論企業檔案管理模式的創新

黃杰瑤

摘 要：在信息時代的發展下，企業檔案工作面臨著挑戰，只有思辨、革新，創新檔案管理模式，企業檔案管理工作才能適應現代化企業改革與發展，走向信息化、數字化、知識化、商業化管理模式。

關鍵詞：企業檔案管理；管理模式；建設策略

隨著知識經濟和信息時代的到來，在市場經濟條件下，企業改革和發展不斷深入，企業檔案管理正面臨著前所未有的挑戰。正如前國際檔案理事會主席瓦洛先生在《檔案思想自由貿易：加拿大對北美檔案發展的看法》中描述的那樣：“檔案事業正處于一個完全被重新塑造和重新接受的時代”。檔案工作不僅面臨著經濟和科學技術的挑戰，而且面臨著傳統檔案管理模式和管理思想的挑戰。企業信息化進程不斷加快，電子文件急劇涌現，傳統的檔案實體管理模式失去了傳統管理對象。陳舊的檔案管理模式已經不能勝任，企業檔案工作的管理模式和理念必須革新，才能適應新形勢的發展，走向信息化、數字化、知識化、商業化管理相結合的模式，是現今企業檔案管理新的模式和趨勢。

一、傳統檔案管理模式面臨的挑戰

企業檔案是指企業在各項生產、經營活動中形成的對國家、社會和本企業具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

1、意識淡薄，技術手段落后

很多企業領導把精力和資金放在了成產經營上，檔案意識普遍淡薄，認為檔案可有可無，在檔案軟件和硬件設施的配備上不到位。落后的檔案管理技術水平跟不上信息化時代的需求。同時由于檔案人員大多半路出家，對檔案管理業務不熟悉，人員變動性較大，造成檔案管理工作缺乏應有的長期性和連續性。很多企業的檔案管理仍停留在經驗管理和手工管理，制約檔案功能的發揮，不能滿足企業生產和發展的需要。

2、管理不規范，缺乏制度化

一是檔案收集不規范。檔案收集制度形同虛設，在收集過程中，由于檔案收集考核不明確，導致檔案持有者不能及時上交檔案，甚至發生檔案遺失，延誤檔案整理。

二是檔案整理不規范。由于企業發展速度較快，檔案工作人員更換頻繁，專業素質也參差不齊，造成檔案整理不規范。

三是檔案利用不規范。檔案管理人員對檔案借閱管理松馳，致使借出的檔案沒有按期歸還；另外由于檔案內容不完整等原因，使得檔案的價值并沒有被完全開發利用起來。

四是檔案管理不規范。企業檔案機構沒有對本企業的檔案工作實行歸口管理和統一領導，沒有建立統一的企業檔案管理制度并實施綜合管理。

二、企業檔案管理模式的發展趨勢

市場經濟條件下，信息社會對企業管理的范圍、內容、力度和方式提出了新的要求。目前檔案管理在發展過程中呈現以下趨勢：

1、電子化。隨著信息化程度的深入，辦公自動化的普及，檔案的生成方式發生了很大變化，如文件的起草、簽發、催辦、歸檔等過程都已納入計算機管理，各種文字、圖片、影像等都已數字化的形式存在，因此檔案也自然以電子媒介形式存在，可以利用計算機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，直接供人們利用，這就使得檔案信息呈現電子化趨勢。

2、數字化。隨著電子文件大量增加，企業轉變檔案管理方式，加快完成檔案庫藏全部檔案案卷級及文件級目錄的整理和錄入工作，應進一步完善檔案卷級和文件級目錄數據庫建設，建立健全檔案目錄數據信息共享中心，建設檔案目錄信息資源的網絡。

3、知識化。檔案的整理收集，即文件制作階段之后，更重要是文件現實使用階段，即檔案的有效利用。檔案的高效利用，檔案必須具備一定的知識性，根據企業的生產的特點，設立檔案的類目，從而使檔案按類規放，減少檔案材料交叉重疊的可能性。

4、商業化。隨著檔案服務利用方式的擴展，除了提供紙質檔案閱覽的傳統方式之外，檔案應該發揮自身更大的價值，走向市場，提高檔案的使用價值。

三、企業檔案管理模式的建設策略

創新企業檔案管理模式，是提高企業管理質量水平的必然要求，也是企業檔案管理獲得可持續發展的有效保障。所以，企業檔案管理，要以改革創新為動力，以企業生產、經營、科技創新需求為基本導向，從管理理念、運作機制、服務方式等方面解決建設策略問題。

1、確立資源共享的理念

企業在創新檔案管理工作中，必須樹立“資源共享利用”的企業信息服務理念。就是企業檔案管理的全部實踐活動中，始終將注重解決實際問題、滿足企業發展需求為重點，利用信息化、數字化、網絡化優勢，使企業檔案管理工作更好服務于企業生產、經營、科技創新等工作。

2、重點推進檔案信息化進程

檔案信息化建設是適應企業信息化建設和科研、生產以及檔案事業自身發展的必然要求。企業檔案信息化建設要按照統籌規劃、分布實施及保障安全的原則，以共享檔案信息資源、推動檔案信息服務網絡化為目標，以檔案信息化設施建設為基礎，以檔案信息資源建設為核心，實現檔案信息化建設與企業信息化整體建設協調、快速發展。

（1）檔案信息化標準規范建設。每年企業電子文件成千上萬份，如何使電子文件有序歸檔及合理管理，企業在現有電子文件管理規定的基礎上，必須進一步制定和完善相應的電子文件接收辦法，統一電子文件格式，方便電子文件的接收工作。完成電子文件歸檔、管理及進館藏的主要規范和要求，以推動檔案信息化發展。

（2）檔案信息化網絡化基礎設施建設。信息化網絡化需要計算機軟、硬件設備及相應設施，配備上要與檔案辦公自動化、科研生產相適應的、能夠滿足電子文件歸檔和管理要求。檔案信息化建設要與企業信息化建設相結合，充分利用企業內外網絡平臺，實行文檔一體化管理，使企業檔案達到網上歸檔、編目、移交等工作要求，促進企業檔案資源的共享。同時加大對檔案信息化網絡化設施投入，加強檔案網絡平臺建設，完善檔案在線利用服務平臺建設，以便實現檔案的在線接收、在線管理、在線指導和資源共享，提高檔案管理信息化、現代化水平。

（3）檔案信息資源建設。加強檔案館數字化建設，統一數據庫格式和數據交換格式，做好電子文件的歸檔和移交保管，加強對電子文件形成、流轉、采集、歸檔、整理、保存、鑒定、移交歸檔與電子檔案管理的前端控制和監督指導，建立“電子檔案數據接收保管中心”，保證電子文件的真實、完整、有效，確保電子檔案在線與離線形式的順利移交與接收。

加快庫存量檔案的數字化工作，根據檔案信息資源建設有關要求以及企業檔案利用需求，有計劃地進行檔案數字化工作。同時，還應按照電子檔案的有關規范標準，努力實現增量檔案電子化，及時接收科研生產過程中產生的電子文件檔案，并科學整理，建成電子檔案數據接收保管中心。

（4）檔案網站建設。加強檔案信息網站建設，建設和完善檔案信息網站或網頁，利用檔案網站網頁定期公布檔案、業務信息，舉辦網上展覽，開展網上文件目錄查詢和全文查詢服務。建立企業檔案信息綜合檢索平臺，使其成為企業網上檔案業務指導、業務培訓、咨詢服務、信息公布和檢索利用的基地。

3、樹立檔案的知識意識

檔案管理應該將文件、檔案視為企業重要的知識資源，將檔案管理的關注點從文件、檔案實體轉向文件、檔案所蘊含的知識，關注文件、檔案及其他類型知識的情報性價值、現實價值與利用價值。應用先進的知識管理技術方法，創新、拓展文件、檔案的收集、整理、鑒定和服務等各項活動，挖掘企業檔案的知識價值，為企業價值創造活動服務，從而提升檔案管理的價值，提高檔案管理的地位。

參考文獻

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