淺談人事檔案管理存在的問題及對策思考

李榕

摘 要：人事檔案在人事管理活動中發揮著十分重要的作用，我國當前的人事檔案管理存在著法制化水平不高、技術手段落后、社會效益低下等問題，迫切需要加強政策和制度創新、技術手段創新、加強人事檔案管理隊伍建設和做好檔案信息的開發利用，以促進我國人事檔案管理事業健康

發展。

關鍵詞：人事檔案；管理；創新

人事檔案是國家機構、社會組織在人事管理活動中形成的反映建檔對象經歷、德才水平和工作表現的材料，在人事管理活動中，發揮著不可或缺的重要作用。當前，我國人事檔案管理中還存在一些亟待解決的問題，本文試圖通過對存在的問題進行剖析，并提出改進建議。

1 當前我國人事檔案管理中存在的主要問題

1.1 檔案管理的法制化水平有待提高

我國有關檔案的法律法規對檔案管理機構依法履行檔案管理職責和公民依法享有的權利做了明確的規定，但在實際工作中，有法不依、選擇性適用法律的情況層出不窮。一方面，檔案法對檔案管理的各個環節都有嚴格規定，但執行中往往打了折扣。這方面比較典型的案例如前石家莊團市委書記王亞麗，一系列制度形同虛設，個人輕易地篡改檔案騙官，以至于“除了性別以外全都是假的”。 監管機制失范，在人事檔案管理上，不少單位的組織、人事部門擁有話語霸權，且權力運行基本處于監管盲區，他們在人事檔案管理上的失誤，有時可以改寫一個人的命運，甚至對個人造成災難性后果。

1.2 檔案管理的技術手段和內容比較滯后

當前，大多數單位都正在逐步用電子檔案取代紙質檔案，并通過網絡，實現人事檔案資源社會共享，這是信息時代人事檔案管理的一場革命，但這種替代的覆蓋面明顯不夠，檔案管理手段和方法仍顯得比較陳舊、落后。另外，從內容上看，檔案內容有待調整充實。一是記載內容陳舊，難以客觀地跟蹤反映建檔人的即時才能和業績狀況，可借鑒性不強，二是與市場經濟息息相關的資訊太少。

1.3 檔案管理的社會效益較低

一是“死檔”、“棄檔”現象比較普遍，棄檔一族”的大量存在，對檔案管理資源是一種巨大的浪費，使檔案的平均社會效益降低。二是由于人才交流中的地方和部門保護主義的存在，使得一些部門在吸納人才時不注重對檔案的參閱，使得人事檔案成了擺設，無法發揮應有的效益。

2 關于人事檔案管理工作的幾點建議

2.1 加強政策和制度創新，促進人事檔案管理工作與時俱時

1.加快人事檔案管理社會化改革步伐。本著資源整合、優勢互補、并行發展的指導思想，積極探索公共服務與市場化服務逐步分離，解決目前工作中存在的多頭管理、標準不統一、制度不健全、服務不規范的問題。實現人員和業務的整合，打造專業化的人事檔案管理團隊，探索人事檔案分類管理的新模式。針對每一類人事檔案確定的辦理事項，重新梳理并優化辦事流程。對屬于公共服務范疇的檔案管理，費用列入財政預算，對屬于市場化服務的項目，根據市場需求另行協商確定。

2.實現檔案材料收集、歸檔和鑒別的規范化。對收集到的檔案材料，從手續是否完備，表述是否準確、精煉，觀點是否明確等方面進行認真細致的鑒別，對于不符合要求的及時退回，限期糾正再歸檔，對于不屬歸檔范圍的材料，及時退給有關單位，做到不散失、不積壓。

3.分類管理。國家公務員的檔案由組織人事部門按管理權限建立并管理；其余人員的檔案，則打破身份、學歷、職稱、行業、地域等各種限制，可由政府人事部門所屬人才交流機構或有人事檔案管理資質的社會機構管理。增強建檔當事人的存檔選擇權，并規范社會檔案服務機構的服務行為，切實保障當人事的權益。

2.2 加強技術創新，提高人事檔案管理專業化水平

檔案管理的專業化同檔案管理的社會化是緊密聯系、互相促進的。當前人事檔案管理中“死檔”、“棄檔”現象突出的問題，也從另一個側面反映了人事檔案管理方式已經滯后于社會進步，人事檔案應當以資源形態進入信息領域，通過信息技術開發檔案信息資源，通過開發利用檔案信息資源，體現人事檔案的使用價值。加快人事檔案管理的現代化步伐，盡快把每個人的基礎信息制成電子文檔，每人一個代碼，做到只要在內部互聯網上輸入個人代碼，就能夠查閱到可以公開的相關信息資料。在此基礎上，要積極創造條件，形成覆蓋全國的個人電子檔案網絡，從根本上克服傳統人事檔案管理神秘化、分散化、低效化等弊端。加大投入，開發研制人事檔案管理軟件，對人事檔案實行動態化管理和維護，建立數字檔案和多媒體檔案，并實行聯網，建立人才信息收集、反饋和跟蹤系統。探索搭建統一的人事檔案管理信息平臺，逐步實現人事檔案信息管理、信息統計分析、人力資源服務辦公、誠信電子檔案等功能，不斷提高人事檔案管理的專業化、規范化、科學化和現代化水平。

2.3 提升檔案管理隊伍素質，為人事檔案管理提供人才保障

“打鐵還須自身硬”。沒有一支過硬的檔案管理人員隊伍，就不可能開創檔案管理工作的新局面，必須切實加強人事檔案管理隊伍的自身建設。隨著干部人事制度改革的不斷深化，人事檔案管理的手段也應隨之進行相應的調整和變化，這就需要不斷提高干部檔案管理隊伍的綜合素質。通過抓管檔人員的整體素質，來促進管檔隊伍的建設和提高。一是抓基礎，各單位應該按規定配備具有相應學歷和專業背景的檔案管理人員，保證檔案工作人員的素質；二是抓培訓，通過舉辦各種不同層次、類型的檔案人員培訓班，來更新觀念，提高政治素質，提高業務水平。三是抓待遇的落實，重視檔案管理人員勞動保護工作，督促管檔單位落實有關經濟待遇，從政治上關心管檔干部的培養和成長。通過一系列措施，從整體上提高干部檔案管理隊伍的綜合素質，提高干部檔案的管理水平。

3 做好檔案信息的開發利用，充分發揮人事檔案的效益

做到物盡其用，為全局工作服務，這是人事檔案管理工作的應有之義。人事檔案除了滿足工資制度改革、工齡認定、待遇落實等一般性日常管理外，對各級黨組織公正、客觀地培養和使用干部，已成為一個重要的依據。但是，傳統的人事檔案管理方式，資料收集手段、管理方式落后，服務方式單調，很難適應不斷改革深化的人事管理工作。要使人事檔案更好地為人事管理工作，就必須改變傳統的管理方式，通過服務來促進信息資源的開發。一是實行現代化管理，建立和完善干部檔案數據庫，及時更新，動態化管理干部人事檔案信息，保證干部檔案信息的時效性、真實性和準確性；二是實行開放式的管理，及時將干部的工作情況、工作業績和在重大活動、重點事件中的表現記錄在案，真實、準確、完整、立體地反映干部的情況，提高決策工作的水平；三是實行服務式管理。在工作中注重實效，在干部的入黨、出國、調動、任免、福利待遇、辦理退（離）等事項中，盡最大努力幫助用檔單位用足用好檔案資料，努力為干部工作提供優質服務，提高人事檔案的使用效率。

與時俱進，注重人事檔案管理的創新，依法、科學地管理人事檔案，提高檔案的利用價值，社會生活中的諸多關于人事檔案的問題就有望迎刃而解，必將為人事管理和社會經濟的發展提供強有力的保障。

參考文獻

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