談人事檔案的信息化建設(shè)

周佃祿

摘 要：人事檔案是人事工作的基礎(chǔ)，隨著辦公自動化的發(fā)展，人事檔案的信息化建設(shè)勢在必行。

關(guān)鍵詞：人事檔案；信息化

隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的飛速發(fā)展，信息高速公路進(jìn)一步拓展，數(shù)字化、信息化已廣泛滲透到人們生活的各個領(lǐng)域。辦公自動化和電子文件光盤存儲、歸檔的普及，越來越多的社會活動和科技活動的記錄將產(chǎn)生于電子工作環(huán)境，人們進(jìn)行交流的手段也從紙質(zhì)檔案走向電子檔案。大力推進(jìn)信息化建設(shè)，以信息化帶動工業(yè)化，實(shí)現(xiàn)社會生產(chǎn)力的跨越式發(fā)展，實(shí)行“科教興檔”戰(zhàn)略，盡快實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化，是擺在我們?nèi)耸鹿ぷ髡呙媲暗囊粋€緊迫而重大的課題。

人事檔案的信息化是指國家和上級人事檔案管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在人事檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對人事檔案的信息資源進(jìn)行處置、管理和提供利用服務(wù)。從而實(shí)現(xiàn)人事檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化；實(shí)現(xiàn)人事檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化；實(shí)現(xiàn)人事檔案信息高度共享；實(shí)現(xiàn)人事檔案管理模式的變革。

1 人事檔案信息化建設(shè)的緊迫性

1.1 人事檔案信息化建設(shè)是時代發(fā)展的需要，是人事工作的主流

中國是一個歷史悠久的文明古國，檔案事業(yè)的發(fā)展源遠(yuǎn)流長。檔案是人類活動的真實(shí)記錄，是人們認(rèn)識和把握客觀規(guī)律的重要依據(jù)。借助檔案，我們能夠更好地了解過去、把握現(xiàn)在、預(yù)見未來。檔案管理是一項(xiàng)記錄歷史、傳承文明、服務(wù)社會、造福人民的重要工作。檔案事業(yè)是黨和國家事業(yè)發(fā)展一個不可缺少的方面，是一項(xiàng)崇高的事業(yè)。

社會信息化水平在一定程度上已成為衡量一個國家或一個地區(qū)現(xiàn)代化程度的重要標(biāo)志，檔案信息化建設(shè)是國家信息化建設(shè)的一個重要組成部分。加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)， 是檔案事業(yè)適應(yīng)時代和社會發(fā)展、加速檔案管理現(xiàn)代化的必然要求。為適應(yīng)國家信息化建設(shè)的需求，國家檔案局頒布了《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》，這是全國檔案事業(yè)發(fā)展的一個專項(xiàng)規(guī)劃，是為適應(yīng)國家信息化建設(shè)和檔案事業(yè)發(fā)展要求，實(shí)施信息化帶動策略，以檔案信息化帶動檔案事業(yè)各項(xiàng)工作開展的一項(xiàng)具體舉措。

1.2 人事檔案信息化是人事管理改革的方向，勢在必行

人事檔案是重要的人事信息資源。開發(fā)利用人事檔案信息資源，為人事工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)是人事檔案工作的出發(fā)點(diǎn)和立足點(diǎn)，也是檢驗(yàn)和衡量人事檔案管理好壞的基本尺度。實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理，是信息時代發(fā)展的必然要求，是電子政務(wù)發(fā)展的必然趨勢。傳統(tǒng)的人事檔案管理方式已不適應(yīng)新形勢的需要和信息技術(shù)發(fā)展的時代特征，人事檔案信息化是一項(xiàng)時不我待的重要任務(wù)。

第一，傳統(tǒng)模式管理人事檔案存在弊端：一是無法解決繁瑣的手工勞動和低效率的矛盾；二是傳統(tǒng)的服務(wù)方式已無法解決需求信息面大，提供數(shù)據(jù)快捷、準(zhǔn)確、系統(tǒng)等諸多方面的要求；三是很大程度上受限于難以形成綜合性的信息資料；四是傳統(tǒng)管理模式使管理者以常規(guī)心態(tài)、常規(guī)思路分析問題，拘泥于用老辦法解決新問題，管理工作將會始終打不開局面，只能導(dǎo)致事業(yè)的停滯不前。

第二，人事檔案是重要信息資源，是各級組織選人用人的重要依據(jù)，是開發(fā)人才的有效信息，是解決各種疑難問題的重要依據(jù)，是研究歷史的珍貴史料。建立人事信息庫，將大量信息通過計(jì)算機(jī)儲存、統(tǒng)計(jì)、匯總，輸出，全面、準(zhǔn)確、及時地開發(fā)和利用人事檔案信息，必將推進(jìn)整個人事工作的大變革，是歷史發(fā)展的必然。

第三，人事檔案信息化建設(shè)是人事檔案改革創(chuàng)新的突破口，也是信息工作發(fā)揮技術(shù)與資源整合的突破口。實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化，可為人事管理現(xiàn)代化奠定基礎(chǔ)。

2 人事檔案信息化的作用

2.1 提高工作效率

傳統(tǒng)的人事檔案管理側(cè)重于檔案實(shí)體管理，管理人員手工收集、整編、管理、提供單位利用，工作量大，效率很低。如傳統(tǒng)的檢索方式是檔案管理人員從一本一本的目錄中，找出所需的檔案目錄來，然后根據(jù)上面的記錄到庫房中查找，費(fèi)時、費(fèi)力。而檔案管理信息化后，檔案管理更多的是體現(xiàn)在自動化、實(shí)時化、網(wǎng)絡(luò)化。數(shù)據(jù)只需一次錄入就可以多次反復(fù)利用，在檔案管理內(nèi)部進(jìn)行數(shù)據(jù)共享。建立了人事檔案信息數(shù)據(jù)庫后，檔案的檢索與查詢通過網(wǎng)絡(luò)就可實(shí)現(xiàn)即時查詢。相關(guān)部門若需要某些人事信息，可根據(jù)一定的權(quán)限，無論在何時何地都可進(jìn)入系統(tǒng)進(jìn)行查詢，從而大大提高了工作效率和人事檔案的利用率。

2.2 推進(jìn)人才培養(yǎng)

人事檔案信息化后，一方面需要檔案人員不斷汲取新知識， 另一方面將檔案管理人員從煩瑣的手工勞動中解脫出來，節(jié)約大量的工作時間，從而有充足的時間鉆研業(yè)務(wù)，開拓創(chuàng)新，通過學(xué)習(xí)檔案法律法規(guī)、學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)操作程序、軟件運(yùn)行及文件的管理程序，提高了自身的綜合素質(zhì)和檔案管理水平，成為既懂軟件設(shè)計(jì)，又懂檔案管理，還會實(shí)際操作的復(fù)合型人才。

2.3 提供預(yù)測服務(wù)

計(jì)算機(jī)能夠按所給條件分類檢索、統(tǒng)計(jì)，迅速得到干部職工隊(duì)伍結(jié)構(gòu)分析的有關(guān)數(shù)據(jù)，隨時為人事管理工作提供極有價值的參考依據(jù)。充分發(fā)揮信息優(yōu)勢，可對隊(duì)伍現(xiàn)狀進(jìn)行了分類檢索和詳實(shí)、準(zhǔn)確的統(tǒng)計(jì)分析，形成以年齡、參加工作時間、任職時間為主要內(nèi)容的多種數(shù)字表格和各類分析材料。為機(jī)構(gòu)改革和人事調(diào)整提供重要依據(jù)，增強(qiáng)了工作的預(yù)見性。

2.4 保護(hù)檔案載體

人事檔案紙制載體是最原始的證據(jù)材料，它的客觀性是不可置疑的。因此，人事檔案紙制載體的保護(hù)顯得非常重要。而人事檔案利用率非常高，工作中經(jīng)常要查詢有關(guān)人員的信息，有人事爭議的翻閱次數(shù)更多。再加上反復(fù)拆裝，薄薄的紙片不堪重負(fù)。信息化后，人員的信息都可以從數(shù)據(jù)庫中求得，減少了工作人員與原始材料的接觸，有利于人事檔案紙制載體的保護(hù)。

與紙質(zhì)檔案相比較，電子檔案在數(shù)據(jù)庫中是以虛擬形式存在的，經(jīng)過對電子檔案的科學(xué)整理、構(gòu)成有序的虛擬狀態(tài)，通過檢索，可以方便、快捷、高效的開展人事管理工作。

3 衛(wèi)生系統(tǒng)組織人事管理系統(tǒng)的應(yīng)用

3.1 原始數(shù)據(jù)的收集

所謂的原始數(shù)據(jù)，是指未經(jīng)加工的第一手資料，可以是電子的，也可以是紙質(zhì)的；可以是印刷的，也可以是手寫的。作為電子檔案使用的原始數(shù)據(jù)，其特點(diǎn)在于未經(jīng)加工，直接記錄或者是直接從設(shè)備輸出的數(shù)據(jù)，或者來自于外部的印刷品等。組織人事管理系統(tǒng)涵蓋的信息量大，每個人需建立33個信息集、445個信息項(xiàng)。因此，前期的數(shù)據(jù)收集非常繁雜、非常艱苦，這要求相關(guān)人員本著認(rèn)真、負(fù)責(zé)的態(tài)度，任勞任怨地去搜集每一個信息。

3.2 制作或轉(zhuǎn)換

所謂制作，是針對非電子化的文件來講，比如印刷資料，手寫原始記錄等。要將這些文件資料進(jìn)行電子化，需要通過輸入設(shè)備將其轉(zhuǎn)化為電子文件，如通過數(shù)碼相機(jī)拍照、人工輸入等等方式電子化。電子文件的轉(zhuǎn)換，是指已經(jīng)經(jīng)過第一步電子輸入設(shè)備制作的電子文件，按電子檔案管理要求， 通過一系列的方法和手段，將這些原始的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)成符合要求的檔案文件。如該系統(tǒng)要求上傳照片的大小在100k以下，而我們手頭的電子照片一般都在幾兆甚至幾十兆，這就需要用相關(guān)的應(yīng)用軟件把所需照片逐一處理或者批量處理，然后再上傳。

3.3 整理

電子檔案的整理是指按照一定的原則和方法，將收集積累的電子文件分門別類進(jìn)行整理，為歸檔做好準(zhǔn)備。電子文件整理包括兩個層次：一是對分類、排序。即將零散的、雜亂的電子文件通過分類、標(biāo)引、組合， 根據(jù)組織人事系統(tǒng)自身的特點(diǎn)，分別按每個信息集的要求分類整理，使電子文件存儲格式處于一種有序狀態(tài)。二是建立數(shù)據(jù)庫。即對每個人的電子檔案以基本信息集等集合的方式進(jìn)行分類，并對每位職工給予相應(yīng)的編號，再按照分類編號方案的規(guī)定對電子文件進(jìn)行劃分，從而使全部電子文件成為一個有機(jī)的整體。

3.4 查詢和調(diào)用

1. 查詢

組織人事管理系統(tǒng)查詢模塊綜合了機(jī)構(gòu)查詢和人員查詢。通過查詢可以根據(jù)需要快速地尋找那些具有特定值的記錄以及目標(biāo)記錄所在的位置。

CMIS系統(tǒng)的查詢功能完善，共分為簡單查詢、組合條件查詢、高級查詢、固定查詢等四大版塊，具有很強(qiáng)的實(shí)用性，操作方便。

簡單查詢操作最為簡單，檔案管理人員可以根據(jù)需要選擇輸入人員編號、姓名、姓名拼音縮寫和人事關(guān)系所在單位內(nèi)容進(jìn)行查詢，查詢條件可以輸入全部、部分或不輸入，選擇“查詢”進(jìn)行模糊匹配查詢，然后可以根據(jù)需要做相應(yīng)的操作。組合條件查詢可根據(jù)不同的業(yè)務(wù)需要，對單位（部門）基本信息記錄設(shè)置不同的查詢條件，組合在一起進(jìn)行查詢，根據(jù)實(shí)際需要進(jìn)行相應(yīng)的操作。高級查詢主要是為了方便領(lǐng)導(dǎo)同志對系統(tǒng)管理人員概貌的了解，完成各種組合方式的固定查詢，此處的查詢條目可由組合條件查詢保存生成，查看人員信息包括《簡歷》輸出功能的全部內(nèi)容。固定查詢是指組合條件查詢設(shè)置的查詢條件可以保存，保存后的查詢條件成為固定查詢。

2. 調(diào)用

調(diào)用是指對人事電子檔案的利用，包括對查詢結(jié)果的調(diào)用和系統(tǒng)的直接輸出。查詢結(jié)果可以輸出到Excel、DBF或者直接打印；系統(tǒng)直接輸出是指該系統(tǒng)具有“系統(tǒng)輸出”子功能，可以實(shí)現(xiàn)人員名冊輸出和統(tǒng)計(jì)，在固定名冊部分，本系統(tǒng)提供標(biāo)準(zhǔn)花名冊、簡易花名冊、靈活花名冊三種名冊供用戶根據(jù)需求選擇使用。

科技日新月異，人事檔案的信息化已成為社會發(fā)展的必然趨勢。然而，人事檔案的信息化也是一項(xiàng)龐大而復(fù)雜的系統(tǒng)工程。不僅要有一支高素質(zhì)的人事檔案工作者隊(duì)伍，還需要各級領(lǐng)導(dǎo)的高度重視、廣大干部職工的鼎力支持及相關(guān)部門的密切配合。相信經(jīng)過我們地不斷創(chuàng)新、改革和完善，人事檔案信息化建設(shè)一定會與時俱進(jìn)，順應(yīng)時代發(fā)展，更好地為人事工作及社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)。