，詳細登記合同的訂立、履行和變更等情況，實行合同的全過程閉環管理。并向法

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律事務處定期報送合同統計分析情況，做到信息準確，內容完整。

3 結論

完整的內部控制體系和完善的內部控制制度，可以及時發現和糾正各種合同管理工作中的錯弊。采油院結合單位自身特點，利用內控制度，有效地約束、規范了經營管理行為，成為采油院防范風險的重要保障。

作者簡介

李冰凌 （1981.9-）女，山東省東營市，現職稱：經濟師，學歷：碩士，研究方向：企業管理。