對機關檔案利用新模式的探討

王歡

縱觀我國檔案事業發展歷程，檔案室作為檔案工作組織體制中最普遍、最大量、最基層的檔案管理機構，在為提高機關工作效率和工作質量，為黨和國家積累檔案史料等方面發揮了重要作用。但隨著我國社會主義市場經濟的逐步深入和不斷健全，這套長期在計劃經濟條件下形成的“小而全”的僵化的檔案管理模式已不斷受到沖擊，其不適癥逐漸顯現。因此尋求正確合理的機關檔案利用模式勢在必行。

1 檔案管理改革新模式含義

這種模式是在市場經濟條件下建立的一種新模式，與市場經濟的發展和社會信息化程度密切相關，所以它應是一種社會化、開放式管理模式。這種模式的含義有以下四點。

1.1 人事檔案管理機構、管理對象和服務對象具有較強的社會性

市場經濟的建立，產生了多種經濟組織形式，這有利于人才的吸納、流動，但與舊的人事制度發生了巨大的碰撞，新型的人事管理制度如人事代理制應運而生，人事管理變成了一種社會化的活動，因此，作為人事管理重要組成部分的人事檔案工作，也必然具有這種社會化的性質。從管理機構來說，不像計劃經濟時代僅有各單位內部人事檔案管理機構，只收集管理本單位人事檔案，市場經濟條件下已建立了具有較強社會性的人事檔案管理機構，如各省市人才市場建立的人事檔案管理機構，這種機構不是管理本單位人事檔案的機構，而是面向社會，其管理對象包括該社區范圍內所有流動人員的人事檔案，其服務對象更具有社會性，可以為整個社會提供人事檔案服務。

1.2 人事檔案來源的廣泛性和內容的復雜性

人事檔案管理機構、管理對象和服務對象的社會性，決定了人事檔案來源的廣泛性和內容結構的復雜性。在傳統的人事檔案管理中，人事檔案的收集、處理和提供利用往往由各單位內部人事機構行使，該機構人事檔案來源單一，僅限于本機構人員，內容也較簡單；而社會化的人事檔案管理機構，其來源要廣泛得多，可以來自該社區范圍內各類人員，又由于每類人員身份不同，集中起來顯得人員復雜，其檔案內容也非常豐富多樣。

1.3 利用者對人事檔案需求的多樣性

市場經濟的發展離不開人才，無論是外資、合資、國有企業招聘新的管理人才、技術人才，選拔合格或優秀人才，還是考核、任免、招聘國家公務員以及大中專畢業生社會就業，都不會忽略人事檔案的利用。利用者類型、利用用途的多樣性，導致對人事檔案內容、載體、傳遞方式等方面需求的多樣性；也使得人事檔案不可能局限于單位組織部門使用的狹窄范圍，不僅組織上需要，而且許多個人也需要，那些與個人生活和切身利益密切相關的人事檔案，經常會被組織和個人查閱利用，但它們的要求不完全一樣，呈現出多種多樣的需求。

1.4 人事檔案管理方式和服務方式的開放性

市場經濟的建立，減弱了人事檔案政治化、神秘化的程度，與此同時，信息技術和因特網的飛速發展，改變了人事檔案管理和服務方式?？梢圆捎矛F代化管理手段與方式管理人事檔案，還可以將不屬于個人隱私內容的人事檔案上網，采用網絡化管理和服務方式，使人事檔案管理部門與外界的人才信息交流，由單一的途徑變為開放式的交流模式。

2 新舊機關檔案模式轉換要注意的問題

在實際的工作中我們已經得到確切地驗證，新的機關檔案利用模式是一個可行的、有現實基礎的模式，但是如何協調有序地實現新舊模式的轉換，應該注意以下幾點：

首先認識上要到位。目前我國既有機關檔案室，也有現行文件閱覽中心存在，同時許多政府機關也設立了網站，但是這并不是說我們已經實現了機關檔案利用的新模式，因為它們彼此間的聯系沒有得到體現和被認識。目前機關檔案在實踐中還是被看成已經辦理完畢，只對內部提供利用的檔案，其中文件的現行價值和半現行價值仍然沒有得到充分利用，而現行文件閱覽中心只是被看成是政務公開的舉措，沒有認識到它還是機關檔案利用的補充形式。所以我們仍然要樹立和宣傳文件生命周期理論，用文件的整體性運動看問題。

二是尊重公民知情權。知情最基本的內容是民眾應享有通過媒介了解政府工作情況的法定權利。保障民眾知情權是“公民行使一切民主自由權利的基本前提”，是“現代國家民主憲政的基礎要素”和“防止出現惡劣政府的必要條件”。政府承認人民有自決權的一個基礎即是人民對信息的掌握，因為信息是決策的基礎和權衡的標準，我們要尊重和重視文件接受者的知情權。

三是實行文檔一體化管理。文檔一體化管理是指“以文件生命周期理論為指導，借助計算機網絡技術，從系統論的角度出發，對文書工作和檔案工作進行統籌規劃和科學管理，使之實現系統化和規范化，從而發揮各自以及總體最大效能，確保從機關現行文件直至館藏檔案管理的高效和優化?！苯鼉赡辏募B續體模式也被引入我國，成為數字環境下文件檔案一體化管理的有力支柱，未來的一體化將是要打破文件、檔案的階段區分，實現各環節的重組重構。一體化將繼續“前伸后延”，前面進入到政府的電子政務中，后面延伸到檔案館的管理中，對全程進行統一控制。如前面所說，在關注文件運動的整體性方面，機關檔案室比文件中心更有優勢。

四是加強現行文件閱覽中心建設。何嘉蓀教授對現行文件閱覽中心持否定態度，認為它起不到中間檔案館的職能，反倒增加了各單位的負擔。但是在全民利用意識比較薄弱情況下，關鍵是要提供更容易的利用門戶。對于沒有條件上網的人及其他普通公民，文件閱覽中心就是象圖書館一樣具有親和力的部門。俗話說“存在的就是合理的”，現行文件利用中心隨著我國政務公開的實施應運而生，應該說是我國民主進程的一個不小的進步，正應該促進和發揚。

五是機關檔案室要協助維護政府網站，以便其更好地提供現行文件利用服務。政府網站要經常更新，保證其發布最新的政策信息，機關檔案室要協助維護政府網站，對網站上的文件信息進行價值鑒別。目前，美國政府將一個個獨立的網站鏈接起來，做到網網相連，以便有效管理和利用。

六是有關法律、法規需要進行重新修訂。我國在現行文件公開方面，還沒有一部統一的法律文件可以參照執行。在《檔案法》等有關法律規定中，對機關檔案利用的條款應該作修訂，充分考慮到機關檔案的現行價值和半現行價值，擴大利用范圍。

總之，機關檔案利用的新模式是機關檔案利用工作和未來的發展趨勢，它不僅適應電子政府和政務公開的發展，而且也符合文件生命周期規律。機關檔案室作為半現行文件的集中地，不僅要為檔案館積累史料，還要向機關內、外提供利用服務，同時政府網站和檔案館的現行文件利用中心是向社會提供現行文件服務和現行檔案利用的重要措施。