論中職院校檔案特點(diǎn)及相應(yīng)的管理策略

朱有法

（濰坊學(xué)院，山東 濰坊 261061）

論中職院校檔案特點(diǎn)及相應(yīng)的管理策略

朱有法

（濰坊學(xué)院，山東 濰坊 261061）

中職院校檔案管理是整個中職院校管理工作不可缺少的重要組成部分，直接反映出這個學(xué)校的管理水平和辦學(xué)特色，在學(xué)校工作中有十分重要的地位。

一、中職院校檔案工作的特點(diǎn)

中職院校檔案管理是整個檔案學(xué)管理的一個門類，它在整個學(xué)校的管理中扮演著重要的角色。中職院校的檔案的特點(diǎn)是：內(nèi)容繁多，形式復(fù)雜，既具有一般檔案管理工作的共性，又同時具有中職院校自身管理工作的特點(diǎn)。

1.內(nèi)容繁多，來源廣泛

中職院校的部門多，各部門都有自己的工作及檔案材料，這就形成了檔案來源廣泛的特點(diǎn)。例如：黨務(wù)、組織、宣傳、工會、團(tuán)委、行政、人事、監(jiān)察、審計(jì)、保衛(wèi)、總務(wù)、圖書等眾多職能部門的工作計(jì)劃、報(bào)告、請示等，以及學(xué)校組織的各類教育活動檔案材料。中職院校一方面在學(xué)科、招生、教學(xué)、教材建設(shè)等項(xiàng)工作中的規(guī)劃、制度、總結(jié)等會形成一定數(shù)量的文件材料，另一方面龐大的師資隊(duì)伍所從事的教學(xué)、科研等活動同樣也會形成相當(dāng)數(shù)量的文件材料；中職院校各部門工作任務(wù)多，形成了大量的各具特色的文件材料，主要有：黨務(wù)檔案、行政檔案、教學(xué)檔案、科研檔案、基建檔案、儀器設(shè)備檔案，還有出版物檔案、財(cái)會檔案等，因而形成了檔案材料內(nèi)容豐富的特點(diǎn)。

2.形式多樣，規(guī)律性強(qiáng)

傳統(tǒng)的檔案材料主要是紙質(zhì)材料，隨著信息化技術(shù)的普及，自動化辦公、多媒體和電子信息已成為取代紙質(zhì)辦公，中職院校內(nèi)使用紙質(zhì)檔案的局面正在逐步改變，以磁盤、磁帶、光盤為載體的檔案材料日益增多，不僅記錄檔案信息內(nèi)容的方式方法很多，而且內(nèi)容表達(dá)的方式也多種多樣。

中職院校檔案材料的形成過程與其記錄學(xué)校的各項(xiàng)活動過程是一致的，它客觀地反映了黨政管理工作的全過程。教學(xué)檔案來源于教學(xué)、科研活動以及個人參加各種教育活動所形成的文件材料，反映了教學(xué)工作的全過程。因此，中職院校檔案較之其它單位的檔案，其過程都是分散而龐雜的，同時具有很強(qiáng)的規(guī)律性。

二、中職院校檔案的管理策略

中職院校檔案工作者應(yīng)充分認(rèn)識新時期加強(qiáng)檔案管理工作的重要性，依據(jù)黨和國家關(guān)于檔案工作的方針，對檔案進(jìn)行科學(xué)化管理。

1.樹立依法建檔，依法歸檔的觀念意識

檔案工作者要以國家頒布實(shí)施的《檔案法》、《檔案實(shí)施辦法》和其它有關(guān)法規(guī)為準(zhǔn)繩，保證檔案材料得到充分收集。同時要組織學(xué)習(xí)宣傳貫徹《檔案法》，強(qiáng)化廣大教職工特別是基層檔案立卷部門工作人員的檔案意識，使他們認(rèn)識到本部門在日常工作中形成的各類文件材料以及教職工個人所完成的科研成果、論文、專著等檔案材料的征集，自覺地配合管理人員做好學(xué)校檔案的立卷歸檔工作。

2.挖掘信息資源，搞好收集工作

檔案工作的三個主要環(huán)節(jié)是收集、整理和利用。其中收集是主導(dǎo)，管理是手段，利用是目的。收集是管理和利用的前提，是檔案管理工作的基礎(chǔ)。檔案工作者要時刻關(guān)心和注意學(xué)校的總體活動情況和部署，及時收集各項(xiàng)活動所形成的檔案材料，同時，還要經(jīng)常深人到學(xué)校各職能部門，了解其工作開展情況，積極主動地做好檔案材料的收集立卷工作，并嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)。

3.檔案管理要遵循其形成過程中的規(guī)律性

中職院校檔案的形成有其規(guī)律性。檔案管理人員必須遵循檔案形成的規(guī)律性。例如：教研檔案是由教學(xué)活動、科學(xué)研究、總結(jié)鑒定、推廣應(yīng)用等各階段分散的文件材料，經(jīng)過整理、立卷、歸檔而轉(zhuǎn)化為檔案，它除了專業(yè)性這一特點(diǎn)外，還具有規(guī)律性的特點(diǎn)。在實(shí)際工作中，為了保證其規(guī)律性，應(yīng)該按項(xiàng)目、產(chǎn)品或課題組卷，在收集、整理、組卷、保管乃至提供利用上，均應(yīng)遵循原則，以免破壞其完整性。

4.檔案工作要實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化管理

隨著多媒體技術(shù)與“信息高速公路”等現(xiàn)代檔案管理手段的采用，要求檔案工作必須實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化管理。中職院校主管部門在檔案工作領(lǐng)域內(nèi)，應(yīng)與檔案或標(biāo)準(zhǔn)化管理部門共同協(xié)商，對檔案事業(yè)的發(fā)展和業(yè)務(wù)工作方面的概念、原則、質(zhì)量、方法等，制定統(tǒng)一的規(guī)劃，為科學(xué)管理和現(xiàn)代化管理打好基礎(chǔ)的過程，使檔案工作在客觀上有共同的語言，共同的衡量標(biāo)準(zhǔn)，共同的比較基礎(chǔ)，共同的協(xié)作依據(jù)，共同的協(xié)調(diào)保證。以便建成檔案信息網(wǎng)絡(luò)，走檔案信息資源共享之路。

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責(zé)任編輯：孫延波