新形勢下高校檔案管理工作芻議

黃柑童

【摘要】高校檔案管理在教學(xué)、科研與管理等方面發(fā)揮著重要作用，但隨著高等教育的快速發(fā)展，高校檔案管理工作遇到了許多新情況新問題。本文闡述了新形勢下加強檔案管理工作的現(xiàn)實意義，總結(jié)其面臨的諸多問題，并提此問題的具體對策，以使高校管理工作更好地服務(wù)于廣大師生，更好地服務(wù)于社會。

【關(guān)鍵詞】高校；檔案管理；現(xiàn)狀；問題；具體對策

【中圖分類號】G271 【文獻標(biāo)識碼】A 【文章編號】1672-5158（2013）01—0327-01

高校檔案工作是一項比較復(fù)雜繁瑣的管理工作，是反映學(xué)校歷史面貌和發(fā)展變化的承載和重要記錄，它在高等院校的教學(xué)科研、干部人事檔案等中工作中發(fā)揮著十分重要的作用，因此，做好高校檔案管理工作，是擺在高校檔案管理工作者面前的一項非常重要課題，意義非凡，應(yīng)予以認(rèn)真研究，并努力加以解決。

1.高校檔案管理現(xiàn)狀分析

1.1 檔案管理意識不強

當(dāng)前高校工作中，“重教學(xué)科研輕檔案”的思想意識已經(jīng)成為高校檔案工作發(fā)展的致命瓶頸。檔案作為一個單位一個部門或者一項工作最原始最真實最完整的再現(xiàn)，其價值是不言而喻的。但是有些高校至今仍有不少同志，尤其是領(lǐng)導(dǎo)干部，對檔案管理意識還較淡薄，只重視教學(xué)工作和其它管理工作，對高校檔案管理工作的重要性認(rèn)識不足，也未能認(rèn)識到提高檔案管理人員素質(zhì)的重要性，在機構(gòu)和專兼職人員的配置、人員的培訓(xùn)、經(jīng)費投入上，都較少列入學(xué)校重要議題，片面地認(rèn)為加強檔案管理沒有起著實質(zhì)性的作用，在高校檔案上舍不得投入財力與物力，崗位的設(shè)置和人員的配備隨意性較大，缺乏通盤整體考慮，往往隨時找人湊數(shù)。

1.2 檔案管理制度不健全

長期以來，由于歷史上的原因，在高校管理中，很多高校都制定了較為健全的各種規(guī)章制度和高校人員的的人員工作職責(zé)，而涉及檔案管理的制度、職責(zé)較少，沒有建立一套行之有效的相關(guān)的制度和檢查考核等規(guī)章制度。有的雖建立了一些檔案管理制度，卻流于形式執(zhí)行不嚴(yán)，形同虛設(shè)。由于管理制度不嚴(yán)、不健全，各職能部門不按時移交本部門自己保管的檔案材料，造成檔案收集效率不高，檔案不齊全。

1.3 管理手段落后

檔案基礎(chǔ)設(shè)施是開展檔案管理工作的一項基礎(chǔ)性工程，如庫房、檔案柜、檔案裝具等。而一些高校由于教學(xué)條件的限制，致使檔案用房狹小，不符合高校檔案保管的標(biāo)準(zhǔn)。另外，部分高校檔案管理設(shè)備陳舊，管理手段落后，也嚴(yán)重制約了高校檔案事業(yè)的發(fā)展。近年來，隨著科學(xué)技術(shù)的進步，計算機及信鼠化在高校管理中的廣泛應(yīng)用，高校管理手段不斷進步。而計算機及信息化在檔案管理檔案應(yīng)用的還較少，基本還停留在原始手工收集、檢索，檔案管理還沒有實現(xiàn)從手工操作模式向現(xiàn)代型的技術(shù)操作模式的轉(zhuǎn)變。

2.新形勢下加強高校檔案管理工作的措施與對策

2.1 高度重視，加強領(lǐng)導(dǎo)，增強檔案管理意識

檔案管理是高校管理的重要組成部分，各級領(lǐng)導(dǎo)要高度重視機關(guān)檔案管理工作，將檔案管理工作納入工作日程，作為高校教育改革發(fā)展的重要內(nèi)容來抓，并把檔案管理工作列入全局的長遠規(guī)劃、年度計劃及有關(guān)人員的崗位標(biāo)準(zhǔn)和職責(zé)中，把檔案管理工作作為高校管理的一項重要的內(nèi)容納入年度工作計劃，與教學(xué)工作同部署、同組織、同考核，真正做到了認(rèn)識到位，組織到位，措施到位。同時，為檔案管理部門配備相配套的檔案人員，并保持人員結(jié)構(gòu)相對穩(wěn)定。此外，要成立檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，通過組織學(xué)校中層干部以上及專兼職檔案管理人員學(xué)習(xí)、宣傳《高等學(xué)校檔案管理辦法》及國家有關(guān)檔案法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等，大力宣傳檔案工作，使學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、中層干部、廣大教職員工充分認(rèn)識檔案管理的重要性，認(rèn)識檔案管理與自己日常學(xué)習(xí)和工作生活的息息關(guān)系，更好地支持檔案管理工作，從而促進全校廣大教職員工增強檔案意識良好局面的形成。

2.2 堅持依法治檔，促進檔案管理工作法制化

建立科學(xué)的高校檔案管理體系，健全高校檔案管理制度，是促進高校檔案工作規(guī)范管理關(guān)鍵的一步。高校要根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案實施辦法》、《保密法》及《高等學(xué)校檔案管理辦法》等法律法規(guī)，結(jié)合學(xué)校實際，建立健全一系列規(guī)章制度和制定具有指導(dǎo)性、可操作性的文件，使檔案工作有法可依，有章可循，并落實到位。我校以迎接船員教育和培訓(xùn)教育資質(zhì)許可評估、本科教學(xué)合格評估為契機，實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、制度化、現(xiàn)代化，強化學(xué)校校檔案管理規(guī)范建設(shè)，促進學(xué)校校檔案工作走上正常發(fā)展的軌道，完善檔案管理各項規(guī)定，制定上墻的《檔案庫房管理規(guī)定》、《檔案資料借閱規(guī)定》等；為強化職責(zé)，提高履職能力、服務(wù)水平，對學(xué)校各部門教學(xué)單位的專兼職檔案管理人員進行集中統(tǒng)一管理，統(tǒng)一考核，使檔案管理與學(xué)校年度考核同步考核評價，同步發(fā)展。

2.3 加強投入，改善高校檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

加大資金投入，引進現(xiàn)代化的技術(shù)和設(shè)備是實現(xiàn)高校檔案現(xiàn)代化管理必需的條件。縱觀我校檔案工作的實際情況，由于歷史等原因的影響，高校檔案管理工作基礎(chǔ)非常薄弱，檔案工作每向上邁出一步都不容易。在推進高校檔案信息管理現(xiàn)代化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的進程中，必須大力改善檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，加大投入。此外，高校要充分利用計算機管理，設(shè)計完善的應(yīng)用軟件和信息化等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，加速實現(xiàn)檔案管理的自動化、規(guī)范化、現(xiàn)代化。

2.4 加強服務(wù)意識，最大限度發(fā)揮高校檔案作用

做好高校檔案管理工作。強化服務(wù)意識，樹立良好的形象是非常必要的。高校檔案管理人員從—開始就要樹立“工作就是服務(wù)”的觀念。以“增強服務(wù)意識”和“主動服務(wù)”作為工作的出發(fā)點和歸宿。由于歷史原因，檔案管理被人為地限定在檔案的接收、征集、整理、鑒定、保管、利用等方面。高校檔案管理人員承擔(dān)接待校內(nèi)、校外來人、來電、來函查檔、辦理學(xué)歷證明、辦理教師資格證材料、查印養(yǎng)老保險憑證材料、核實有關(guān)資料真實性等檔案查詢等業(yè)務(wù)，因此，檔案管理工作人員要充分熟悉檔案庫房保存的檔案內(nèi)容、成分、數(shù)量以及檔案材料存放的位置，熟悉每一類檔案的具體整理情況和相互聯(lián)系，熟悉每一種檔案的利用價值，只有這樣才能做到為廣大師生提供準(zhǔn)確、系統(tǒng)、完整的檔案，才能更好為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、為師生員工服務(wù)、為學(xué)校各項工作服務(wù)。

2.5 提高高校檔案管理人員素質(zhì)的路徑

2.5.1 檔案工作人員要加強認(rèn)識，自覺提高自身素質(zhì)。（1）個人自身努力，不斷完善自我。檔案要達到真正提高檔案工作者的素質(zhì)，其關(guān)鍵在于檔案者本身。也就是說檔案工作者自己要深刻認(rèn)識到，加強自身素質(zhì)修養(yǎng)的必要性。面對著電子文件的大量增加和信息載體多樣化，檔案管理人員加強自身學(xué)習(xí)，注意自身修養(yǎng)。（2）要立足崗位，面對信息技術(shù)帶來的挑戰(zhàn)，要積極主動學(xué)習(xí)信息技術(shù)、信息化管理等相關(guān)知識，努力提高自己應(yīng)用計算機、網(wǎng)格技術(shù)的能力和水平。（3）要提高自己的外語水平，我們有些檔案工作者因為外語知識不夠豐富，在翻閱外文資料時往往顯得力不從心。還有許多檔案管理人員因為外語知識不過關(guān)，在評聘專業(yè)技術(shù)職稱時屢次不能評上。因此為了把檔案管理工作做得更好，我們應(yīng)該加強外語知識的學(xué)習(xí)。（4）加強思想教育，提高檔案人員政治素質(zhì)和職業(yè)道德素質(zhì)。檔案管理工作是一項機要性很強的工作，檔案管理人員必須必須加強政治業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，在工作實踐中培養(yǎng)強烈的敬業(yè)精神、高度的責(zé)任感和使命感，在工作中自我完善，自我發(fā)展。

2.5.2 加強高校檔案考核考評建設(shè)。一是要制定崗位職責(zé)規(guī)范和目標(biāo)責(zé)任制，使工作目標(biāo)和自身建設(shè)目標(biāo)相一致。二是要認(rèn)真參與上級檔案部門舉行的諸如檔案升級、檔案安全、檔案法律法規(guī)執(zhí)行情況等考核考評工作。三是抓好獎懲兌現(xiàn)。對成績突出的要表彰：對完不成任務(wù)的應(yīng)給予必要的處罰，做到獎懲分明。要特別注意樹立典型先進，大力宣傳高校檔案管理重要性，宣傳檔案管理工作員在爭先創(chuàng)優(yōu)中的先進事跡，在高校廣大師生中形成一種理解、尊重檔案管理工作人員的良好氛圍。

綜上所述，目的在于昭示高校共同關(guān)注檔案管理存在的問題。理性地審視、創(chuàng)造性地加強高校檔案管理工作，是提高高校檔案管理人員的培養(yǎng)質(zhì)量，增強高校自身建設(shè)的又一重要保證。只要我們共同努力，就一定能把檔案管理做好做實，以便更好地服務(wù)于高校的教學(xué)、科研與管理，更好地服務(wù)于社會。

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