淺析院系教學秘書在教學管理中的作用及素養要求

王凌燕

(南京理工大學泰州科技學院 商學院，江蘇 泰州 225300)

在信息化飛速發展的社會，知識依托著高等教育通過高校這一媒介對學子進行傳播，高校教書育人理念的實際化離不開優質的教學管理體系，這主要體現在對各院系教學管理工作的重視，而院系教學秘書則是這項工作開展的直接執行者，所以不斷加強院系教學秘書隊伍的建設，提高其業務水平和素養，有助于提高教學質量，使整個教學管理工作規范化、合理化。

1 教學秘書在教學管理中的作用

教學管理工作是整個教育教學流程中的重要環節，而院系教學管理則是這一重要環節的基礎，其規范化程度會對教師的教與學生的學產生影響，只有院系教學秘書做到在其位謀其職，才能保證整個系統正常運轉。教學秘書是院系領導的助手，也是院系與其他職能部門進行信息交流的紐帶，起著上傳下達的作用，是聯系領導、教師和學生的橋梁。

1.1 助手、參謀作用

院系教學管理隊伍主要由主管教學領導、教研室主任、教學秘書組成。主管教學領導是院系教學工作及其他各項教學管理制度的制訂者，教學秘書則是協助教學領導做好院系內部的教學管理和組織工作的幫手。在日常教學管理工作中，教學秘書不應該成為單純的干活機器，而要主動思考、主動解決問題。比如，教學秘書對教師教學情況，教學計劃在實施過程中出現的問題，學生對教學工作的意見與建議以及通過教務處反饋得來的各類教學信息，要及時地加以收集、綜合、整理，并將結果提交給領導以供教學管理之需；在向領導匯報各項工作計劃，比如每個學期任課教師的安排情況、學生選課情況、期初期中期末教學檢查、安排畢業論文等工作時，應該先理出思緒，制作出各種參考方案后再提交領導以作參考，這樣便可節約領導的時間使其有更多的精力抓要事，從而使得領導的工作更有層次性。所以，稱職優秀的教學秘書不僅是領導的好助手，同時還是領導的好參謀，這種作用是十分難能可貴的。

1.2 協調溝通和橋梁作用

教學秘書是院系與學校教學管理部門之間的橋梁，負責兩者之間信息上傳下達、下情上報的工作，保證傳達信息內容的實效性和準確性；教學秘書是師生之間溝通的紐帶，教學秘書要及時的將教師教學的要求通過輔導員傳達給學生，同時也要將學生提出的問題或其他合理化要求反饋給教師，通過該途徑進一步提高課程的教學效果。教學秘書是介于領導層和基層之間的一個組成部分，要協調好各級人員之間的關系。在此，協調的重要性就體現得尤為突出，針對具體情況，教學秘書要做出統籌協調。比如，每學期上報編排課表信息，這時教學秘書就要全面了解新學期上課的班級、學生人數、課時數和教師的上課要求等各種情況，隨時與教務處和其他院系做好溝通協調工作，應避免發生沖突，如果不可避免的發生了沖突，則要以保證教學工作順利進行為宗旨進行協調。

1.3 研究和監控作用

教學秘書作為基層管理者，還要協助院系領導對教師的教學過程、教學質量進行監控。這就要求教學秘書對各專業的教學計劃了解熟悉，在教學過程中協助院系領導對各專業教學計劃的執行情況、教師的教學質量和教學效果進行檢查，同時還要對學生的學習效果進行評估，針對自己所了解到的具體情況進行總結、分析和研究，積累好的經驗教訓，研究分析出現的問題，一方面能夠促使自我在教學管理工作中形成自己的意見，取得新的進步，另一方面也能夠對院系的教學管理、教學手段和教學方法提出建議，匯報給院系領導作為其具體解決措施的一個參考值。充分地發揮這一方面的作用，需要教學秘書在平時養成多看多學多思的習慣，通過參與到實際情況中，將理論與實踐相結合，不斷地累積經驗，思考具體問題后得出自己的見解，借以提高自身業務水平，同時保證教學秩序正常進行，進一步提高院系的教育教學質量。

2 教學秘書應具備的工作素養

目前，院系教學秘書承擔著大量事務性的工作，幾乎沒有多余的時間和精力用來進行教學管理方法的思考和研究，更不要說外出學習培訓的機會了，這也就導致了教學秘書的個人工作素養有所欠缺，這在很大程度上影響著教學管理的質量。所以教學秘書提升自我的管理素養已經成為當務之急。

2.1 愛崗敬業，認真做好教學管理工作

教學秘書工作是全校教學管理工作的基層，其工作的完成效果直接影響著院系教學活動的質量，因此，教學秘書要充分認識到這份工作的重要性，以為學校教學提供優質的服務作為立足點，以飽滿的熱情投入到工作中，要將此項工作作為自己的事業來打拼，兢兢業業，積極努力，愛崗敬業地做好每一項工作，樹立良好的職業觀、人生觀和價值觀。

2.2 加強教學管理相關專業知識的學習

高校的教學管理是有序的、不間斷的一個過程，具有鮮明的周期性和較強的時間性，對于其中的每一個環節所對應的每一道程序，教學秘書必須結合學校相關的教學管理文件要求深入鉆研，掌握教學管理活動的流程，加強業務能力，對突發事件能夠做出及時的反應并將問題加以解決；還必須有較強的社交表達能力和專業基礎能力，要對課程之間的聯系做到心中有數，同時還需熟練掌握各種管理辦法，抓重點，分輕重，有計劃、有步驟地開展工作，做到忙中有序，不急不躁的解決各種問題。所以，勤于學習和善于學習是教學秘書做好本職工作的必備條件［1］。

2.3 增強服務意識，不斷提高教學管理水平

教務工作是學校教學管理工作的基石，同時也是一項服務性的工作，這就要求教學秘書必須堅持以學生為本，圍繞教師的教學和學生的學習開展各項工作，把真心服務師生作為工作的出發點，做好各項行政服務工作。在實際工作中，或多或少會遇到些困難，這就需要教學秘書在日常工作中深入了解不同群體的需求，對存在的問題及時地給予幫助，要牢固樹立教務無小事的理念，虛心聽取意見，對存在的問題耐心地進行解釋，增強服務意識，力求做到為院系領導服務，為教學科研服務，為師生服務。

2.4 高度的工作責任心和強烈的事業心

教學秘書是在教學最前線的人員，其工作有著范圍廣、事情雜、任務重的特點，同時還需要協調好教與學、學與管之間的關系，而這些繁瑣的工作，在整個教學管理過程中起著十分重要的作用，這就需要教學秘書有樂于奉獻的精神，強烈的責任意識，要保持高度的工作熱情和樂觀的態度，勇于吃苦，全身心的投入到工作中，事無巨細，每一項工作都要一絲不茍的完成。比如教學計劃的調整、教材的征訂工作、期末學生考試安排等各項工作，需要教學秘書抱以嚴謹的工作態度，以此才能更好的履行管理育人的職責。

2.5 需要一定的檔案管理知識和現代信息化知識

教學秘書的日常工作中還需要對學生的成績檔案、畢業設計報告、教學計劃、教師科研材料和其他各種與教學有關的文件進行存檔，這就需要教學秘書具備一定的檔案管理知識，這樣才能對各種檔案進行分類、編號后加以管理，以便后期需要相關材料時不會出現無從下手的情況。

現在社會科技飛速發展，教學管理水平也隨之不斷提高，教學秘書的很多工作則慢慢向信息化處理靠攏，因此，教學秘書還需要熟悉與教學管理相關的各種軟件，要掌握基本的信息化辦公軟件使用方法，從而能夠更好的適應當今社會發展需求，同時也能夠對自身的教學管理工作加以改善。

3 提升工作的實效性

教學秘書的工作效率、質量和作風直接影響著教學管理工作的順利開展，掌握科學適用的工作方法，是提高教學秘書工作實效性的方法之一［2］。

3.1 建立崗位職責制度，分工明確

有部分人員錯誤地將教學秘書的工作等同于單一重復的機械勞動，經常把教學秘書工作與其他行政管理工作混淆起來，這種認識是錯誤的。教學秘書是學校教學管理隊伍的組成部分之一，是從事教學管理的基層組成人員，他們從事著相關基礎性較強的教學管理工作，如院系授課任務的安排，組織各類考試，成績錄入等工作，這些都是保障教學計劃按照要求順利實施的防護欄。在日常教學中教學秘書還將師生對教學的意見和建議進行收集，將之反饋給相關人員，為院系領導的管理決策提供了有用的第一手資料。

如此繁瑣的工作，只有分工明確，教學秘書在整個教學管理過程中就不會與其他人員產生相互推諉的現象，才能著實的提高工作的實效性，同時也能為日后學院評價個人工作績效時提供可靠的依據。

3.2 善于主動學習，提高自身綜合素養

提高實效性也就是提高工作效率，所以教學秘書想要提高工作效率就必須充分發揮主觀能動性，掌握教學管理的規律，不斷的思考并加以總結，這樣才能從根本上提高效率，也就是提升了工作的實效性。與此同時，還要定期參與到教學管理相關方面的培訓中，從各種培訓中及時向兄弟院校學習先進的教學管理經驗。

在日常生活中，還需密切注意前沿的教育教學的動態信息，通過該渠道來更新自身教學管理的知識，使自己在工作崗位上能夠有所突破，使自身的綜合素養提高，在自己的工作中有所成就。

總之，教學管理區別于一般的行政管理，主要是其擁有行政和學術雙方面的職能，所以教學管理的工作者即教學秘書應深刻了解自身所肩負的責任，為了適應不斷發展的教育事業，必須擁有正確的工作態度，掌握科學的工作方法，不斷提升自我工作素養，這樣才能在教學管理中充分發揮出應有的作用。

[1]蔡華清.高校教學秘書的職業化建設探討[J].沿海企業與科技,2007,(12):186-188.

[2]王鎮.對提升高校教學秘書教務管理水平的幾點建議[J].中國人才,2010,(11):76-77.