電子文件歸檔管理問題探討

楊延榮

【摘要】隨著科學技術的不斷發展，計算機應用的日益普遍，信息技術的快速發展，形式不斷翻新，面對電子文件的大量涌現，電子文件的歸檔，是近年來隨著信息技術的飛速發展而推行的一種全新的歸檔管理模式。對電子文件和電子檔案管理難以找到完全一致的、一勞永逸的方法。所以，怎樣搞好海東地直機關電子文件的歸檔和管理是需要認真思考的問題。

【關鍵詞】電子 文件 管理 探討

【中圖分類號】G270.7 【文獻標識碼】A 【文章編號】1672-5158（2013）01—0340-02

一、海東電子文件歸檔與管理發展的現狀與存在問題

國家檔案局2006年進行的調查顯示，已有近80%的中央和國家機關、中央企業采用辦公自動化或電子政務系統，產生各類電子文件近2億件。此番最新調查結果表明，我國政府部門生成的電子文件數量占全部文件數量72.7%，其中14.3%的機構生成的文件全部以電子文件的形式存在；有49%的機構生成的電子文件數量占全部文件數量的50%以上（包括50%）。48%受訪機構認為未來5年，50%以上的文件將僅以電子文件的形成存在。在已經開始接收電子文件進館的檔案館中，有52.9%的檔案館預測未來5年接收進館的電子文件數量將成倍增加。由此不難預見，在不久的將來，電子文件將成為政府、企事業信息資源的主要承載體和表現形式。電子文件將成為繼紙質檔案出現以來人類檔案史上的第二次革命。海東地區：上世紀90年代以來，辦公自動化發展非常之快，給電子文件的管理帶來了前所未有的壓力。據國家檔案局報告：2006年調查，中央和國家機關、中央企業有80%的單位采用了辦公自動化或電子政務系統，共產生各類電子文件近2億份，文件格式有數十種，操作系統、自行開發的應用系統也有幾十種；電子文件50%由檔案部門管理，其余的由信息技術部門、文件管理部門、業務部門或者幾個部門共同管理。

由于海東地區信息化建設起步較晚，關于電子文件管理的研究也僅僅處于探索階段。雖然從1996年起國家和地方檔案部門開始著手電子文件管理的研究，并取得了一定的成果。但與實際管理需求看，電子文件管理遠未達到理想的目標。電子文件管理中存在著很多亟待解決的問題。

（一）電子文件歸檔方法的不恰當，直接危及文件信息資源的有效收集

長期以來，機構內的檔案部門和各級各類檔案機構共同肩負著收集和保管具有保存價值的電子文件的職責，它們通過接收歸檔和移交的方式，將屬于歸檔范圍之內的電子文件集中到檔案部門統一管理。

在歸檔方法上，由于尚未出臺電子文件保管期限表，大多數機構仍按照紙質文件保管期限表執行；電子文件的歸檔流程要么只是沿用紙質文件的定期集中移交，要么就是簡單的系統自動轉存。缺少適用的電子文件歸檔規則和科學的方法、流程很難在集中歸檔的狀態下保證歸檔電子文件材料的完整，所以，各機構電子文件歸檔的有效性很難認定。

在歸檔范圍上，大部分檔案機構只關注電子公務文書的歸檔，25.6%的機構只接收黨政文件（公文）和部分業務文件；而剩下74.4%的機構由于電子文件管理系統不完善，無法接收和管理數據庫、電子郵件、多媒體文件、網站文件等，導致這些最能夠反映機構業務職能的電子文件長期分散保管在業務部門或者信息部門。這些統計數據意味著這些機構的電子文件很難及時、準確和完整的收集到檔案部門的手中，難以實現有效地集中統一管理，導致大部分機構將面臨電子文件嚴重失存的風險。

（二）電子文件管理理念的不正確，直接影響文件信息資源的質量

電子文件管理的目標就是保證電子文件的質量，即電子文件的真實、可靠、完整、可用和安全。真實性是其首要目標。在尚未明確電子文件地位或者缺少保證真實性措施的情況下，很多機構在電子文件管理問題上存在著嚴重的盲目性，這種盲目性緣于其缺乏對電子文件管理重要性的認知以及科學的電子文件管理理念。

（三）電子文件管理方法的不科學，直接威脅文件信息資源的長期留存

長期保管具有憑證價值的電子文件，使其具有持續的可讀性和可用性是檔案部門的根本職責所在。電子文件的特點決定了其長期保管目標不僅取決于后端的檔案管理部分，還受到前端文件形成、流轉、移交過程中各項工作的影響，因此，電子文件管理強調全程管理和前端控制。

從前端看，關乎電子文件長期保管的一個重要因素是元數據問題。元數據的主要功能之一就是為電子文件的真實性和長期保管提供必要的背景信息。因此，從這個角度說，電子文件的管理是基于元數據的管理。缺少元數據，在某種程度上就意味著電子文件管理是無效的。其結果必將導致電子文件真實性、完整性的認定以及長期可讀性無法保證，自然也就無法滿足電子文件管理的需要。

從后端看，我國電子文件管理尚未與國際接軌，標準化程度較低。保證電子文件的長期可讀性應該是檔案館的重要任務，大部分機構僅停留在定期檢查、保存軟硬件系統、轉換成通用格式等較為初級的措施上。更令人觸目驚心的是，31%的檔案館未采取任何措施以保證電子文件的可讀性，足見電子文件長期可讀性存在的隱患有多大。

（四）電子文件管理制度的不健全，直接損害文件信息資源的整合與利用

歸檔移交，是電子文件資源整合和利用的前提，沒有真實、完整、充足的電子文件信息通過規范的程序進入檔案館，電子文件的利用就是無源之水。目前檔案館不但在接收、管理和利用制度上存在著明顯的缺失，而且在接收和利用的方法途徑上也難以符合電子文件的特點和需求。

長期保管，是電子文件利用的保障。如果電子文件無法讀取，那么利用也就無從談起。檔案館在長期保管方面存在的很多問題和風險，勢必將影響到電子文件資源未來的整合和深度開發利用。

（五）電子文件管理系統功能的不完善，直接影響文件信息資源的管理水平

電子文件管理系統是管理電子文件的主要工具。電子文件管理系統根據使用主體的不同，分為文件形成機構的電子文件管理系統和檔案機構的電子文件管理系統。但由于我國尚未出臺電子文件管理系統功能需求標準，對電子文件管理系統的建設科學的指導，因此，現存系統（或模塊）在功能上差異較大。

由此可以得出，電子文件管理系統的發展呈現不統一、不平衡和不完善的狀態，大部分只是充當簡單的接收、發布平臺，并不是真正意義上的電子文件管理系統。同時，由于缺乏統一的建設標準，電子文件管理系統的建設整體上處于低水平的重復建設，不但耗費大量的人力物力和財力，而且為日后電子文件的有效管理和共享帶來了嚴重的風險隱患。

二、加強電子文件歸檔管理的對策

多年來工作實踐使本人對電子文檔管理有了初步認識：

（一）轉變觀念，加深對電子文件歸檔工作重要性的認識。目前在各個機關檔案管理中，電子文件歸檔是一個新事物，但是，它畢竟已經顯示出了現有檔案無法比擬的優勢且與辦公室信息化建設密切相關，所以應在以實物文件歸檔的基礎上，積極探索電子文檔管理的有效途徑，保證電子文件的歸檔質量。

（二）注重電子文件的日常管理，為實現規范化管理奠定基礎。一方面是電子文件形成過程中的管理，按照國家行政公文處理細則的要求，起草、修改、審核、簽發、打印、分發各類公文。要注意按照行文的要求，選擇好文種、擬好標題、標明密級和時限、發送范圍等電子文件背景材料，以備后查。另一方面是電子文件的歸檔。應該堅持按時歸檔集中管理的原則。歸檔電子文件要進行多份備存，以便于歸檔保存和對外提供利用。

（三）制訂電子文件管理標準。目前辦公過程中形成的各類文檔大多是按照個人使用習慣存放在個人微機或其它儲存介質中，不便于電子文檔的統一和規范管理。需有一個完善的工作標準來規范電子文檔管理，如電子文件的登記標準、命名標準、歸檔標準、鑒定標準、收集標準、防護標準、安全標準以及專利維護等等。這是實現電子文檔規范化管理的重要突破口。

（四）堅持電子文件和紙質文件同時歸檔。在現在技術條件下，對一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質形式保存。鑒于電子文件載體和信息技術的不穩定性，以及電子文件的易修改性，也有必要將重要的電子文件制成硬拷貝存檔，以確保數據的安全。其歸檔時使用不同的編目方法和存貯裝具。

加強電子文檔的規范化管理是加快辦公自動化建設的重要基礎性工作，需要我們不斷總結實踐工作的基礎上，形成適合辦公自動化發展特點的電子文檔和實物文檔管理規范和標準，共同推動檔案管理工作效率和質量水平的提高。

參考文獻

[1]《CAD電子檔案管理實務》趙衛國等編著

[2]《電子文件歸檔與電子檔案管理概論》國家檔案局編著

[3]《北京檔案》2002年第11期

[4]《實現電子文件歸檔與管理的步驟》王晶秀