淺談電力企業檔案現代化管理

王榮貴

摘 要：電力企業的檔案管理不僅能真實反映電力工業輸供電企業的發展歷程，而且還涵蓋了大量的科技資源和知識信息，進而能推動電力工業輸供電企業經濟的快速發展。這就要求電力部門以科技創新為理論基礎，抓住機遇，加快建設和完善電力工業輸供電企業的檔案管理工作，使其更好地適應現代社會主義企業管理體制，保證電力工業輸供電企業的快速發展。

關鍵詞：電力企業；現代化；檔案管理；措施

1 電力企業檔案管理工作的主要內容

目前我國的電力企業檔案管理工作中存在不少問題，比如新檔案補充不及時、檔案順序混亂、資料流失等。下文列出了三點電企檔案管理工作的主要內容，列出該內容的主要目的是幫助檔案人員明確工作內容，并有針對性地進行檔案管理工作。

1.1 電力企業資料案卷

我國企業文書立卷的有關規定指出，各個企業必須及時對本企業在某一時期產生的文書資源進行整理，并將其組成規范的案卷。案卷一方面能夠反映企業的成長歷史、真實反映企業的社會面貌，另一方面有利于國家的監督和管理。

1.2 定期歸檔

出于最大程度地實現企業檔案的功能和方便電力企業的各部門工作人員使用檔案資源這兩點目的，電力企業檔案管理部門首先要定期對各部門工作文案進行采集，標上注明。再者對重要內容進行重點管理。最后對檔案進行系統化分類安置，進行一一歸檔。

1.3 對檔案的保護

很多電力企業由于歷史久遠，檔案會隨著時間變化而發生一定的損壞和遺失。針對這一情況，檔案管理人員要利用有效的管理方法對企業檔案進行管理，保證企業檔案的長久性和有效性。

2 對電力檔案安全風險的評估

2.1 在部門內建立專門的評估小組

高度重視電力檔案安全風險的評估工作，為了認真落電力實檔案安全工作的進行，應該進行必要的監督，要在部門之內建立專門的評估小組，小組成員要嚴格挑選，每一個組員的責任意識都需要達到非常高的水平，保證對電力檔案進行安全風險評估工作的時候認真負責，評估小組的所有人員通過分析討論，把評估工作的每一個細節都安排好，每一個人的責任都落實。

2.2 制定合理的評估標準

在評估過程中，想要做到有法可依，就必須要有明確的評估標準，才能保證評估工作科學與合理的進行，在制定評估標準的時候要依據我國法律和行業要求，比如在制定電力行業的檔案保管安全的時候就按照電力管理檔案安全管理原則來進行制定，電力檔案資料的保護和保管，對環境和基礎設備都有嚴格的要求，所以想要構建良好的檔案安全體系，就必須依據我國法律和法規制定合理的措施，以達到保護檔案的目的和要求來進行評估。

2.3 加強對保證評估工作的監督，以確保工作的順利進行

明確評估的目的和方式，按照要求嚴格進行評估，對建設電力檔案館的必備要求進行評估，并且比對現實，以便知曉電力檔案管理中的缺點，對電力檔案安全體系的優化和完善是十分有效的。

3 加強電力企業檔案的現代化管理

如何才能讓檔案管理與時代同步？相信許多的電力企業想知道這個問題的答案。下面我們結合現代化需求，提出四點優化電力企業檔案管理的措施。

3.1 優化檔案管理人員隊伍

其一，電力企業檔案管理工作人員的管理觀念意識在一定程度上影響著企業檔案管理局面，因此要想實現企業檔案的現代化管理，首先要提高檔案管理人員的創新意識。尤其是在人事制度化管理的電力企業現狀下，檔案的管理量日益劇增。檔案管理人員的創新意識能夠在一定程度上改變埋頭苦干的工作方式，取而代之的是敏捷、高效的工作方式。電力企業可以通過會議形式定期對企業檔案管理人員進行新知識傳遞，培養他們的創新意識。或者通過活動的形式宣傳創新思想，提高檔案管理工作人員的工作熱情。通過不時的宣傳和培訓，提高檔案人員的創新意識。

其二，一群高素質的檔案管理人員能夠對企業的檔案進行專業、誠實管理。因此提高檔案管理人員的職業道德素質也是實現檔案現代化管理的重要步驟。電力企業可以在公司內部制定相關獎罰制度，通過獎罰制度提高檔案人員的工作態度和責任意識，訓練他們的樂觀、堅強意志，提高其工作的熱情，增加工作動力，從而提高他們的思想道德品質和職業道德素質。

其三，檔案人員的工作能力也是決定企業檔案管理工作質量的主要因素之一。因此，強化檔案人員的工作技能是優化檔案管理人員隊伍的另一項重要工作。比如時常抽查檔案人員的工作情況，不定期查看檔案設置管理情況。或者進行定期的檔案人員技能培訓，提高企業檔案管理效率和質量。

3.2 運用科技對企業檔案進行信息化管理

其一，檔案的資源網絡體制建設是實現檔案信息化管理的基礎條件。因此電力企業應該使用網絡對各個部門的檔案資源進行分類登錄，并對管理流程進行重組，使得企業資源能夠滿足新科技的要求。比如對于員工業績考核記錄的網絡體制建設，可以在民主、公開的條件下，用網絡編程各個部門以及各個崗位員工的工作任務，同時記錄員工的工作業績情況，這樣不僅能夠讓員工們明確自身職責，還方便企業監督考核員工的工作狀況。

其二，新形勢下的電力企業檔案管理必須以科技理念指導思想，只有這樣才能最大限度開發利用企業檔案資源，使其檔案資源服務于企業的一切生產和發展，促進企業的經濟效益。因此，電力企業應當善于運用科技比如網絡計算機等科技設備，對企業的檔案進行有效長期管理。

3.3 通過合同的形式強化電力企業檔案的現代化管理

在當前這個法制社會體制下，合同是一項重要的、具有強制法律約束的，并且用于保障個人和單位的合法權益的有效形式。同時，合同是當今電力企業行業約束和明確雙方責任和義務的現代化依據和手段。因此電力企業在與其他單位進行工程建設合作或者其他工作合作時，應當結合法律以及企業的經濟利益，簽訂相關的合同，并到相關的權威部門進行蓋章和確立，以保障其項目的相關檔案的統一性、權威性和準確性。同時，電力企業還應通過經濟手段對兩者之間的義務、責任、利益進行明確規定，通過經濟促進合同的有效履行。除此之外，企業還應該與企業內部的合同檔案管理工作人員進行勞動合同權利義務的簽訂，使其在法律的強制約束下，認真、用心、盡職盡責保證合同的安全，從而保障公司整體效益。

3.4 加大投資，切實保護電力企業檔案資源

遵照國家相關檔案保護的規定對企業機密檔案進行保護。首先，電力企業應當加大財力的投入，增加防竊、防寒、防災、防毒蟲等等這些保護設備，避免意外事故造成企業檔案資源的損壞或者流失。其次，針對那些不同載體的重要檔案，企業必須采取加密保護舉措，比如設置專門的安置地點、加防護鎖、身份證驗證、進行檔案備份、法律保護、設置多層密碼等措施進行加強保護。除此之外，電力企業還應當重點落實好檔案中牽連到企業知識產權和企業機密的材料，盡可能保障其檔案的原貌，并且采取科學管理保護方法或者實行電子科技監督技術，以杜絕機密向外泄露的情況發生，保障企業檔案系統的安全。

4 結束語

一方面，一個電力企業只有充分認識到檔案管理的重要性，才能加強企業管理人員的管理，從而提高企業工作效率。另一方面，一個電力企業必須結合時代需求、運用新技術、更新管理理念，才能實現企業檔案的有效管理，促進企業又快又穩發展。

參考文獻

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