創(chuàng)新獨立學院檔案管理工作芻議

連伊娜

獨立學院是我國高等教育改革中新出現(xiàn)的一種辦學形式，是專指由普通本科高校按新機制、新模式舉辦的本科層次的高等教育機構。創(chuàng)建獨立學院，利用原有大學的教育資源，整合社會辦學力量，吸納企業(yè)、個人等社會資金，增加辦學渠道，開擴辦學市場，滿足廣大人民群眾日益高漲的學習需要，是我國高等教育改革與發(fā)展的重大舉措。

而檔案作為獨立學院發(fā)展過程中直接形成的原始記錄，是內(nèi)部信息最重要的載體之一。其建檔立卷質(zhì)量和管理水平是衡量獨立學院教育教學質(zhì)量、科研學術水平、辦學和管理水平的重要尺度，在本科教學評估工作中起著舉足輕重的作用。因此獨立學院檔案管理工作在其發(fā)展中也應不斷地創(chuàng)新，才能生存與發(fā)展。

一、創(chuàng)新管理觀念

江澤民同志曾經(jīng)強調(diào)：“創(chuàng)新是一個民族的靈魂,是一個國家興旺發(fā)達的不竭動力。創(chuàng)新的關鍵在人才,人才的成長在教育。”就培養(yǎng)高素質(zhì)人才的獨立學院而言,檔案的創(chuàng)新意識即指從管理思想和觀念創(chuàng)新著手,在新思想和觀念的指導下開展檔案管理工作[1]。

創(chuàng)新在新時期的檔案管理工作中顯得尤為重要。現(xiàn)代化成果在管理工作的運用，也為檔案管理人員提出了更高的業(yè)務素質(zhì)要求。檔案管理人員是檔案工作的主體，對檔案事業(yè)的發(fā)展起著決定性的作用。因此建設一支思想良好、業(yè)務專精，具有較強現(xiàn)代意識、開拓創(chuàng)新精神的檔案人才隊伍，是做好獨立學院檔案管理工作的重要保證。新時期的檔案管理人員除了掌握專業(yè)的知識，還應具備以下幾個方面的素質(zhì)。

1.應具備較強的檔案管理網(wǎng)絡化的新理念。進入21世紀，隨著知識經(jīng)濟、信息技術的迅猛發(fā)展，檔案館（室）的數(shù)字化建設由此興起。檔案管理人員在系統(tǒng)地掌握檔案學、管理學等相關知識的同時，要加強對計算機知識的學習和運用。因此，檔案管理人員必須強化開拓進取的創(chuàng)新意識，積極發(fā)揮主觀能動性和創(chuàng)造性，在實際工作中深入實踐，創(chuàng)新技術，努力把傳統(tǒng)的、封閉的、靜態(tài)的檔案信息，開發(fā)成現(xiàn)代的、開放的、動態(tài)的信息資源，更好地服務于學校的建設和發(fā)展，服務于社會。

2.應具備相當?shù)耐庹Z水平。隨著獨立學院辦學規(guī)模的擴展，與國外合作辦學的機會越來越多，從而會有很多外文的歸檔資料，如果檔案管理人員有相當?shù)耐庹Z水平，對整理這些外文的歸檔資料就很有幫助了。因此，作為獨立學院的檔案管理人員也要有與時俱進的觀念，不僅要掌握精深的檔案專業(yè)知識，還應該加強外語知識的學習，這對獨立學院的快速發(fā)展以及檔案事業(yè)的健康發(fā)展是非常重要的。

二、創(chuàng)新管理模式

隨著教育信息化的深入，我國高等院校已基本完成擔當著學校教學、科研、管理和對外交流等多種角色的校園網(wǎng)建設。校園網(wǎng)的建立和完善、網(wǎng)上OA系統(tǒng)的啟用、與OA系統(tǒng)無縫對接的檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)、大量電子文件與有用的數(shù)字信息的普及，為高校檔案館（室）數(shù)字化、網(wǎng)絡化提供有效平臺的同時，也是對高校檔案工作的極大挑戰(zhàn)。筆者認為，高校檔案館（室）要在教育信息化、高校電子校務中發(fā)揮應有的作用，檔案管理人員必須改變檔案工作傳統(tǒng)觀念和管理方式，探索校園網(wǎng)絡環(huán)境下的高校檔案管理模式[2]。

建立一個科學的管理模式，是解決獨立學院檔案管理工作中存在問題的關鍵。獨立學院可根據(jù)自身優(yōu)勢，建立具有本學院專業(yè)特色的數(shù)據(jù)庫，具有本專業(yè)特色的網(wǎng)頁，使廣大師生都能利用網(wǎng)絡獲取自己所需要的技術資料，提高信息資源的利用率。管理網(wǎng)絡化是獨立學院檔案管理模式探索道路上的新里程。

三、創(chuàng)新檔案整理

整理是檔案管理工作的核心部分。其基本任務是建立檔案實體的管理秩序，使檔案實體有序化、條理化。其意義與價值在于為整個管理工作提供一個嚴格有序的工作基礎。足以代表檔案管理專業(yè)特點的一系列專門管理方法技術，主要體現(xiàn)于這一環(huán)節(jié)之中。檔案管理的基本理論、原則以及方法之爭也大都集中于這一環(huán)節(jié)[3]。

我國高校檔案管理工作中許多傳統(tǒng)的做法、方法對做好不同時期的檔案工作起到了積極作用，但也有一些已不適應高校發(fā)展的需要，必須在檔案工作整理的原則上有一定的創(chuàng)新。

1.以“件”為歸檔資料的整理單位。整理作為檔案管理工作的核心與基礎，必須符合簡潔、便利、有效等基本要求，使整理結(jié)果便于保管和利用。大部分檔案人員接受的是傳統(tǒng)的文書以“卷”為歸檔資料的整理單位，把厚厚的一疊資料裝訂組為一“卷”進行歸檔，當碰到在這一“卷”歸檔資料里面有需要插件的時候，就必須要整本拆開再進行裝訂，這樣歸檔資料就很容易被損壞。以“件”為單位固定在一起即單“件”裝訂的話，既便于日后歸檔資料插件的需要，又便于保管利用及利用時歸檔資料的復印。

2.利用“條碼機”編制檔號。檔號是檔案整理過程中形成的檔案的編號，是全宗號、案卷目錄號、案卷號和卷內(nèi)文件頁號（件號）的總稱。檔號反映檔案的整理體系和物理位置，如實地具體地顯示檔案間的聯(lián)系和區(qū)別，它使館（室）藏檔案達到個別化、次第化，便于檔案的檢索和利用。它是科學合理地典藏檔案的工具，為檔案的庫房管理提供了方便條件，是檔案登記、清點、排列等工作的不可缺少的工具。它將檔案實體結(jié)構體系用代碼方式表現(xiàn)出來，有利于計算機自動處理檔案信息，便于檔案的現(xiàn)代化管理。所以對檔號的編制基本要求是要具有唯一性、穩(wěn)定性和可延性，并且要盡可能地簡潔易記，達到規(guī)范化。計算機的應用和檔案檢索工作的發(fā)展，使檔號的功能得以加強，利用“條碼機”編制檔號，一是美觀、安全可靠，二是方便快捷，可大大提高借閱歸還檔案的速度。

四、創(chuàng)新檔案開發(fā)利用

檔案的最大價值，就在于開發(fā)利用。檔案的開發(fā)利用是指針對檔案資料信息所進行的一系列管理工作，檢索、提供利用、編研三項內(nèi)容屬檔案內(nèi)容信息的開發(fā)利用范疇。搞好檔案信息資源的開發(fā)利用是檔案工作的根本。檔案管理人員必須創(chuàng)造條件，拓寬檔案信息的利用渠道。

1.加強檔案服務的宣傳工作。檔案館（室）收藏有什么樣的資料，資料有什么作用，是怎么管理的，要通過什么途徑去查找，廣大利用者幾乎是一無所知。因此，要開發(fā)資料信息，發(fā)揮資料應有的作用，必須強化資料的宣傳工作。

長期以來，高校對檔案工作的宣傳利用一般都是以說教的形式，一味地強調(diào)重要意義、工作要求等，這些不直觀的形象，很難引起人們的了解和重視。如果能通過高校的網(wǎng)絡、或是制作PowerPoint等，把開放的檔案以動態(tài)的形式展現(xiàn)出來，其效果會更形象、更直觀。另外還可以定期開展檔案展覽工作，體現(xiàn)實物宣傳的作用，加強創(chuàng)新服務機制，改善服務方式等途徑，實現(xiàn)高校檔案工作的服務創(chuàng)新[4]。

2.加強檔案的編研工作。獨立學院檔案管理人員應重視發(fā)掘檔案內(nèi)容的工作，及時對檔案信息進行分析、研究、篩選、加工、編簒，把原始的、分散的、零碎的靜態(tài)檔案變成專指的、系統(tǒng)的、活的檔案信息，并及時準確地傳遞出去，以供廣大師生和社會使用。科學系統(tǒng)地做好檔案的編研工作，還可使檔案充分發(fā)揮其潛在價值，為撰寫校史、調(diào)整專業(yè)設置、分析學生畢業(yè)分配形勢、豐富教研和教改活動等各項工作提供有力的依據(jù)[5]。信息化時代帶給了我們太多的機遇。檔案管理人員必須主動掌握時代的節(jié)拍，在檔案管理實踐活動中，積極探索新的管理方法，升華管理理念，擺脫困惑，使檔案管理工作與獨立學院的發(fā)展和創(chuàng)新保持同步。

3.加強教學檔案的開發(fā)利用。獨立學院的教學檔案是指獨立學院在教育教學管理和教學實踐活動中直接形成的、具有保存價值的文字、圖表、聲像載體材料和電子介質(zhì)材料。它不同于一般的文獻資料，不是隨意或事后編撰的，而是教育管理人員、師生共同創(chuàng)造的智慧結(jié)晶，是教育管理部門和獨立學院的寶貴財富，它原始地、可靠地、客觀真實地反映歷史全貌，是查考學院發(fā)展和對學校教學工作或人才培養(yǎng)工作評估的最可靠的第一手資料，在評估工作中具有查證、考實、參考、依據(jù)等重要作用[6]。

獨立學院對教學檔案的管理可以充分運用現(xiàn)代信息技術，積極推進網(wǎng)絡化管理，在獨立學院網(wǎng)絡建立信息平臺，利用網(wǎng)絡對教學檔案進行收集、整理，以全新的工作方式及時、準確、全面地為廣大師生提供全方位、高層次、多角度的服務[7]。總之，教學檔案是獨立學院整個教學管理工作的重要組成部分，充分開發(fā)和利用教學檔案來為教學服務，這對加強教學管理、提高教學質(zhì)量、開展教學研究，有著非常積極的意義。

[1]劉立明.略記高校人事檔案管理的創(chuàng)新意識[J].邵陽學院學報（社會科學版），2005，（2）

[2]陳碧珍.校園網(wǎng)環(huán)境下的高校檔案管理模式[J].中國校外教育理論，2008，（2）

[3]鄧紹興，陳智為.檔案管理學[M].中國人民大學出版社，1996，10

[4]李華.創(chuàng)新高校檔案工作的幾點思考[J].檔案與建設，2006，7

[5]黃律靈.以評估為契機，加強高校檔案管理[J].科技信息，2007，（15）

[6]劉海濤.淺談高校獨立學院檔案管理的弊端與對策[J].科技情開發(fā)與經(jīng)濟,2008，（35）

[7]范葉青，程云行.獨立學院教學檔案管理工作的思考[J].中國林業(yè)教育，2007，（6）