淺析檔案規(guī)范化管理工作的幾個(gè)問(wèn)題

李唯

管理的依據(jù)是制度，要管理好檔案必須建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度。為此，四平市鐵西區(qū)平西鄉(xiāng)三資代理服務(wù)中心先后制訂了一系列檔案管理制度及職責(zé)。其中包括《立卷歸檔制度》、《檔案查（借）閱制度》、《檔案保管制度》、《檔案工作保密制度》、《檔案鑒定銷毀制度》以及《檔案人員工作職責(zé)》和《檔案管理人員考核辦法》等，并采取制度上墻等措施，從而不斷規(guī)范和促進(jìn)我處養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的各項(xiàng)管理工作。

1 檔案工作規(guī)范化管理取得新成效

近年來(lái)，我中心認(rèn)真貫徹落實(shí)《檔案法》和《吉林省檔案工作規(guī)范化管理辦法（試行）》等政策法規(guī)，增強(qiáng)全中心干部職工的檔案管理意識(shí)，加大硬件設(shè)施投入，不斷完善規(guī)章制度，規(guī)范檔案管理，檔案工作規(guī)范化、法制化、信息化管理不斷深入推進(jìn)，為機(jī)關(guān)事務(wù)管理工作提供了有效的資料信息保障服務(wù)。主要有以下幾個(gè)特點(diǎn)。

一是健全管理體系。我中心始終高度重視檔案管理工作，建立健全了主管、分管、具體負(fù)責(zé)人員的檔案工作管理體系。檔案工作作為中心辦公室的一項(xiàng)重要工作內(nèi)容，列入績(jī)效考核工作目標(biāo)。各處（室）、部門各單位均建立了專兼職檔案人員負(fù)責(zé)檔案的收集整理工作制度。

二是注重教育培訓(xùn)。積極開(kāi)展對(duì)有關(guān)檔案管理知識(shí)和制度的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，把《檔案法》和吉林省的《實(shí)施辦法》等列入培訓(xùn)的重要內(nèi)容，認(rèn)真組織學(xué)習(xí)《檔案工作文件選編》上的新規(guī)范、新制度。分管中心主任在有關(guān)會(huì)議上帶頭宣傳檔案法，中心辦公室牽頭多次舉辦培訓(xùn)班，對(duì)下級(jí)單位專、兼職檔案人員進(jìn)行培訓(xùn)，不斷增強(qiáng)干部職工的檔案管理意識(shí)。

三是抓好設(shè)施建設(shè)。在行政經(jīng)費(fèi)十分緊張的情況下，我服務(wù)中心擠出資金，按照有關(guān)要求新建了檔案人員辦公室、查閱室和能容納20年檔案資料的檔案專用庫(kù)房等現(xiàn)代管理設(shè)施和整理檔案所需用具，夯實(shí)了檔案管理工作基礎(chǔ)條件。

四是著力制度完善。進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理制度化建設(shè)，重新制發(fā)了《局電子文件歸檔與管理暫行辦法》和《服務(wù)中心公文處理實(shí)施辦法》，完善了文書檔案保管期限表和檔案歸檔、整理、保管、統(tǒng)計(jì)等制度。堅(jiān)持大事記編撰制度，各處室于每年的7月和次年的1月向服務(wù)中心辦公室交大事記記錄本，局辦公室負(fù)責(zé)整理編輯。

五是堅(jiān)持規(guī)范歸檔。完成了近年來(lái)檔案的歸檔整理工作，共立卷574件（卷），文書檔案1289件，其它資料860條，重要事跡檔案3本，照片檔案25張，光盤10張，實(shí)物檔案25件。

六是突出開(kāi)發(fā)利用。建立了檔案資源開(kāi)發(fā)利用機(jī)制，加強(qiáng)檔案利用服務(wù)工作，嚴(yán)格檔案借用（閱）管理，堅(jiān)持檔案借閱和利用效果登記。2012年，提供文件借閱220余件次，復(fù)印文件資料400余份，提供利用檔案138卷/件次；2013年10月以來(lái)，提供文件借閱200件次，復(fù)印文件資料400余份，提供利用檔案150卷/件次。同時(shí)，進(jìn)一步規(guī)范榮譽(yù)室建設(shè)，對(duì)中心榮譽(yù)室相關(guān)展板進(jìn)行了更新，完善和充實(shí)了部分實(shí)物檔案資料。

2 嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)制度，使檔案管理工作逐步實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、制度化

1、健全規(guī)章制度，規(guī)范檔案管理工作。根據(jù)檔案目標(biāo)管理要求，及時(shí)將處理完畢的具有再利用價(jià)值的文件材料，依據(jù)內(nèi)容，分門別類進(jìn)行整理；訴訟案卷審結(jié)即移交檔案室，嚴(yán)格辦理移交手續(xù)，編制歸檔目錄，做到歸檔及時(shí)、歸檔文件材料齊全、完整、規(guī)范，提高歸檔率、完整率；嚴(yán)格借閱訴訟檔案的管理，本院各部門需借閱、查閱檔案的，填寫借閱、查閱案卷函，經(jīng)主管院長(zhǎng)簽字批準(zhǔn)后方可到檔案室借調(diào)。照章辦事，嚴(yán)格日常檢查，嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)。檔案管理人員按照檔案管理規(guī)定，做好檔案的接收、檢查、歸檔工作，嚴(yán)格把關(guān)，防止不合格檔案進(jìn)人檔案庫(kù)房；定期檢查本院各類檔案材料，對(duì)歸檔卷宗質(zhì)量實(shí)施監(jiān)督，存在問(wèn)題的提出處理方案和意見(jiàn)。加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。注重信息保密制度教育，不斷提高檔案工作人員的責(zé)任意識(shí)、保密意識(shí)和業(yè)務(wù)水平，扎實(shí)做好檔案管理工作。

2、加強(qiáng)基礎(chǔ)保障，促工作提質(zhì)升位。選配政治素質(zhì)好、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、有一定檔案管理專業(yè)知識(shí)及工作經(jīng)驗(yàn)的干部從事干部人事檔案管理工作。利用各級(jí)教育培訓(xùn)資源，加強(qiáng)檔案管理知識(shí)培訓(xùn)學(xué)習(xí)，努力做到學(xué)用結(jié)合，不斷提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和水平。按照干部人事檔案管理的相關(guān)規(guī)定，做到檔案室、閱檔室分開(kāi)，配齊配全檔案室計(jì)算機(jī)、密集架等輔助設(shè)備及“六防”設(shè)施，為人事檔案工作提供了健全的基礎(chǔ)性保障。

3、健全管理制度，促工作嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范。認(rèn)真落實(shí)《中心檔案整理細(xì)則》，建立健全的中心檔案收集、整理、查（借）閱、轉(zhuǎn)遞、保密、保管等制度，做到室內(nèi)有制度、管理有簿冊(cè)、查閱有記載、轉(zhuǎn)遞有回執(zhí)、管理有專人。做好檔案材料的審核把關(guān)，對(duì)檔案材料中的欠、缺、誤、漏等進(jìn)行登記造冊(cè)并及時(shí)解決。同時(shí)，認(rèn)真執(zhí)行干部人事檔案材料收集歸檔“五個(gè)不準(zhǔn)”規(guī)定，嚴(yán)防檔案丟失、涂改造假、失密泄密，切實(shí)維護(hù)檔案制度的嚴(yán)肅性。

4、做好信息分類，促工作效率提升。圍繞收集、鑒別、分類、整理、裝訂等關(guān)鍵環(huán)節(jié)，重點(diǎn)實(shí)現(xiàn)“三齡兩歷”、年度考核表、工資審批表、入黨材料等普遍性材料的真實(shí)性和完整性；做好干部違紀(jì)處分、表彰獎(jiǎng)勵(lì)等特殊性材料的收集。同時(shí)，每一份信息材料統(tǒng)一編號(hào)、貼分類標(biāo)簽，并堅(jiān)持做到該歸檔的堅(jiān)決歸檔，不該歸檔的予以剔除，確保整理入庫(kù)的干部檔案全面翔實(shí)、編排有序、使用方便。 實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)管理，促工作全程跟進(jìn)。

隨著社會(huì)的不斷的科學(xué)發(fā)展，各部門工作人員自我加強(qiáng)檔案管理意識(shí)，自我提升檔案管理水平。把檔案管理工作作為提高中心工作效率和工作質(zhì)量的一項(xiàng)重要內(nèi)容來(lái)抓，做到與其它工作同布置、同部署。在檔案整理過(guò)程中，嚴(yán)格按照有關(guān)要求，對(duì)各類檔案進(jìn)行科學(xué)分類，實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化，極大地為服務(wù)中心檔案管理的科學(xué)有效性提供了基礎(chǔ)性保障。