企事業單位人事檔案管理的研究與探討

陸瑜

摘 要：人事檔案的管理工作是人事工作的重要部分，為合理使用人力資源提供可靠的信息參考和依據。企事業單位的人事檔案是記錄單位職工個人經歷、品德作風、政治思想、工作業績、晉升、薪酬福利等內容的資料；是職工工齡、職齡經歷的憑證；是職工養老待遇等利益的基本保證；是全面、真實的考察了解和委任人才的重要依據。建立健全人事檔案管理制度，提高檔案管理人員素質及水平是完善人事檔案管理制度的重要措施。

關鍵詞：人事管理檔案；管理現狀；措施；展望

隨著社會的發展和社會主義市場經濟體制改革的深入，傳統的管理方式不能適應新形勢發展的需要，人事檔案管理體制的發展與改革已迫在眉睫，否則會影響企事業單位的整體性前進。因此，人事檔案工作如何與時俱進、發展創新，充分發揮為經濟社會服務的職能，已成為我們必須解決好的一大課題。

1 人事檔案管理現狀

1.1 硬件設施差

“工欲善其事，必先利其器”，沒有專用的檔案室，檔案在長期的保存不妥善過程中出現霉變、破損、紙張變硬、字跡模糊等情況； 檔案夾配備不足、不統一，影響檔案的合理存放、美觀和完整性。

1.2 管理人員能力不夠、素質薄弱

檔案管理是一項專業性要求很高的工作，目前很多企事業單位的人事檔案管理人員都是些非專業、非長期的人員，沒有進行專業培訓，業務不熟，對資料的收集、分類整理、歸檔鑒別、裝訂等工作不夠細致合理；對檔案的管理工作投入精力不夠，只是在上級部門檢查時才關注一下檔案的管理情況，不能具體的了解并妥善的處理檔案；專職管理人員不夠，一崗多職情況很常見，出現檔案工作的見而不顧和人檔分離等情況。

1.3 檔案的利用價值低

由于檔案的資料不夠完善，不能客觀反映本人的全貌，使得檔案的利用值降低。不重視內部的實績考核，不重視人事檔案記錄，人為的造成人員與檔案的兩者分離等不該出現的情況。

1.4 檔案的內容不夠完善、全面

“產權清晰、權責明確、政企分開、管理科學”是現代企事業管理制度最明顯的特征，人事檔案管理制度作為其中一項內容也要完善起來，必須能夠正確反映出一個人的個人經歷、德才情況等。另外，人事檔案除目前的基本內容外，還需要結合企事業自身管理需求充實一些內容。同時，通過完善企事業人事檔案的內容構成，形成具有企事業特色的人事檔案管理體系，而不是走老路子，照搬干部人事檔案管理體系。

1.5 檔案單一管理模式與職工層次多樣性不適應

現在，我國企事業單位檔案管理大都按照干部人事檔案管理模式進行，這種管理模式只適合單位內部人事檔案來源比較單一，僅限于本機構人員，而這種模式也方便查找和利用，設計面表不夠寬泛，有利于人事檔案的保密工作。企事業職工層次的多樣性決定了企事業的人事檔案管理方法要與之相適應。人事檔案必須堅持統一由人事部門負責管理，并且檔案工作也必須由企事業各級組織、人事部門根據自己的管理權限負責某一級的人事檔案的這種管理方式已經沒有辦法再適應企事業職工的這種多樣性的特點了。

1.6 陳舊僵化的人事檔案管理體制與企事業靈活的用人機制不適應

隨著改革開放以來市場經濟體制的建立，公司管理的思想觀念發生了重大改變，企事業在招聘使用員工時，更多的是看重個人的能力，企事業對員工的法律約束主要是合同與協議，而不是人事檔案。員工只要履行了合同、協議，即可根據自己的規劃自由發展，選擇更適合自己的崗位。在人才之間激烈的競爭和用工制度的改變的背景下，出現了類似很多員工為謀求個人發展從原單位跳槽到另一單位另謀出路，舊單位為了維護單位利益而不放其人事檔案引起糾紛的情況等，因而社會上出現了許多“人檔脫節”、“死檔棄檔”、“虛假檔案”等情況，加之當代社會企事業單位人才流動較快，使現行的人事體制包括人事檔案管理體制難以發揮其服務功能，因而也難以適應這類型企事業靈活的用人機制要求，急需謀求體制上的變革創新。

2 適應現代發展要求，改善人事檔案管理工作的措施

2.1 建立健全的科學合理人事檔案管理制度

在人事檔案管理活動中，對不適應的現代發展下新形勢、新情況的規章管理制度進行改革，及時建立起更為科學合理的人事檔案管理制度，使得人事檔案工作更加制度化、規范化。在檔案的資料收集上要及時、完整；檔案的鑒別中必須遵守“取之有據，舍之有理”，檔案的整理歸檔要更以嚴謹、科學為原則；檔案的借閱根據具體情況具體分析，對人力資源管理部門及其他部門應有所區別，注意檔案的保存安全；檔案的更新要及時、準確、完整，尤其應注意對檔案的新內容進行及時主動的補充收集。

2.2 加快人事檔案管理工作的科學化、現代化進程

人事檔案管理工作的科學化、現代化既包括管理手段的科學化、現代化，又包括管理理念的現代化、科學化。管理手段的科學化、現代化，最終是要在企事業中建立一個企事業員工人事檔案信息為基礎的員工信息系統。而這個系統的初步要求則是建立人機結合的技術型管理系統，實現人事檔案的計算機管理。

2.3 引進高素質人才，加強員工培訓，提高人員素質

人才是企事業前進、發展的動力，對于檔案管理部門來說亦是同樣的道理。在知識經濟時代，現代化程度不斷提高的今天，引進高素質的檔案管理人員才是企事業檔案工作發展的必然要求。在引進高素質人才的同時，企事業也應注重對現有的檔案人員進行培訓，使其適應新形勢下的新要求，從而全面提高檔案管理人員的素質。

2.4 增強業務意識

積極主動的提供利用人力資源管理知人、選人、用人、育人的重要途徑是人事檔案信息的提供，所以人事檔案管理人員應認清發展形勢，端正工作態度，增強服務意識，改變長期以來坐等上門的被動服務形式，增強服務意識，積極主動地為企事業人力資源管理提供信息服務。人事檔案管理服務于人力資源管理，促進企事業人力資源管理，是企事業知識管理的基礎。

2.5 建立人事檔案的網絡化管理模式，增強人事檔案的信息服務

功能都能干管理要與時俱進，就要實現數字化、網絡化的管理開放式的人才信息服務網絡則為人事檔案現代化管理構建了堅實的適用平臺。這樣，既可以提高效率，也可以降低管理的成本。

3 展望

隨著社會的發展和社會主義市場經濟的不斷改進，企事業單位也要跟進時代前進的步伐，與時俱進，不斷創新，作為為企事業單位服務的一項重要工作，在發揮其職責的同時，不斷改善，完備自身的系統機構，走科學化、現代化的道路，是未來發展的大趨勢。在不久的將來，人事檔案管理工作定會向簡單化、年輕化方向發展，將會更多地利用計算機系統，完全舍棄傳統的管理模式，也會更好的完成其為社會經濟服務的職能。

人事檔案管理工作是企事業中不可或缺的管理工作之一，其改革早已提上日程，在這一改變創新過程中，改變舊的模式，創建新型管理系統，大量引進高素質人才，加強管理人員的專業培訓，借助現代先進技術觀念，不斷提高自身內部建設，全面開發和利用信息資源，充分有效地發揮人事方案的價值，促進人事檔案管理工作走上法制化、科學化、規范化的軌道，為企事業單位的發展更好的服務，為市場經濟的完善更好的服務，為社會主義的建設更好的服務。

參考文獻

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