淺談中職校檔案電子化管理

文/福建生態(tài)工程職業(yè)技術(shù)學(xué)校 周玉婉

隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，檔案文件工作進(jìn)入了數(shù)字化發(fā)展階段。在中等職業(yè)技術(shù)學(xué)校的檔案管理工作中，做好從紙質(zhì)檔案到電子化檔案的轉(zhuǎn)變工作，怎樣跟隨職業(yè)教育發(fā)展的腳步，發(fā)展符合網(wǎng)絡(luò)信息時代的電子檔案管理，成為目前學(xué)校檔案工作者們熱聊的話題。

一、中職校檔案管理中存在的普遍現(xiàn)象

（一）對檔案管理不夠重視，管理不規(guī)范

目前很多中職學(xué)校的檔案管理制度不健全，比如教學(xué)計劃管理、課時管理、教材管理、學(xué)生學(xué)籍管理等等有關(guān)教務(wù)方面的工作，由于資料繁多，忽視了很多在電腦上起草建立的文檔，保護(hù)措施又采取得不當(dāng)，導(dǎo)致對這些文件進(jìn)行增加、刪減、改動等隨意操作，最終紙質(zhì)文件打印出來與其本身大相徑庭，如此歸檔保存失去了原有的意義。

不明確的歸檔程序，不安全的存儲載體。目前很多中職學(xué)校對電子文件歸檔程序沒有明確的要求，沒有集中脫機保管，存儲得過于散亂；還有很多學(xué)校的電子文件只是在計算機硬盤存儲器上簡單地保存，一旦操作系統(tǒng)出現(xiàn)問題，電子文件就極有可能遭到毀滅性的損壞，導(dǎo)致文件內(nèi)容只能部分恢復(fù)或恢復(fù)后內(nèi)容出現(xiàn)亂碼，更有甚者致使文檔整個丟失。

不辨別真?zhèn)?、未進(jìn)行鑒定的歸檔。歸檔電子文件的真與假以及其應(yīng)用價值，應(yīng)該做到認(rèn)真地辨別和鑒定，如果認(rèn)為將電腦上的所有文件簡單儲存到光盤或其他介質(zhì)上就是電子歸檔的話，那么就與電子歸檔存精去雜、存真去偽的目的背道而馳，另外更給存檔工作造成諸多不便的是使大量珍貴的文檔埋沒在眾多沒有太大價值的檔案材料之中，致使檔案工作低效而無意義。

（二）檔案設(shè)備落后，專業(yè)人才匱乏

中職學(xué)校電子化歸檔工作，應(yīng)該由一批具備相關(guān)檔案專業(yè)知識又有一定計算機操作技能的人員來擔(dān)當(dāng)，還應(yīng)配備先進(jìn)的電子化設(shè)備和相應(yīng)的管理軟件，這樣才能使專業(yè)人才的作用得到充分的發(fā)揮。例如:比較重要的檔案運用掃描儀將其掃描進(jìn)電腦以電子檔案形式存儲起來，以免其紙質(zhì)檔案受到破壞后就沒有此檔案的信息。

二、建立信息化檔案的意義

（一）檔案管理省時省力

檔案管理實行電子化后，檔案管理將實現(xiàn)檔案的實時化、自動化、網(wǎng)絡(luò)化。只需要一次錄入檔案相關(guān)數(shù)據(jù)，即可以在檔案管理的內(nèi)部進(jìn)行數(shù)據(jù)利用和共享，工作效率大大提高了，為管理人員省去了書寫的時間以及書寫不優(yōu)美的尷尬。檔案庫里的信息統(tǒng)計以及形成相應(yīng)的報表都是由計算機來處理，提高了管理人員的效率同時減輕了勞動強度。

（二）檢索查詢變得方便、快速

檔案管理信息化后，只需要通過計算機就可實現(xiàn)檔案的檢索與查詢即時化，時間上做到方便迅速，空間上更為簡潔便利。另外，檔案管理人員可選擇模糊查詢、組合查詢或分類查詢以達(dá)到最佳的查詢方式，從檔案庫中輕松查找出需要的檔案信息。

（三）檔案的查、借閱工作可控性加強

檔案管理實現(xiàn)電子化后，檔案的查、借閱工作變得操作簡便，采用計算機管理可自動產(chǎn)生催還記錄，有效地對過期不還的借閱者進(jìn)行催還。

三、關(guān)于中職校檔案管理電子化的幾點建議

（一）信息化意識急需增強，加強技術(shù)培訓(xùn)的力度

檔案管理現(xiàn)代化的靈魂是管理理念現(xiàn)代化?，F(xiàn)代化的管理思想以首要內(nèi)容被列入現(xiàn)代化檔案管理中。檔案管理信息化要求檔案管理人員對其檔案管理工作的新情況、新原則與新理論進(jìn)行深層次的思考，確立檔案管理與服務(wù)的基本框架和基本方法以適應(yīng)當(dāng)代信息和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，實現(xiàn)社會化的檔案信息服務(wù)。因此加快對檔案工作人員進(jìn)行現(xiàn)代化管理意識的培養(yǎng)尤為重要，使檔案管理人員牢固樹立起以科技進(jìn)步和科學(xué)管理為依托的思想觀念，建立起符合時代特征的檔案管理意識。

在檔案管理信息化條件下，對檔案管理人員的首要要求是在了解電子文件特征的前提下熟悉電子檔案全過程的規(guī)范管理，并且掌握系統(tǒng)安全防護(hù)以及相關(guān)的計算機網(wǎng)絡(luò)知識，以確保擁有完整、安全的檔案信息。另外，也可適當(dāng)吸納和引進(jìn)專業(yè)人才充實檔案管理隊伍，以達(dá)到電子檔案管理工作的基本要求。

（二）硬件設(shè)備配置提高檔次，加大投入力度

中職學(xué)校應(yīng)該積極開拓電子檔案存儲的新途徑，配備計算機刻錄、掃描等必要的設(shè)備給檔案管理部門，采用通用格式的光盤存儲應(yīng)歸檔的數(shù)據(jù)資料、電子文件等。針對中職學(xué)校的檔案管理狀況，屆時對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行升級，以便更好地服務(wù)于檔案管理。

（三）制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，建立規(guī)范的管理機制

秉承中職學(xué)校檔案管理的特征，制定出與中職學(xué)校檔案管理的特點相適應(yīng)的檔案管理制度。首先，進(jìn)一步完善和健全檔案管理的業(yè)務(wù)流程和技術(shù)規(guī)范，細(xì)分電子檔案工作環(huán)節(jié)，步驟詳細(xì)具體化；其次，制定必要的安全管理措施，特別是電子檔案和文件，使檔案文件的完整性與安全性得到保障。

檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化是檔案管理工作效率的衡量標(biāo)準(zhǔn)，是建設(shè)信息化檔案管理的重要基礎(chǔ)之一。如果沒有這些尺度，就無從建立檔案數(shù)據(jù)庫中的信息資源；如不按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)去規(guī)范約束，各成體系，那么就無法建立起暢通的檔案信息網(wǎng)絡(luò)，資源共享也就成了空談。

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