高校檔案管理人員應關注和協(xié)調好幾種工作關系

鐘曉蕓

摘 要：要做好高校檔案工作，筆者認為幾種工作關系應受到重視，檔案管理人員只有高度關注和妥善協(xié)調好與校內發(fā)文單位、校屬二級單位尤其是十大類預立卷單位以及檔案同仁的工作關系，才能掌握工作的主動性、前瞻性、創(chuàng)新性。

關鍵詞：檔案管理人員；工作關系；處理

高校檔案工作是為高校存史、守史的一項重要工作，已逐步納入高校整體發(fā)展規(guī)劃，越來越受到高校領導的重視和廣大師生的關注，在服務和輔助高校教學科研、行政管理以及校慶、評估等重大活動中發(fā)揮著積極而重要的作用。隨著高校檔案工作邁入嶄新的發(fā)展階段，對檔案管理人員也提出了更高的要求。因此，檔案管理人員只有關注和協(xié)調好幾種工作關系，認真履職、與時俱進，才能開創(chuàng)高校檔案工作新局面。筆者多年在檔案管理崗位工作，想就工作實踐中對上述幾種工作關系的認知和感受談點粗淺的看法。

1 幾種工作關系現(xiàn)狀分析

雖然近年來，全社會包括高校對檔案工作是越來越重視了，但高校檔案管理人員對檔案工作重心的認識還有待進一步提高，尤其是對幾種工作關系的協(xié)調處理不太盡如人意，直接影響到工作的效率和水平，主要表現(xiàn)為：

1.1 檔案管理人員對二級單位的檔案工作指導不力

總體上看，高校對檔案工作相對社會其他單位更為重視，本科高校也大都成立了處級建制的檔案館，專門負責學校的檔案管理工作，并配備了專職檔案管理人員，高校的檔案管理工作也較其他行業(yè)系統(tǒng)顯得更為規(guī)范。但由于大多高校檔案館成立的時間較晚，配備的檔案管理人員中檔案專業(yè)的人才缺乏，因此，存在著專職檔案管理人員業(yè)務不夠精通，對二級單位尤其是十大類預立卷單位工作缺乏指導，未建立專兼職檔案員的系統(tǒng)業(yè)務培訓制度，檔案館和二級單位之間沒有形成良性互動的長效工作聯(lián)系制度等問題，導致二級單位的兼職檔案員在工作中無從下手，造成檔案館收集的檔案門類不全，收集率不達標，不能完全符合《高等學校檔案管理辦法》中對十大類檔案歸檔的要求，有的即便是搭了個十大類的架子，其中一些門類，如：聲像檔案、科研檔案、基建檔案、設備檔案等可能會存在檔案卷數(shù)很少或基本是空架子的現(xiàn)象。

1.2 檔案管理人員工作方式顯得較為單一

由于高校檔案工作宣傳力度有限，加之檔案工作有一定的保密性、神秘性，導致高校檔案管理人員長期以來養(yǎng)成了不太與學校其他單位教職工或社會上更多的人接觸的習慣，館外的人也不甚了解檔案館的實際工作情況，大多數(shù)人認為檔案館就是安置“老弱病殘”或照顧干部過渡的地方。檔案管理人員一般習慣呆在館內收集、整理檔案，發(fā)文和其他二級單位移交材料時，檔案管理人員負責接收，有人查閱檔案時檔案管理人員負責查找，二級單位給多少材料就收多少材料，給什么材料就收什么材料，基本是處于也比較滿足于被動服務的現(xiàn)狀，缺乏主動服務意識和責任感。其中不少人還停留在傳統(tǒng)的專業(yè)知識層面，缺乏更新知識的主動性與自覺性，綜合素質不高，工作方式單一，極大地制約了檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展空間。

1.3 檔案管理人員之間的交流互動較少

高校檔案管理人員工作相對較為單純，傳統(tǒng)意義上的檔案管理就是指檔案管理人員將收集來的檔案材料按《檔案保管期限分類法》的分類要求進行整理、歸檔、上架的工作過程，在檔案數(shù)字化要求提出之前，基本上屬于手工活。檔案管理人員由于人手比較少，一般都是按檔案門類分工，各自負責幾個門類的歸檔工作，彼此之間的工作交集不多，互動協(xié)作也比較少，長此以往，就形成了“單打獨斗”的性格，工作較為程式化，規(guī)律性強，壓力也不大。檔案館領導有些也是屬于安置型、過渡型，要不缺乏工作積極性，等退休，要不有隨時調走的心思，無心管理工作，與檔案管理人員之間的談心交流比較少，因此大多有滿足于維持現(xiàn)狀的心理，缺乏開拓進取創(chuàng)新精神，與省檔案局業(yè)務主管部門以及外校檔案館同仁的信息業(yè)務交流也很有限，處于比較閉塞的工作氛圍和環(huán)境當中。

2 關注和協(xié)調好幾種工作關系對高校檔案工作的重要性

2.1 關注和協(xié)調好與校內發(fā)文單位的關系，能確保歸檔文件的質量

文件是檔案的前身，文書處理工作是檔案工作的前奏，文件的質量和文書處理的水平決定了檔案和檔案工作的質量。很多單位的發(fā)文單位和檔案管理單位同屬一個領導分管，或是一個處級單位下設的兩個科室，發(fā)文單位與檔案管理單位的關系相對于其他單位更為密切，具有先天的工作關系基礎，協(xié)調起來也會更順暢。要保證歸檔文件的質量，檔案部門可以從以下幾方面入手：一是加強文書處理工作的統(tǒng)一性，即按國家有關規(guī)定統(tǒng)一文書格式，統(tǒng)一紙張大小、質量和用墨，統(tǒng)一收發(fā)傳遞和分辦，統(tǒng)一用印和歸檔等。二是注意文件收、發(fā)、辦的精確性，保證文書處理的質量。三是注意文書處理過程的安全性，防止文書載體的損壞和文書信息的泄密，建立健全安全保管制度和文件清退制度，嚴格登記手續(xù)和移交手續(xù)。保持文件流轉的一致性，提高歸檔文件的質量。

2.2 關注和協(xié)調好與二級單位的關系，能確保檔案門類齊全完整

高校十大類檔案大都有相對應的預立卷單位，比如：黨群行政對應黨辦（校辦）、教學對應教務處、科學研究對應科研處、基本建設對應基建處、儀器設備對應設備管理處、出版對應雜志社、外事對應外事處、財會對應財務處等，其他二級單位相對十大類檔案預立卷單位而言，與檔案館的工作互動顯得沒那么有規(guī)律性。但實際上，像黨群類檔案，就包含了紀檢、組織、工會、黨委統(tǒng)戰(zhàn)部、團委、黨委宣傳部等在管理活動直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像材料；行政則包含了人事、監(jiān)察審計、武裝保衛(wèi)、總務、圖書等在管理活動直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像材料，也就是說，高校檔案所有門類實際上是和校屬二級單位都有關系的。為了做好高校檔案工作，豐富檔案館藏，筑牢檔案工作基礎，檔案管理人員要學會和二級單位領導和兼職檔案員打交道，取得各方面的支持，要依靠有關檔案管理規(guī)章制度和檔案工作者自身協(xié)調能力的發(fā)揮，通過工作達到各部門檔案管理的協(xié)調統(tǒng)一，確保檔案門類的齊全和完整。

高校的檔案事業(yè)可以說是全校各單位、教職工共同的事業(yè)，因此，高校的檔案要依靠校屬各單位和一代代上至校領導重視關心，下至普通教職員工共同積累而形成。具體可以采取以下措施： （1）加強工作指導。《高等學校檔案管理辦法》（以下簡稱《辦法》）出臺后，各省紛紛出臺了相關細則，江西省就把高校檔案管理部門應具有的行政職能寫進了細則條款。檔案管理部門要建立檔案工作網絡，與二級單位的工作聯(lián)系制度，很好地履行對全校各單位檔案工作指導、管理、監(jiān)督、檢查的職能，使檔案材料的移交形成良好規(guī)律；檔案管理人員應加強與二級單位領導和兼職檔案員的工作聯(lián)系，采取上門和電話催交相結合的方式，不厭其煩地做宣傳、做工作，給二級單位領導和兼職檔案員上緊發(fā)條，到了時間就按規(guī)定及時移交檔案材料；另外，檔案管理人員還要經常性到二級單位進行檔案工作的指導，把國家、省、市以及學校新的檔案工作精神傳達到單位的領導和兼職檔案員，對工作有困難的單位要耐心地進行講解指導，傳授檔案工作方法，一次不行兩次，兩次不行多次，直到二級單位兼職檔案員能很好掌握要領，移交符合規(guī)定的檔案材料為止。（2）加強業(yè)務培訓。《辦法》中檔案機構職能之一是開展學校檔案工作人員的業(yè)務培訓。而這里所指的檔案工作人員應包括檔案館專職檔案員和二級單位的兼職檔案員。因此，高校檔案管理部門除應加強對專職檔案管理人員的業(yè)務培訓，還應切實加強對全校兼職檔案員的業(yè)務培訓，尤其是十大類預立卷單位的兼職檔案員。可以采取走出去，請進來的辦法，請省檔案局主管業(yè)務的專家領導來校開設講座，組織兼職檔案員參加省檔案研究會舉辦的業(yè)務培訓班，分期分批前往外省高校參觀學習先進管理理念和經驗等，有條件的甚至可以出國考察，只要是對推動學校檔案工作發(fā)展有利的都可以去嘗試。（3）加強監(jiān)督考評。《辦法》第14條規(guī)定：高校應當建立健全檔案工作的檢查、考核與評估制度，定期布置、檢查、總結、驗收檔案工作，明確崗位職責，強化責任意識，提高學校檔案管理水平。現(xiàn)在有些高校已逐步嘗試建立了對校內二級單位檔案工作的年度檢查考評制度，對考評情況好的單位進行適當獎勵，對不重視檔案工作，不認真貫徹落實檔案工作的單位予以通報。在此基礎上，高校檔案館還可以進一步健全和完善檔案工作年度考核與評估機制，細化指標體系，使之更具操作性。

2.3 關注和協(xié)調好與檔案同仁的關系，能有效促進整體工作水平提升

我們這里所指的檔案同仁既包括本校檔案館同事，也包括省檔案局主管業(yè)務部門和外校檔案界同仁兩層含義。高校的各個部門和崗位只是分工的不同，沒有高低貴賤之別，檔案管理人員不應妄自菲薄，覺得自己在教輔部門工作，處于從屬地位，不被關注和重視，產生自暴自棄的心態(tài)，而應加強學習，積極思考，充分認識到高校檔案工作的重要性，愛崗敬業(yè)；學會以平常心態(tài)面對人和事，尊重領導，尊重同事，對領導不卑不亢，對同事真誠友善，獲得領導和同事的信任，營造和諧的辦公環(huán)境，注意工作的有效銜接，在領導的指導和同事們的大力支持、協(xié)助下，集思廣益，做好檔案管理工作，實現(xiàn)真正意義的分工不分家，小分工大合作。同時，還應注重加強與上級業(yè)務主管部門之間和其他高校檔案同仁之間的業(yè)務交流，通過交流，及時了解和掌握政策，獲取信息，總結經驗、特色，查找不足和差距，取長補短，共同推動高校檔案工作邁上新臺階。

檔案管理人員是高校檔案管理工作政策的貫徹者、執(zhí)行者，檔案管理人員的管理水平決定著檔案門類的齊全完整，檔案材料的保管質量，以及檔案利用的效用和評價。因此，檔案管理人員一定要有較強的為學校存史的檔案使命意識，認真履行職責，提高服務質量。同時，還要關注和協(xié)調好與學校發(fā)文單位、校屬二級單位、檔案同仁等幾種工作關系，工作中賦予前瞻性、掌握主動性，才能創(chuàng)造性地做好檔案管理工作，使自己成為一名優(yōu)秀的檔案管理人員。

參考文獻

[1]宋建玲 馬學強 檔案員應協(xié)調好三種關系.中國檔案.2002.9

[2]《高等學校檔案管理辦法》2008.8

[3]江西省《高等學校檔案管理辦法》實施細則2012.1