淺析高等院校二級學院教務秘書工作

錢保俐

（南京曉莊學院 生物化工與環(huán)境工程學院，江蘇 南京 211171）

高等院校的教務秘書工作受學校教學管理部門和院系的雙重領導，直接參與各類教學活動的組織、安排，管理本院系的教學事務，貫徹執(zhí)行學校和院系的教學指導思想和具體指示，保證院系教學正常運行，圍繞教學活動主體（教師和學生）做好管理、協(xié)調和服務工作［1］［2］。

1.教務秘書工作的特點

1.1 多樣性和繁雜性。

教務秘書作為院系日常教學最直接的組織者和管理者，工作范圍廣，涉及學生學籍管理、教學檔案管理、培養(yǎng)方案制訂、開課計劃生成、任課教師安排、教材征訂與發(fā)放、課表制定、各類考試安排與成績修改、各類實習實踐課程的開展、教師教學工作量和科研工作量核算，以及各類與教學有關的競賽，等等，無一不需要教務秘書的直接參與。工作更是事無巨細，異常繁雜瑣碎，大到協(xié)助領導申請一個新專業(yè)，小到學生的一次調停課，都必須準確及時有效地完成。

1.2 規(guī)律性和時效性。

教務秘書工作繁雜，卻有規(guī)律可循［3］。一般的課務安排、考試安排、教材征訂、學生注冊等都是以學期為周期的，而畢業(yè)審核、畢業(yè)論文、實習實踐、教學競賽等都是以學年為周期的。每學期的期初、期中、期末工作重點基本一致，因而要掌握教學規(guī)律，做到心中有數(shù)，方能未雨綢繆。

教務工作各階段有規(guī)律可循，卻也有時效性。期末一般都是進行本學期考試安排，下學期課務安排的階段，這就要求教務秘書在限定時間內，必須將學生課表和考試日程安排好，以便在規(guī)定時間內在網(wǎng)上發(fā)布，這樣學生才能及時選課、參加考試，教師才能知道自己下學期的教學任務和本學期的監(jiān)考任務，以便提早計劃安排。

1.3 靈活性和政策性。

各所高校除了要堅持國家和地方的教育方針政策之外，還有各高校的教育管理規(guī)章制度教務管理工作實際上就是貫徹執(zhí)行政策的過程［4］。教務秘書必須熟悉并深刻理解這些規(guī)章制度的內容，才能在教學管理中按照政策指示，做好相關工作。

政策性的規(guī)章制度一般都是比較刻板，具有原則性的，但教務秘書工作的對象是學生和教師，是具有主觀能動性的人，所以在具體實施過程中還需要靈活掌握。例如，教學管理規(guī)定，原則上不允許調停課，但是如果在實際執(zhí)行中，教師突發(fā)性疾病等，我們就要堅持“以人為本”的理念，及時辦理好調停課手續(xù)。

1.4 服務性。

高校教務管理工作兼具管理和服務的雙重性質。不但要服務于領導，更主要是通過為教師和廣大學生提供優(yōu)質服務，保證教學管理正常有序地運行［5］。要做到急教師所急，解學生所難，任勞任怨，全心全意地為廣大師生服務，做好教學管理的服務工作，通過服務做好教學管理工作，兩者相輔相成，相互促進。

1.5 突發(fā)性。

高校教務管理工作還有一個顯著特性，就是突發(fā)性。突發(fā)性是指教務管理常規(guī)工作之外的緊急、突發(fā)事件。一旦發(fā)生，教務秘書就需要準確、及時、有效地解決問題，盡可能降低不良影響，杜絕和防止教學事故的發(fā)生。這就要求教務秘書在實踐工作中不斷總結、積累經(jīng)驗，提高教務管理水平和成效。

2.教務秘書需要具備的素質

教務秘書工作的性質特點要求教務秘書必須有與之適應的素質，這就對教務秘書提出了較高的要求。

2.1 耐心、細致和高度的責任心。

教務工作繁雜多樣，教務秘書必須做事認真細致，很多工作都是周而復始的，細節(jié)又不完全相同，甚至同一件事情會進行三番五次的變更，所以要有極高的耐心和高度的責任心。工作中微小的疏忽都可能會引起嚴重的教學事故，這些都需要教務秘書具有強烈的責任心和敬業(yè)精神。

2.2 較高的思想素質和較強的服務意識。

教務秘書面對的人廣，處理的事多，很多牽涉到學院、教師、學生的切身利益，這就需要培養(yǎng)良好的職業(yè)道德素質，恪守相關的職業(yè)操守，忠于職守，認真履行崗位職責，服從領導安排，做事要公平公正，不要計較個人苦累，樂于奉獻，認清自己的角色定位，增強服務意識。教務秘書工作瑣碎，雖然成天忙忙碌碌，卻沒有能夠彰顯成效的事情，很少有出彩的地方。教務秘書要有過硬的心理素質，能夠調適好自己的心情，樂觀向上，以積極、豁達、平和的心態(tài)面對本職工作。

2.3 良好的協(xié)調溝通能力。

教務秘書受教務處和院系的雙重領導，工作與學校各個部門和院系都有交集，是領導和教師、教師和學生溝通的橋梁，這就要求秘書具有良好的溝通能力，這樣才能提高教學管理的執(zhí)行力。譬如，就簡單的排課來說，它涉及和其他院系協(xié)調教室、機房，協(xié)調在外院和本院都有教學任務的任課教師的上課時間，按照教務處排課要求，結合實際情況，調整學生課表，使其盡可能科學規(guī)范，如果涉及特殊情況，就向教務處申請協(xié)調。因此，看似一張張簡單的表，協(xié)調溝通始卻終貫穿整個過程，充分體現(xiàn)協(xié)調溝通能力的重要性。

2.4 一定的學習、創(chuàng)新能力。

教務工作不是一成不變的，有規(guī)律性，也有突發(fā)性，并且隨著網(wǎng)絡技術的發(fā)展，教務管理手段也在不斷革新，這就要求教務秘書適應社會發(fā)展，在工作中不斷總結經(jīng)驗，提高業(yè)務水平，不斷學習新知識，提高綜合能力。具有敏銳的洞察力，學會創(chuàng)新，提高工作效率。以前各類通知的上傳下達，主要通過傳遞紙質文件或者打電話的方式完成，而現(xiàn)在，隨著智能手機、電腦和網(wǎng)絡的普及，主要是發(fā)文部門將文件上傳QQ群共享，教務秘書們直接下載，通過飛信或者QQ群發(fā)的方式，直接傳達給目標對象。紙質文件的功能主要是用來存檔，幾乎已經(jīng)失去傳遞信息的作用。隨著高校擴大招生，這種方式變得無可替代，如果還是靠傳統(tǒng)電話通知方式，面對的通知對象是幾個、數(shù)十個的時候還勉強可行，一旦變成上百個，工作量巨大，并且效率極其低下，根本無法實現(xiàn)既定工作目標。因此，需要不斷學習，與時俱進，不斷優(yōu)化工作方法，顯著提高工作效率，緊跟社會發(fā)展的步伐。

3.教學秘書隊伍的現(xiàn)狀

由于教務秘書工作的性質對教務秘書提出了較高要求，但是教務秘書的付出和所得普遍不成正比，導致出現(xiàn)以下現(xiàn)象：

3.1 工作量繁重、心理壓力大。

由于每天都面臨很多事情要處理，有計劃內的，有臨時性的，從早到晚，馬不停蹄，精神處于高度緊張狀態(tài)，稍有不慎，就會出現(xiàn)教學事故。有些事情雖然付出了很多，但仍舊無法兩全其美，教務秘書變成“夾心餅干”或者“出氣筒”，吃力不討好。不但心情郁悶，還心理壓力倍增。以南京曉莊學院生物化工與環(huán)境工程學院2013年秋學期為例，該學院共負責本院43個班，行知學院12個班，教師教育學院12個班，國際實驗班3個，共70個班的教務管理工作，共涉及2480位學生，以及兼職、外聘教師在內的149位教師。不但數(shù)量眾多，而且面對多個不同專業(yè)、不同層次、不同要求的院系，無形中增大工作量。事實上，該學院包括科研秘書在內總共配備了4名教學秘書，學校文件規(guī)定核算秘書編制300名學生配1名教學秘書，按照文件規(guī)定標準配備，教學秘書工作量已經(jīng)非常飽滿，而事實的配置數(shù)嚴重不足，導致教務秘書加班常態(tài)化。面對院系多，師生多，頭緒多，教務秘書的心理壓力大，總是擔心有疏漏。尤其是開學初上課前夕和學期末考試前夕，經(jīng)常由于擔心第二天的課程安排或者考試安排有差錯而失眠，身體和心理健康備受考驗。

3.2 教學秘書隊伍不穩(wěn)定。

自身工作的價值不能被充分肯定，和其他崗位相比，待遇低，工作量重；培訓進修機會少，崗位晉升機會渺茫。專業(yè)技術崗的待遇明顯優(yōu)于管理崗，造成某些教管人員心理失衡，且看不到自身工作的發(fā)展前途，進而降低工作熱情，影響工作的積極性和教學秘書隊伍發(fā)展的穩(wěn)定性。這與教學管理可持續(xù)發(fā)展的特點不相符，不利于高校教務管理工作的開展。仍舊以南京曉莊學院為例，不與專職教師待遇相比，為了體現(xiàn)教學的重要性，專職教師的待遇自然是最高的。將教學秘書與同為教學服務的輔導員、實驗員系列比較，輔導員要求走思政教師系列的專業(yè)技術職稱評定，實驗員走教師系列的專業(yè)技術職稱評定，而教學秘書只能迫走發(fā)展空間極其有限的職員職級制。若同為中級職稱的不同系列的三類人員，則教務秘書的工資只能按照職員職級制發(fā)放，直接體現(xiàn)為工資低下，高付出與低回報形成鮮明對比。除此之外，具有專業(yè)學術背景的教學秘書職稱評定無望，看不到自身發(fā)展希望。

4.結語

教務秘書隊伍在教學管理中占有舉足輕重的地位，只有擁有一支具有高度工作熱情、積極向上、高效執(zhí)行力的教務秘書隊伍，才能保證高校各項教學管理工作持續(xù)、健康、有序地運行。為了改變目前教務秘書隊伍的窘境，高校在日后教務秘書隊伍建設工作中，應該充分肯定教學秘書在一線教學管理中的地位，重視教務秘書隊伍的發(fā)展，合理配備教務秘書人員數(shù)量，適當減輕工作量；增加進修和培訓機會，使教務秘書能有自身學習提高的時間和空間；在崗位晉升設置標準方面適當考慮教務秘書工作的特殊性，制定靈活的晉升機制，為其提供合適的晉升機會；薪酬待遇方面，如果加班加點，應當給予適當補助。綜合采取適宜的措施，建設和諧的、可持續(xù)發(fā)展的教學秘書隊伍，為學校教學管理的可持續(xù)發(fā)展服務。

［1］魏章友.淺談教務秘書如何做好高校教學管理工作［J］.科技信息，2007（19）：142.

［2］石冬喜.高校教務秘書隊伍建設探析.技術與市場［J］，2012（19）：281-282.

［3］田雪.淺談高等院校系部教務秘書工作［J］.學周刊，2012（12）：12.

［4］李永菊，李彥，雷洪敏.淺析高校教務秘書的素質與教務工作的關系［J］.南昌教育學院學報，2013（28）：57-58.

［5］李霞，史亞琴，顧衛(wèi)標.論高校教務秘書應具備的七種意識［J］.蘭州教育學院學報，2012（28）：103-104.