多媒體及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在機(jī)關(guān)檔案管理中的作用

梁鵬

機(jī)關(guān)檔案管理工作是一項(xiàng)最基礎(chǔ)的工作，利用現(xiàn)代化的手段科學(xué)有效的管理機(jī)關(guān)檔案，對于構(gòu)建和諧社會具有建設(shè)性的意義。為了適應(yīng)機(jī)關(guān)單位發(fā)展的需要，必須在最短的時(shí)間內(nèi)掌握和應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的相關(guān)知識，并且將計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用到機(jī)關(guān)檔案的管理工作中，可以極大的提升機(jī)關(guān)檔案管理工作的效率。

1 計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理中的作用

1.1 擴(kuò)展資源開發(fā)的范圍

傳統(tǒng)的機(jī)關(guān)檔案管理受限于信息傳遞技術(shù)的影響，并且機(jī)關(guān)檔案管理單位的資源開發(fā)對象主要是已經(jīng)存在的資源和相對很小范圍的資源。在機(jī)關(guān)檔案管理工作中引入計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理技術(shù)，可以徹底的擺脫檔案管理的空間限制和時(shí)間限制，使得機(jī)關(guān)單位的檔案管理工作可以隨時(shí)隨時(shí)進(jìn)行。

1.2 系統(tǒng)化管理

信息化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不但具有增加數(shù)據(jù)儲存的能力和安全可靠的性能，還可以使得檔案管理比傳統(tǒng)方式更加系統(tǒng)和快捷。一套非常完備的信息化檔案管理系統(tǒng)包括：機(jī)關(guān)檔案所有的數(shù)據(jù)信息、管理的內(nèi)容和檔案資源的全覆蓋等非常突出的管理特點(diǎn)，而且在必要的時(shí)刻還可以和相關(guān)單位高度結(jié)合，確保了檔案數(shù)據(jù)的時(shí)效性和統(tǒng)一性。

1.3 精細(xì)化管理

在檔案資源管理的工作中引入信息化管理技術(shù)，可以很好的滿足機(jī)關(guān)單位對于檔案精細(xì)化管理的要求和目的，利用信息化管理技術(shù)，可以在最短的時(shí)間內(nèi)把每一種檔案資源進(jìn)行分類和整理，最終以一種數(shù)據(jù)的形式儲存在信息系統(tǒng)中，而且可以隨時(shí)隨地對其進(jìn)行查閱。

2 信息化管理出現(xiàn)的問題

2.1 真實(shí)性無法保證

電子文件和電子檔案很容易在信息系統(tǒng)中被別有用心的人修改，并且不會出現(xiàn)任何的修改痕跡。所以說在電子檔案形成的時(shí)候，工作者沒有辦法留下一些特殊的痕跡。而且單位相關(guān)的負(fù)責(zé)人員更是沒有辦法在電子文件的材料磁盤上面簽字確認(rèn)，所以很大程度上影響了電子檔案的真實(shí)性和可靠性。如果說有人對電子檔案中部分資料進(jìn)行了修改，工作人員和負(fù)責(zé)人也無從知曉。

2.2 保密工作漏洞百出

利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)可以在任何一個(gè)終端機(jī)器上面搜索到任何一個(gè)存貯信息的電子文件，而且一個(gè)電子檔案可以同時(shí)發(fā)送給多個(gè)計(jì)算機(jī)終端。這個(gè)問題對于機(jī)關(guān)單位的電子檔案保密工作帶來了非常大的威脅。

2.3 長久保存有遺漏

因?yàn)樾畔⒒k公的深入，很多事業(yè)單位基本上都實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)辦公，所有的政策信息和會議情況都會以電子文件的形式存貯在網(wǎng)絡(luò)中，操作人員只要通過簡單的按鍵操作，就可以得到自己需要的信息。這種辦公模式確實(shí)簡化了檔案的規(guī)整程序和使用效率，但是如果出現(xiàn)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)終端被黑客攻擊的情況，那么電子文件和電子檔案就會在瞬間全部消失或者是被復(fù)制，造成的損失是沒有辦法用經(jīng)濟(jì)衡量的。

3 實(shí)現(xiàn)信息化管理檔案的具體步驟

3.1 對機(jī)關(guān)單位檔案實(shí)行電子文件管理模式

文件材料的整合和分類，要去檔案工作者必須完全掌握現(xiàn)行的文件管理工作的相關(guān)內(nèi)容和技術(shù)，對大量電子文件的設(shè)置、接收和存儲等相關(guān)工作進(jìn)行全方位的引導(dǎo)，在完全保證原有文件信息的基礎(chǔ)上，對文件信息按照新的要求進(jìn)行整合和劃分。也就是說，通過信息化技術(shù)的處理，將已經(jīng)分類好的電子文件格式都轉(zhuǎn)換成“只讀性”電子文件，意思就是可以隨意的閱讀，但是沒有任何的權(quán)利對其進(jìn)行更改的權(quán)限性文件，通過這樣的方式保護(hù)和識別電子文件的初始結(jié)構(gòu)，由此保證電子文件的安全可靠性能，而且在信息化系統(tǒng)中可以發(fā)揮和紙質(zhì)資料同樣的社會效果。

3.2 電子檔案的保存

在保存的時(shí)候我們通常要求利用化學(xué)磁性材料作為文件的載體，從理論方面來說可以長期固定的保存而不丟失，因?yàn)樵谛畔⒒到y(tǒng)中讀取信息是不會出現(xiàn)紙質(zhì)資料一樣的磨損情況，文件讀取是沒有任何接觸的。電子文件在介質(zhì)層上面的信息會被密封保護(hù)在塑料保護(hù)層內(nèi)部，不用擔(dān)心會受到外界磁性的干擾，也不會受到空氣中的灰塵和有害氣體的侵蝕。但是因?yàn)殡娮游募鎯Φ臅r(shí)間非常短，相應(yīng)的就會缺乏實(shí)際效果的驗(yàn)證，所以在進(jìn)行電子文件初始數(shù)據(jù)保存的時(shí)候，應(yīng)該對這個(gè)問題進(jìn)行深入的探討和分析。鑒于當(dāng)前的機(jī)關(guān)單位檔案管理工作的效果來看，對于需要長期保存的電子文件數(shù)據(jù)，必須定時(shí)定期進(jìn)行數(shù)據(jù)的復(fù)制和重新保存，避免信息出現(xiàn)丟失的可能。

3.3 檔案工作人員的知識結(jié)構(gòu)變化

因?yàn)樾畔⒒夹g(shù)的應(yīng)用，使得部分一些利用傳統(tǒng)技術(shù)管理檔案的工作更新自己的技能知識，學(xué)習(xí)新型的信息化管理知識，引進(jìn)和適應(yīng)信息化技術(shù)的技能和要領(lǐng)，使得檔案管理工作人員具備很寬廣知識面，這樣做的目的就是讓檔案管理人員可以滿足信息技術(shù)發(fā)展的需要。

3.4 完善電子檔案相關(guān)的法律規(guī)定

在電子檔案的處理、保存、分類和丟失等每個(gè)工作話捏，信息都會出現(xiàn)部分丟失或者是更改的可能性，就算是機(jī)關(guān)單位中擁有最為先進(jìn)的信息化管理技術(shù)，但是我們沒有絕度的把握保證電子不會出現(xiàn)意外情況而丟失。所以在這個(gè)方面，我們需要建立一個(gè)與其相關(guān)的法律制度，制度的頒布和實(shí)施對于保護(hù)電子檔案的真實(shí)性和初始性具有非常大的作用。通過法律的規(guī)定，工作人員和其他人員就可以做到有法可依，工作人員就可以自覺的遵守相關(guān)法律。