信息時代背景下檔案管理策略探究

摘 要：信息化環(huán)境對于檔案管理提出了新的要求，如何創(chuàng)新檔案管理模式和理念，是各單位都需要關(guān)注的課題。本文首先分析了信息化環(huán)境下檔案管理中存在的問題及原因，然后提出了檔案管理信息化建設(shè)的策略。結(jié)果表明，目前很多單位的檔案管理中還存在著重視程度不夠、檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)有待提高、職責(zé)分工亦不明確、檔案管理設(shè)備落后、信息化檔案管理基礎(chǔ)薄弱等問題，可以通過加強(qiáng)人才隊伍建設(shè)和資金投入、加強(qiáng)檔案數(shù)字化系統(tǒng)開發(fā)和網(wǎng)絡(luò)信息安全管理等措施，來做好檔案管理的信息化建設(shè)。

關(guān)鍵詞：信息化；檔案管理；策略

檔案管理是企事業(yè)單位、行政機(jī)關(guān)正常事務(wù)運轉(zhuǎn)中的重要組成部分，伴隨著信息時代的來臨，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)被廣泛應(yīng)用，檔案數(shù)字化建設(shè)也逐漸提上日程。文化局主要負(fù)責(zé)文化事業(yè)、文化產(chǎn)業(yè)的籌劃和實施，提高其檔案管理水平，對于公共文化服務(wù)體系建設(shè)、文化產(chǎn)業(yè)規(guī)劃發(fā)展和文化市場有序規(guī)范都具有積極的意義。尤其是信息時代背景下，如何利用計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來更新檔案管理模式和理念，與時俱進(jìn)，是各單位檔案工作需要重點關(guān)注的課題。

1 檔案管理工作中存在的問題及原因分析

1.1 單位對檔案管理工作的重視程度不夠

為了提高企事業(yè)單位、行政機(jī)關(guān)對于檔案管理的重視程度，國家通過頒布一系列的法律法規(guī)來實現(xiàn)，比如《檔案法》、《檔案管理辦法》等。但是很多單位對于國家法律法規(guī)的解讀較為片面，沒有切實認(rèn)識到檔案管理的重要性，縱觀各單位管理現(xiàn)狀，檔案管理方面還沒有一個行之有效的系統(tǒng)方案。大多數(shù)還是傳統(tǒng)的文書檔案管理模式，必要的人力、物力和財力都沒有投入，最為基礎(chǔ)的原因還是對于檔案管理的認(rèn)識不夠，管理意識極為薄弱。比如在文化系統(tǒng)部分單位的管理日程中，因為檔案管理并不能直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，所以檔案管理大多只是日常工作及文化活動相關(guān)資料的整合，純粹是為了防止丟失而束之高閣，必要時才會查考備用。這樣的檔案管理理念很顯然是落后的，喪失了檔案的主動服務(wù)性能，無法真正體現(xiàn)出對單位的貢獻(xiàn)程度。

1.2 檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)有待提高，職責(zé)分工亦不明確

目前來看，很多單位的檔案管理人員多為兼職，且很多不具備檔案專業(yè)知識和必要的管理技能，對于檔案管理工作的重要性、規(guī)范性認(rèn)識不夠也導(dǎo)致了員工的專業(yè)素養(yǎng)缺失。在實際管理工作中，檔案管理人員不止要具有較好的檔案管理技能，還應(yīng)該具有相關(guān)工作的知識背景，然而現(xiàn)狀是目前很多單位都沒有做到這一點。還有一個問題就是檔案管理人員的調(diào)動較為頻繁，很多情況下工作人員分工不明確，每個人的崗位工作很多而且較為重復(fù)，這很顯然不利于檔案管理工作的開展。

1.3 檔案管理設(shè)備落后，信息化水平不高

信息化時代對于檔案管理工作提出了新的要求，最為重要的就是關(guān)于檔案管理局域網(wǎng)和數(shù)據(jù)庫的建立，這需要一定的計算機(jī)水平和硬件設(shè)備來支持。而目前很多單位的檔案管理仍舊以手工為主，對于檔案的數(shù)字化建設(shè)還沒有一個明確的規(guī)劃。而檔案實體及信息的安全意識也有待提高。

1.4 信息化檔案管理基礎(chǔ)薄弱

良好的高科技設(shè)備是做好信息化管理的基礎(chǔ)，雖然目前傳統(tǒng)的手工管理模式正逐漸被取代，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計算機(jī)技術(shù)的電子化管理模式逐步應(yīng)用，很多單位的檔案室也配備了硬件設(shè)施，但是應(yīng)該認(rèn)識到信息化檔案管理是一個復(fù)雜的系統(tǒng)工程，簡簡單單的幾臺硬件設(shè)備并不能完全解決問題，軟件設(shè)施的缺乏同樣導(dǎo)致了信息化檔案管理的薄弱。領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠和資金投入不足也是造成這一現(xiàn)象的主要原因，大多數(shù)的信息化檔案管理多是口頭說說，流于形式。

2 信息化環(huán)境下檔案管理策略

傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)飛速發(fā)展的信息化時代，如何利用計算機(jī)技術(shù)來進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)，成為普遍關(guān)注的課題。筆者結(jié)合多年工作實踐經(jīng)驗，認(rèn)為檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)該主要從人力、物力和財力等方面來加強(qiáng)，特提出以下幾點策略。

2.1 培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理信息化人才，分工明確

專業(yè)的人才隊伍是做好檔案管理信息化建設(shè)工作的基礎(chǔ)，各單位應(yīng)該結(jié)合自身實際，在人才培養(yǎng)和選擇的時候，兼顧檔案管理的工作能力。比如機(jī)關(guān)檔案管理就應(yīng)該在領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)重視的前提下，多進(jìn)行計算機(jī)信息技術(shù)和相關(guān)機(jī)關(guān)管理事務(wù)的培訓(xùn)。主要領(lǐng)導(dǎo)要多為檔案管理工作創(chuàng)造條件，配備專業(yè)人才，對于傳統(tǒng)檔案管理的員工要加強(qiáng)信息技術(shù)的培訓(xùn)，做好專業(yè)技能的培養(yǎng)工作。還有就是要明確分工，盡可能做到專人專崗、職責(zé)清晰、調(diào)度合理，領(lǐng)導(dǎo)也要以身作則，提高檔案管理重要性的認(rèn)識。

2.2 加大資金投入

要想做好檔案管理信息化建設(shè)，在硬件和軟件設(shè)施上面的投入是必要的，比如建立檔案管理系統(tǒng)，配備計算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、數(shù)字設(shè)備和存儲設(shè)備等，要根據(jù)數(shù)字設(shè)備的更新?lián)Q代來決定資金投入程度，切不可一成不變。

2.3 數(shù)字化檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)

要結(jié)合單位的實際情況，進(jìn)行數(shù)字化檔案網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)。首先建立局域網(wǎng)用于平常事務(wù)處理，然后建立有效的檔案信息數(shù)據(jù)庫，通過將紙質(zhì)的文字、圖片和表格等變成數(shù)字資源，進(jìn)行室藏存儲。可以機(jī)關(guān)檔案室為中心，在每一個科室或部門設(shè)立終端，通過遠(yuǎn)程監(jiān)控和信息管理，對于每一個部門中需要及時歸檔的信息進(jìn)行查看和檢閱，適時辦理集中歸檔。

2.4 確保檔案信息安全

信息化時代網(wǎng)絡(luò)呈現(xiàn)開放格局，在進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)的時候一定要做好網(wǎng)絡(luò)安全防范體系的構(gòu)建，做好局域網(wǎng)和數(shù)據(jù)庫的安全管理，杜絕非法操作，對于重要的室藏檔案信息加以權(quán)限，非檔案管理工作人員不能登錄系統(tǒng)，要對檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行定期的升級和維護(hù)，確保室藏檔案信息安全。

3 結(jié)論

信息化時代的來臨對于企事業(yè)單位和行政機(jī)關(guān)的檔案管理提出了新的要求，傳統(tǒng)的手工管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)日益發(fā)展的數(shù)字化大環(huán)境，在具體的檔案管理信息化建設(shè)中，應(yīng)該從基礎(chǔ)做起，培養(yǎng)專業(yè)人才，保證充足的資金投入，將傳統(tǒng)管理和現(xiàn)代管理相結(jié)合，構(gòu)建信息化時代背景下的新型檔案管理網(wǎng)絡(luò)。

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作者簡介

虞潔（1983-）， 女，從事機(jī)關(guān)檔案管理工作5年。