淺談電子檔案管理的問題及對策

徐清梅

摘 要：隨著電子計算機的普及、辦公自動化的深入發展，過去用紙墨、照相形成和傳遞的公文、圖紙、圖形、影像、文獻資料、科技情報、商業信息等都可用電子計算機進行，由此產生了大量的電子文件和電子檔案。電子檔案是信息社會發展的產物，加強對電子檔案管理的研究，是目前檔案工作者的一項緊迫任務。

關鍵詞：電子檔案；困境；對策

當今科學技術的發展日新月異，電子計算機大規模地用在了辦公自動化方面，黨政機關部門、企事業單位逐步實現了辦公自動化，檔案工作已逐步實現現代化管理，電子檔案成了檔案管理的重要形式，也成為目前檔案管理工作的重要內容。隨之而產生的電子文件與紙質文件匯成浩大的信息流，成為社會改革、發展和增效的寶貴資源。許多日常工作可以直接在計算機和網絡上辦結，文件從產生到處理結案幾乎可以不使用紙和筆。隨著先進的技術和管理方式產生了大量的電子文件，同時，這也給我們提出了一個新問題：應如何做好電子檔案的管理呢？

1 電子檔案的特殊屬性

1.1 內容與載體的可分離性

對于傳統的紙質檔案而言，檔案就是原件。電子檔案的出現，則對傳統的檔案觀念提出了挑戰。內容與載體的可分離性，是電子檔案不同于紙質檔案最重要的特性之一。

1.2 對計算機系統的依賴性

正是由于電子檔案的生成是在計算機系統的支持下完成的，所以如果離開了計算機，電子檔案既看不見也摸不著。其對計算機系統的依賴性體現在：一是數字編碼，二是硬件，三是軟件，四是技術設備更新，五是加密。

1.3 快捷性、共享性、高密度性

在計算機環境中，文件的形式特征發生了變化，電子文件可以通過計算機系統進行迅速、有效、多方位的組合，不再需要對它進行像紙質文件那樣的分類整理。不同的用戶可以根據不同的需要，利用辦公自動化系統對電子文件進行自由組合分類。通過計算機系統，一份檔案可以同時在不同的地方被多人使用，突破了紙質檔案在使用上的局限性，提高了檔案的使用價值。

1.4 不穩定性及不安全性

由于電子檔案內容與形式的獨立性，它具有比紙質檔案更不穩定的因素。其原始性、真實性、完整性和安全性方面，都更難以保證。在檔案的原始性方面，電子檔案的原始性不易判斷和確認。電子檔案的生成形式是由實態變為虛態，其生成時的狀態與傳輸、接收中的狀態并非完全一致，可以說既是原始的，又是復制的。在檔案的真實性方面，電子檔案極易失真。在將紙質檔案轉化為電子檔案的操作過程中，稍有失誤即會導致檔案信息失實。此外，電子檔案可被原樣復制，甚至被篡改后可不留痕跡。

2 電子檔案管理工作中存在的問題

2.1 信息安全問題

檔案信息在流動傳播過程中，由于網絡的不安全性及信息系統自身的漏洞，給黑客的人侵、病毒傳染、信息的非法竊取等提供了可乘之機，使得網絡檔案信息安全極端脆弱，也給國家安全和人民的利益帶來了極大地損失。我們目前所采取的各種防范措施，還無法從根本上解決檔案信息的安全問題。

2.2 原始性問題

電子檔案的原始性不易判斷和確認。傳統紙質檔案的原始性不僅其內容可以通過載體、形式表現出來，人們也可以通過字體、印跡甚至字跡、紙張制成材料，對其原始性加以分析判斷。而電子形式生成的由實態變為虛態的檔案，已完全沒有了這種“原始狀態”，其生成時的狀態與傳輸、接收中的狀態完全一致，可以說既是原始的，又是復制的。

2.3 真實性問題

電子檔案極易失真，如將紙質檔案轉化為電子檔案的操作過程，稍有失誤即會導致檔案信息失實。電子檔案的真實性問題伴隨其生命的始終，維護其真實性是一個不間斷的過程，信息內容“出錯”的概率和機會遠高于傳統檔案。電子檔案可被原樣復制，甚至被篡改后可不留痕跡。

2.4 完整性問題

電子文件、電子檔案內容的完整性很難保障，電子文件經常處于流動狀態，如不及時捕獲，可能會導致信息丟失。電子文件結構復雜，儲存方式多樣，容易造成信息的缺損。電子文件的背景信息伴隨文件處理過程而不斷累加，而且形式多樣、存儲分散，極易丟失，往往致使電子文件來龍去脈不清。

2.5 安全性問題

電子數據的易更改性，為非法操作提供了便利。

“黑客”攻擊以及用戶根據利益需求而任意取舍甚至篡改信息，都會直接損害電子檔案的安全。

3 今后工作的對策建議

3.1 采用有關技術措施，保證電子檔案的原始性、真實性、完整性、安全性，提高電子檔案的可靠性

（1）采集背景信息和元數據。在形成電子檔案的同時，采取相應的技術措施采集描述電子文件背景、內容、結構及其整個管理過程的元數據，作為檢驗電子檔案原始性、真實性、完整性和有效性的依據。

（2）簽署技術。在電子文件上進行簽署的技術主要有兩種：一種是光筆簽名，另一種是數字簽名。

光筆簽名是簽名者使用一種專用的光筆直接在輸入板上簽名，屏幕是顯示出來的“筆跡”。

（3）信息認證。電子文件的使用者，非常關心他所使用的信息在存儲或傳輸過程中是否“完好如初”，是否被人篡改或替換過，信息認證技術可以消除使用者這個疑慮。比較常用的方法是，先把電子文件信息分成一定的長度，利用分組密碼進行信息認證。

（4）身份驗證。為了防止無關人員進入系統，對電子文件用戶進行身份驗證。身份驗證可使用管理員代碼驗證等。最常見的方法是給每個合法用戶一個“通行字”，代表該用戶身份。通行字可由數字、字母或特定的符號組成，只有用戶本人和計算機系統知道。

（5）防火墻。這是一種訪問控制技術，在某個機構的網絡和其它系統網絡之間設置障礙，防止其它系統的網上用戶對該機構信息資源的非法訪問，也可以阻止該機構的機要信息、專利信息從機構的網絡上非法輸出。實現防火墻功能所用的技術，主要有數據包過濾、應用網關和代理服務等。

（6）防寫措施。目前，在許多軟件中可將電子文件設置為“只讀”狀態。在這種狀態下，用戶只能從電子計算機上讀取信息，而不能對其作任何修改。這種不可逆式的存儲載體，可以有效地防止用戶更改電子文件，保持電子文件的原始性、真實性。

（7）做好備份。將電子檔案至少要復制一式三套，一套供查閱利用，一套封存保管作為備用，第三套異地保存，用以防止突發性事件。如火災、地震、洪水、盜竊，甚至戰爭或自然因素的破壞。

3.2 采用通用和統一的文件格式

在保存電子檔案時，確保電子檔案與計算機操作系統及應用軟件的長期兼容，把電子檔案格式保存為通用、統一的格式，使得現在的電子檔案能夠更好地被未來的計算機操作系統和應用軟件所兼容。

3.3 及時更新電子檔案的文件結構

當操作系統更新時，確保電子檔案的長期可讀性，及時更新檔案支持軟件，并在不改變電子檔案完整性、真實性、有效性的前提下，更新電子檔案的文件結構，以適用新的“生存環境”，保證電子檔案的長期可讀。

4 結語

電子檔案是信息時代的產物，是社會發展的必然趨勢和需要。因此，還要不斷研究電子檔案管理和利用中存在的管理和技術上的問題，并加以迅速解決，從而在真正意義上實現安全、高效的科學管理和充分利用電子檔案的目的，使之更好地為社會發展服務。

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