人事檔案信息化建設淺談

文/延邊紅十字中心血站 崔英姬

一、人事檔案信息化建設的必然趨勢

如今，信息化已成為社會發展的一個重要標志，隨著信息社會的到來，信息與信息技術在國民經濟和社會發展中扮演了越來越重要的角色，檔案基礎業務建設的重心也開始向信息化、現代化轉移，人事檔案信息化建設，是人事檔案工作發展的必然趨勢，也是人事管理現代化的體現，隨著信息技術和電子技術的飛速發展，社會信息化進程的加快，獲得信息就是一種資源的占有，這個概念已經被人們所逐步認識和重視，信息資源已經成為人類社會活動和經濟活動戰略資源。人事檔案管理要跟上時代發展的步伐，適應社會發展的需要，必須實現信息化。網絡技術和信息技術已經在改變著世界和人們的生活，特別是人事檔案技術和信息技術社會化、開放化管理的市場需要給檔案工作帶來了新的契機，信息技術的發展與廣泛應用使檔案信息化建設提上了日程。

二、信息化的人事檔案管理的優越性

1.信息化的文檔輸入功能可以大大減輕人事檔案工作者的勞動強度。由于人事檔案是動態性的，需要人事檔案工作者，對于發生變動的人事信息進行及時記載，實行信息化人事檔案管理以后，一旦有人事變動，檔案管理工作人員就可以在人事信息模型板塊中輕松而又快速地登錄變動人事信息，從而使得人事信息記載更為全面、準確，防止因工作繁忙造成信息登錄不及時，造成人事檔案的缺檔或斷檔。

2.信息化的搜索功能可以快速查詢人事檔案信息，為領導擬定員工培訓計劃、實施績效管理、合理組合人才等方面提供詳實的依據。通過調查發現，過去由于人事信息檔案只有紙質化的檔案，檔案多而雜，不少單位的領導在進行一些人事決策或者人事處理時，想要在短時間快速了解全面或個人的人事檔案信息是一件非常困難的事。而信息化的查詢功能就可以有效解除領導的這個煩惱，無論是要想了解員工什么方面的信息，只要鼠標輕輕一點，就可以及時查詢到各方面的信息，從而為員工培訓計劃、實施績效管理、合理組合人才等方面提供詳實的依據

3.信息化的提醒功能，可以及時提醒員工退養、退休等事宜。由于一個單位的員工較多，哪些員工什么時候可以退養、哪些員工什么時候可以退休，僅憑人事管理工作者的頭腦記憶不是一件簡單的事情。由于信息化具有備忘提醒的功能，如果將所有的人事檔案全面實行信息化管理，就可以利用信息化來提醒人事管理工作者及時為退養、退休人員辦理手續，防止因工作繁忙造成工作的疏忽或耽誤

三、人事檔案信息化建設建議

1.開展人事檔案信息化，需建立一套完整的數據庫管理系統。時至今日，人事檔案信息化在很多單位都具備了相當精良的物質基礎，硬件系統日趨齊備，但應當看到精良設備的作用能否充分發揮，需要與之匹配的各種軟件系統，也就是要建立人事檔案信息綜合數據庫，建立人事檔案信息分類數據庫、數字檔案庫以及辦公信息數據庫，這些數據庫的建立，構成了人事檔案數據處理、數字處理、辦公自動化管理業務于一個辦公平臺。它使檔案管理由傳統的紙質載體拓展到現代化的電子載體，無疑從根本上改變人才信息資源的儲存方式、管理方式和服務方式。

2.開展人事檔案信息化建設，需加強信息技術人才的培養。人事檔案信息化建設是一個大規模應用信息技術的過程，在某種程度上可以說，信息化水平的高低，一方面取決于其所應用的信息技術水平的高低，另一方面又取決于開發利用信息技術的管理者水平的高低。因此，各單位需盡快建立一支高素質、高科技專門人才為骨干的人事檔案隊伍，以滿足檔案信息化建設的需要。目前應加強對現有檔案工作者信息意識的培養，提高檔案人員處理信息的能力，熟練運用信息資源管理理論和信息技術手段，對檔案信息資源實施科學管理與有效開發利用。

3.開展人事檔案信息化，需加大安全保密工作的力度。針對目前人事檔案工作者普遍缺乏計算機信息安全保密方面的基本知識，各單位應大力住教育、抓制度、抓防范。經常性地組織人事檔案工作者，開展計算機信息安全保密方面的教育活動，不斷增強檔案工作者安全保密意識，逐步提高安全防范的工作能力。還要結合本單位的實際盡快制定出計算機信息安全保密方面的具體實施辦法，真正做到有法可依，有章可循。同時，為防止人事信息傳播中的非法訪問，非法收集和刪除破壞等現象發生，應在相應的網絡接口部位安裝監控設備，并定期進行檢測與維護，還要定期對計算機系統進行殺毒，確保人事信息萬無一失。

[1]陳佳,張琳.人事檔案信息化建設的現狀與對策[J].油氣田地面工程,2004,4(23).

[2]崔娜.新時期人事檔案管理信息化建設研究[J].價值工程.2011,(24).