數字化信息檔案的工作

張淑云

摘 要：在現代信息技術條件下檔案工作具有較大的發展空間及機遇。

關鍵詞：數字化；信息檔案；工作

首先，隨著現代信息技術的發展，各行各業都處于電子化信息社會的環境中，作為信息系統的檔案部門也必然向信息化、電子化、數字化、網絡化邁進，檔案載體呈現多樣化，光盤檔案、磁介質檔案等廣泛使用，過去傳統的紙質檔案將向電子、數字、虛擬檔案方向發展。隨著現代信息技術的發展，經濟發展的步伐也在加快。經濟的發展，技術的進步，檔案門類將更加繁朵多樣，數量也大大增加，檔案工作滲透到經濟建設的各個領域，迫切需要利用先進的技術手段，提高各類檔案信息管理工作的質量與效率，積極開發檔案信息資源，更好地為經濟建設服務。

1 傳統檔案與數字檔案的比較

幾千年來，紙張一直是信息保存與傳遞的主要載體與媒介。傳統的檔案保存主要是紙介質檔案。紙介質檔案直接提供利用，隨著社會的進步、科技的發展，在各個領域所形成的文件數量激增，檔案信息總量也以驚人的速度增長，出現了檔案庫房擁擠，”庫滿為患”的嚴重局面。

現代信息技術的迅猛發展與廣泛應用，使電子文件不期而至地猝然降臨到了檔案工作者面前。”電子文件的產生，決不僅意味著一種新型載體檔案的誕生，而且也標志著人類記錄信息、傳達信息、留存信息的方式發生了革命。這場革命是紙張產生以來，是近現代檔案學理論誕生以來，文書、檔案工作領域最劇烈的一次變革，它直接影響著檔案工作的運作方式、基本理論及至思維觀念”。

2 地質檔案中電子數字化檔案的應用

地質工作中獲取的每套地質檔案都是消毫大量的人力、物力、財力和地質工作者的心血，來之不意。并且每一套檔案中包括：”文字檔案、表格檔案、各類圖形檔案、照片檔案等，量非常大，而且經常查閱。一是出現了檔案庫房擁擠，”庫滿為患”的嚴重局面；二是長期查閱檔案磨損嚴重，并且一但丟損無法補救。為了避免一但丟損無法補救，館藏檔案一班都在二、三套以上，大大增加了館藏量的壓力和資源的浪費。

隨著科學技術的發展，多媒體、超媒體、計算機技術及網洛技術的日益成熟，另外，伴隨著電子文件的大量了出現，檔案也由比較單一的紙質載體向計算機可識別的電磁介質方向轉化。電子數字化檔案主要存儲光盤、硬盤和軟盤上，這些檔案信息載體，有僅集數字、文字、圖像和影像于一體，而且有著驚人的存儲能力。

檔案要以紙電兩種形式存儲，可以互補各自的不足，紙質檔案一班情況下不翻閱可以避免丟損；電子檔案中可以以多種形式存儲，其中必須有一種是不可編輯和修改的形式存儲，這樣在查閱時就可避免編輯、刪除、修改，表1。

我們在日常的檔案應用中，查閱的是不能編輯、刪除、修改的存檔的電子檔案。通過計算機或內部網絡查閱，

3 檔案信息電子化的益處

所謂檔案信息電子化，就是以館室藏檔案資料紙質或機讀形式的為主要物質對象，用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。其益處有：

（1）可充分利用和發揮現有微機的潛能，提高利用率。目前，大多數基層檔案館室對計算機的應用單一，開發功能簡單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財力和時間的極大浪費，使現代化設備不能盡其用。

（2）縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。手工信息加工工作模式是：選題—選材—編輯—出版，這條“慢工出細活”的工作方式，即從文件資料形成到開發“二次文獻信息”時間長，造成信息失效，嚴重影響了檔案信息的應用價值。檔案信息電子化，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻。

（3）檔案信息電子化，可一次投入，多次產出，可改變信息加工工作受經費限制的局面。手工編研信息成果出版需要較多的經費，但目前乃至今后一個相當長的時期內，企望國家給檔案部門撥較多的經費進行信息編輯是不現實的，依靠自身解決也不是件容易的事，解決不好，檔案工作者的辛勤勞動成果只能“待字閨中”。

（4）檔案信息電子化，信息成果可多份拷貝，將拷貝成果送到領導及各個部門，就擴大了社會影響，拓寬了服務范圍，檔案部門的地位自然也就得到了提高。

（5）檔案信息電子化，可使檔案信息順利地與最新技術接軌。雖然“信息高速公路”在我國尚在起步階段，但檔案事業要注意這方面發展動向，超前拿出對策，使檔案工作適應這一客觀形勢的變化和要求，使現在的勞動電子化，為將來“信息高速公路”中有一束檔案信息打下基礎。

4 數字檔案館藏獲取方式

數字檔案館藏獲取包括館藏檔案的數字化與電子檔案的進館。其信息資源非常豐富，主要可分為兩類，即現實資源與虛擬資源。”所謂現實資源是指置放于本館的數字化檔案；虛擬資源是指置放于異地的，只有通過計算機網絡才能能獲取的數字化檔案。”