試論高校檔案數字化建設

鐘 鋒

（廣東金融學院 廣東 廣州 510521）

高校檔案管理的信息化與數字化即指高校結合計算機網絡技術和數據庫模式將多媒體應用發展成為新一代檔案儲存的電子形態。這個形態不止可以將網絡信息和檔案信息以數字化形式完成資源的共享與儲存，還能利用網絡技術將檔案資源進行科學地管理與分配。數字化檔案打破了時間與空間的限制，使用者可以在任何時間和地點利用網絡進行查詢和得到服務，克服了紙質檔案服務的種種弊端，實現了檔案資料的共享和科學合理運用。

一、高校檔案管理數字化建設概述

高校檔案管理平臺是有關學校文件與學生檔案的信息庫，其中涉及到教學工作與人事處理等高校管理工作，如果出現偏差就可能導致嚴重的后果。譬如個人檔案的遺失造成學生戶口成黑戶或因缺乏證件而難以就業等后果。所以高校一般都會設置檔案管理室和專門負責人來對高校檔案實行集中式管理。但大都屬于傳統的檔案管理模式，不免發生意外事故，且由于管理人數和應用工具有限，在管理過程中也往往出現混亂局面尚無章法。而如今高校檔案管理的信息化與數字化，就是將所有人為化管理的弊端予以摒除。利用先進的網絡技術提高檔案管理的工作效率和服務質量，徹底實現高效檔案管理的信息化與現代化，切實推進我國高校檔案管理的可持續發展。

高校檔案的數字化管理即指我國高校與時俱進，依據國家檔案建設管理部的有關規定，于日常檔案管理過程中引入現代化的信息技術應用，將傳統的人為化檔案管理轉為信息化與數字化的資源網絡平臺。通過管理模式的改變，利用計算機網絡技術展開新時代的檔案管理工作。由易損易丟又不易儲存的實體保管轉變為信息的數字化儲存方法，這是我國高校檔案管理趨于數字化與現代化的發展方向，更是高校積極引進計算機網絡技術與軟件應用技術的有效改革，對我國發展現代化高效檔案管理有著重大的推廣和促進作用。在保證信息化網絡技術有效運營的前提下，擴大技術創新與技術引導，這也是高校檔案管理工作的重要組成部分。

二、高校檔案管理數字化建設的必要性

（一）有利于高校檔案內容的信息化。首先高校傳統的檔案管理工作主要體現于實物保管。這種實物管理有極大的人為弊端。譬如管理員的疏忽與遺漏。過于繁重的工作量，對于管理員來說一直是個難題。檔案多而亂，缺失不全的現象時有發生。管理員常常是深陷案海之中卻毫無頭緒，傷一發而動全身的事實導致檔案記錄與整理難度進一步加大。但是現代化與數字化的檔案管理就可以規避以上問題。因為信息化管理平臺的建設促使高校檔案信息收集的自動化與網絡化，不僅擁有得天獨厚的信息收集條件，而且依靠計算機網絡的龐大數據庫還可輕松完成信息儲存。一切檔案信息都將在同一時間歸整。同時這些檔案信息也可以通過計算機的自動編目與自動檢索完成儲存立卷和自行轉檔等管理工作。其次，紙質和實物保存方法的占地面積大，不如將檔案儲存在硬盤中保險與輕便。這種數字化形式的轉換不僅可以節省人力成本，而且還可優化工作效率。作為網絡技術平臺，信息化的檔案管理可令人不受空間與時間的限制進行信息上傳和檔案查閱。高校檔案管理的信息化與數字化在最大限度上開放了個人檔案的查閱、收集、編撰、搜索等網絡通道，更有利于檔案查閱工作的高效運作。

（二）有利于高校檔案管理工作的規范化。高校檔案管理工作作為高校行政事務的主體，在學校管理中處于重要位置。檔案管理的高效與否直接決定著學校管理秩序的正常運行。信息化與數字化的檔案管理模式可以促使高校檔案管理工作的規范化和高效化。不僅可令檔案管理員及時將檔案信息進行歸處理，還能將各類基礎文檔進行及時上傳與歸檔。通過信息化的網絡平臺實現文檔管理的權限設置，建立領導處理意見的通知與下達以及個人的權限查閱。至年終歸檔中可在數據庫中下載檔案信息的清單，然后在系統中完成整個檔案信息的盤查工作。上傳檔案管理數據到信息化檔案管理系統的數據庫中，直接就可完成檔案信息的錄入。分檔處理與編號整理等信息化管理程序也都是數字信息化的高效運用。如此一來不僅實現管理管理的高效運行，也能夠使不同部門之間的工作得到溝通和協調，促使高校檔案管理工作的創新發展。

三、檔案數字化建設中存在的問題

（一）檔案工作標準化、規范化缺乏。高校傳統的檔案管理模式根深蒂固。如今建設信息化的檔案管理平臺可能會遇到標準缺失等技術問題。雖然檔案管理軟件五花八門，但是具有實用性的軟件卻十分鮮有。我國在信息化檔案管理的網絡建設中缺乏實用型與應用型的軟件開發和自主創新。檔案管理軟件往往漏洞百出，在實際管理過程中缺乏統一的規范和標準。譬如檔案管理軟件的型號與質量具有很大差異，可見我國高校不重視信息化檔案管理平臺的建設，不僅未引進科學的硬件設施，而且未建立檔案管理系統中規范的編碼與標準。

（二）檔案信息資源的開發手段落后。高校傳統的檔案管理模式體現于紙質與實物管理，這樣的模式存在諸多弊端。紙質容易混亂和丟損，而且還需要留置空間。分檔與查閱起來非常不便。而其他檔案的載體形式，譬如聲像檔案最終也會被無形態無空間無人工的電子檔案所代替。檔案信息資源的開發其實是多載體與全方位的信息資源轉換。高校檔案管理工作不能只限于檔案的歸檔與記錄，更要對分檔后的檔案信息內容進行熟悉和掌控。只有時刻跟進收集、下載、查閱、銷毀等管理程序的更新，才能促進高校檔案信息化網絡平臺的建設與開發。在實際的操作過程之中，因為制度缺乏創新或者遭到抵制，不少檔案資源開發的技術推廣效果欠佳。

（三）缺乏復合型人才。高校檔案的信息化管理需要兼顧檔案管理與網絡技術的專業人才。檔案管理的信息化不僅是現代化的網絡管理平臺應用，更是檔案管理中實現信息化與數字化的資源整合。管理人員必須經過系統的檔案培訓課程，對自動化與網絡化檔案管理平臺的技術應用進行統一的學習與實踐。如果信息化檔案管理人員的專業知識與個人素質偏低，就會影響檔案管理平臺的正常運作以及績效達成。高校內也普遍存在不重視檔案管理工作，應聘者大多屬于知識單一和技能不足的社會人員。由于缺乏信息網絡技術與檔案管理知識，所以管理員根本達不到發展信息化檔案管理平臺的建設要求與發展潛質。特別是當前不少高校檔案管理人員存在著年齡結構偏大，知識結構陳舊，思想保守等一系列的問題，對于檔案服務工作產生了很多消極影響。

（四）存在安全隱患。高校檔案的信息化管理主要表現為應用網絡技術和檔案管理知識。所以很容易出現網絡安全問題。在管理檔案信息的過程中尤為應該重視檔案信息安全。針對這種現象我國高校應該設置檔案管理平臺的安全技術顧問。時刻對本單位的檔案管理平臺進行安全技術的更新與維護。時刻低檔外來網絡的不法侵害與內部信息調閱的違規操作。信息安全部要組織專業人員防止檔案管理系統遭到非法入侵。還要保障檔案信息的合法調閱與下載，保持安全網絡技術的更新維護，在建設檔案信息化管理平臺的過程中維護檔案信息的保密性與隱私性。

三、高校檔案管理數字化建設的措施

高校檔案管理的信息化與數字化建立在現代網絡技術與檔案管理理念的基礎上，即為數字化的檔案處理，也是檔案管理工作由人為化向數字化的系統轉變。高校利用檔案管理的數字化建設可實現信息載體的革新，還可實現數字化檔案管理體系的建立。優化資源建設，規避物理載體儲存信息的弊端。全部以數字形式記錄于磁盤等計算機信息存儲器中的處理辦法，更有利于院校構建數字化校園體系。其中數字化的檔案管理工作又可看作是信息化的收集與保管以及現代化的規章制度。

（一）加強檔案的標準化、規范化建設。高校檔案管理的信息化建設必須摒除傳統檔案管理中的實物收集。將實物保管轉變為數字儲存，實現網絡技術平臺的上傳與共享，并采用計算機網絡技術進行資源建設。建立標準化和規范化的檔案管理工作體系，將收集、查閱、上傳、下載、權限等管理項目實施一體化的管理模式，以保證檔案信息的數字化與完整性。譬如文本圖形與數據結構以及運行系統和軟件應用等一體化管理方面的規范，還包括元數據和檔案處理等對數字化文檔的處理。實現脫機保存的信息化管理。基于標準的系統運行建立互通共享的數字化管理制度。促使檔案管理工作的數字化和規范化，將檔案的收集與整理都確保在電子化中完成。實現信息化管理還要借助信息錄入軟件與數據庫的維護，實施電子化檔案管理，嚴格備份以防丟失現象。

（二）建立有效的安全保障機制和評估督導機制。高校檔案管理的信息化建設必須建立數字化的檔案系統。所以需制定現代化檔案管理的規章制度。將電子化檔案管理的工作準則與操作流程，歸入檔案一體化管理制度之中。它包括歸檔制度、保密制度、鑒定制度、備份制度、權限制度、安全制度等。建立安全保障制度和評估督導制度。在保密性中實現檔案信息的嚴格管理和有效監控。促使檔案管理員掌握檔案管理的安全性知識，更要學習掌握網絡操作、數據錄入、數據庫管理、網絡安全管理等計算機操作技能。在日常管理制度中加入評估制度，考核管理員的工作表現和業績達成，借助評估體系提升管理員的檔案管理水平。對評估制度進行細化，并將評估結果和管理人員的工資、獎金、晉升等掛鉤，提高管理人員工作的積極性和主動性。

（三）建立和完善檔案數據庫，實現檔案資料資源共享。高校檔案管理的信息化建設必須建設檔案數據庫。實現自動化的欄目編制與資源共享，做好后臺數據維護和檔案歸檔處理。實現檔案管理的數字化與信息化，實現檔案信息儲存的網絡化和自動化。推進高校檔案管理的技術創新與資源共享，實現檔案信息的互動。高校應在全校各部建立內部信息與外部信息的分離，處理上傳程序，確保檔案信息的及時溝通，促進高校信息的有效收集。還應利用信息技術發揮檔案管理網絡平臺的穩定性與便利性，促進全校范圍的信息集成與共享。設定管理平臺的系統開發與維護，保證檔案的儲存與管理以及網絡安全的穩定運行。

（四）加快檔案信息資源管理專門人才隊伍建設。高校檔案管理的信息化就要實現檔案管理的現代化，培養專業化的檔案管理人才，招聘具有檔案管理知識和網絡應用技術的綜合性人才。高校領導還要建立檔案管理員的培訓機制，對檔案管理員進行專業化與現代化的檔案管理培訓課程，培養高素質和高水平的管理員，堅持崗位再教育，實現高校檔案管理專業人才的職稱評聘與晉升機制。可以采取校內定期培訓和校外交流合作的方式。校內的培訓可以聘請相關的專家學者來校授課，或者采取校內檔案人員定期交流的方式進行，當然，還應該充分利用網絡資源，采取網絡授課等形式。校外交流的方式主要是和兄弟院校進行交流與合作，可以采取實地考察等形式。

結語

高校檔案數字化能夠提高工作效率，節約人力資本，提高服務水平。當數字信息技術迅速發展的今天，高校檔案工作應該順應時代發展的趨勢，創新工作和服務方式，進一步提高數字化建設水平，更好的為高校正常的教學工作和學生服務。

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