關于高校檔案的數字化管理探索

金芳

摘要：隨著現代計算機信息技術與網絡信息技術的不斷推廣應用，不僅為我國高等院校的管理工作帶來了巨大的方便，同時也為高校檔案管理工作提供了切實有效的手段。目前，我國的各個高等院校已經將學校檔案數字化管理作為一項重要建設工作來開展，進一步加強學校檔案數字化的收集與積累，充分利用現有技術建設數字檔案室，切實加強數字化檔案資源的共享，以此來推動我國高校檔案數字化管理的科學化、高效化發展進程。

關鍵詞：高校；檔案；數字化管理

高等院校的檔案資料作為科研、教學、黨政管理、產業及等其它各項活動中直接形成的不同形式（如：圖像、文字、聲像等）的歷史記錄資料，其對于學校、社會等都具有十分重要的保存與利用價值。2008年8月20日，我國頒布了《高等學校檔案管理辦法》（中華人民共和國教育部、國家檔案局令第27號），此辦法的實施無疑將推動我國高校檔案管理的革新發展，有利于促進高校檔案資源在技術信息化平臺上拓展使用空間及利用率。

1 高校檔案數字化管理的優勢

1.1 數字化檔案管理更為方便、快捷

通過將檔案資料實現數字信息化管理之后，可直接存儲于計算機硬盤中，這樣不僅能夠極大的節約高校檔案的存儲空間，快捷、方便的存儲檔案數據，便于高校對檔案進行管理；另外通過實現數字化信息管理檔案，可以有效提升檔案信息的安全性，最大程度的避免因人為或者自然因素而導致檔案損失的可能性。

1.2 提升檔案信息檢索的準確性

通過計算機檔案管理，替換了傳統的人工紙質管理、統計、檢索方式，這樣不僅保證了檔案管理、統計、檢索的工作效率，同時還提升了高校檔案統計工作的準確性。除此之外，數字化的檔案信息還有利于高校內部之間更加快捷、方便的傳輸、交流，從而最大限度的提升高校檔案信息資源的有效利用率，促進高校檔案資源發揮出真正的作用。

2 加強高校數字化檔案管理的構想

2.1 加強數字化檔案的收集和積累工作

高校檔案數字化的收集工作必須采取統一的文檔一體化管理模式，只有這樣才能夠保證檔案數字化資料在背景、內容以及原數據等基本信息的完整性，使檔案資料不至于因運行環境等因素的影響而出現信息被破壞或者丟失現象；若要實現檔案資料的數字化歸檔管理，必須做到檔案與數字化文件的一體化管理，只有這樣才可有效提升檔案管理系統與辦公自動化系統的兼容性[1]。

目前，我國大部分高等院校都應該建成了成熟的校園網絡系統，各個部門的文秘可以直接將相關文件資料輸入計算機檔案管理系統，而各級部分則可以根據自己的權限在檔案信息網絡中分組傳、閱自己所需要的文件資料及處理意見，而在年末歸檔時只需要將檔案管理部門移交分類卷清單，然后通過網絡將相關檔案數據按照規定格式直接上傳至學校建立的檔案管理系統數據庫中；在日常管理中，檔案管理人員可以隨時檢查、督促各個院系相關部門的電子資料歸檔情況，尤其的對于一些重要的電子檔案文件可及時督促相關部門進行歸檔，再由檔案管理人員編輯歸檔之后將其集中下載至檔案室脫機存儲介

質上。

2.2 進一步完善數字化檔案館建設工作

高校數字化檔案館建設須從多方面著手，深入挖掘現有資源，并開拓相關領域信息。一方面，各檔案管理部門根據實際出發，確定檔案建設的定位，服務對象及發展要求；另一方面，各單位根據自身實際出發使用好已有的軟硬件設施，建設完整的數據庫，根據需求建設基于局域網平臺的檔案管理系統，有效實現檔案信息管理數字化、網絡化，最大程度的挖掘現有的資源[2]；還有就是建設一個檔案信息開放式平臺，針對運行和使用中發現的新的使用項目和需求做好長期規劃，做好檔案管理中長期規劃，適當開發、購置適合本單位需要軟件及硬件設施，對檔案數字化進行相應的調整，發展的檔案信息系統才能更大程度地開拓檔案信息系統的服務范圍，只有這樣才能更好地體現出其價值。

2.3 切實加強高校數字化檔案的利用率

目前，我國高等院校中已經建立起成熟的校園網絡體系，這不僅為數字化檔案館提供了較好的網絡環境，同時還為更好的開展檔案信息服務工作提供最佳的發展空間。為了能夠有效提升高校數字化檔案的有效利用率，筆者建議：文件制作和檔案管理均采取相同系統軟件，編制檢索與文件制作實現同步管理，文件制度采取統一格式（如：文件中的作者、時間、題名、密級等），同時再加之檔案管理的部分編號（如：檔號），這樣在編制檢索時能夠隨機調出；通過校園網鏈接檔案館，這樣為學校管理、教學及科研利用檔案信息提供了嶄新的網絡環境與先進的技術手段，可以實現不出門便可瀏覽、下載、上傳學校的檔案資料。

3 結語

隨著現代信息技術的不斷發展，高校檔案管理中充分應用現代信息技術已是未來檔案工作發展的必然發展方向，實現高校檔案數字化管理不僅符合時代發展要求，對于高校的科研、教學、黨政管理、產業及等其它各項活動都具有十分重要的意義。在未來檔案數字化發展中，我們還需要堅持不斷學習科學知識，進一步掌握現代信息整理與檢索技術，以此來更好的為高校檔案管理及現代化建設提供優質

服務。

參考文獻

[1] 任鳳仙，張志軍.試論高校檔案信息化建設中存在的問題及實施策略[J].檔案學通訊，2009（2）：565.

[2] 金俊蘭.基于信息數字化的高校檔案管理新體系構建[J].湖北師范學院學報（哲學社會科學版），2010（4）：150-151.

[3] 劉 鵬.檔案數字化管理的探索[C].2011年海峽兩岸檔案暨縮微學術交流會論文集，2011.