淺談檔案的保密和利用工作

摘 要： 文章論述了檔案保密和利用工作的意義，并從檔案保管過程、檔案利用過程和檔案信息化過程等方面提出了檔案保密和利用工作的具體措施。

關鍵詞： 檔案管理 檔案保管 檔案利用 檔案信息化

隨著社會的發展進步，隨著社會主義市場經濟的發展和信息化建設的快速推進，檔案資源的巨大社會價值日益為公眾所認知，人們對檔案信息資源利用的需求逐步增加，檔案信息資源的利用對象和服務領域不斷擴大，這就涉及檔案保密與利用工作的重要性，所以要正確處理檔案利用中開放和保密的關系問題。只是不變地看待檔案資料的保密性，保而不用只會失去保的意義，失去檔案的價值，影響了檔案的開放利用。檔案是一種重要的社會信息資源，對于檔案信息資源，不但要重視對其保護，更要重視對其所含信息的開發利用，以實現檔案的價值。

一、建立檔案利用制度，健全檔案保密制度及規范性管理。

在工作中既要檔案保密，又要大膽利用，必須有制定一整套嚴格的保密制度和與之配套的措施作為保障。按照各項制度辦事，各項工作都有章可循，有據可依。我管建立了檔案閱覽制度、外借制度、復印制度等，在檔案管理方面實行了審批制度。按照規范化標準，針對檔案的收管、登記、傳遞、借閱、移交、銷毀等各個環節采取相關工作措施，收到了較好的實效。

二、加強檔案工作的隊伍建設，提高檔案工作人員的素質。

檔案工作人員的政治素質要高，要有高度的責任心和全心全意為人民的精神，熱愛本職工作，樂于奉獻。檔案工作人員要具備專業知識，熟悉所保管的檔案內容，熟悉各種相關制度和法規，能意識到檔案工作的重要性，能總結和分析利用工作中的經驗與問題，從而形成工作能力和觀察能力，做好利用者的工作。檔案保管工作的任務是艱巨的，也是光榮的，這是一項重要的基礎工作，檔案保管人員要持之以恒，時刻警惕，防止檔案的損壞，確保檔案安全，為檔案工作提供物質基礎。

三、抓好檔案安全工作，消除隱患。

檔案安全是檔案工作的重中之重，本著對黨、對國家、對人民的高度負責，檔案工作人員應深刻認識檔案安全的重要性，自覺從思想上、行動上切實把檔案安全放在首位，定期對檔案室的八防措施進行檢查，檔案庫房是存放檔案的場所，是檔案保密的重點，檔案庫房應符合檔案保管的專業要求。首先，庫房必須專用，要與辦公室、閱覽室分開；其次，庫房必須堅固，不能是臨時建筑；最后，庫房應遠離火源、水源和污染源，并符合防火、防水、放光、防潮等基本要求。堅決防止和克服松懈、僥幸心理，確保檔案資料萬無一失。檔案的保密與利用是在檔案安全的基礎上進行的。

四、在思想認識和實際工作中處理好保密與利用工作的關系。

解決好檔案的利用與保密工作的關系，是當下檔案工作最為重要和迫切的任務。合理地利用檔案，檔案才有存在的價值。檔案的利用是事業發展的動力，沒有利用，檔案管理工作就失去了價值，沒有利用，檔案管理工作就失去了生命力。通過借閱、復制、編研、展覽等手段，向利用者提供檔案信息，滿足利用者對檔案的利用要求，是檔案工作的重要內容。通過利用，可以大大提高工作效率，同時也提高了經濟效益。保而不用，只會失去保密的意義和檔案的價值。當然，利用必須是在保密基礎上的利用，無限制的利用會給黨和國家的安全和利益造成危害。保密和利用二者都十分重要，檔案工作者在思想認識和實際工作中，必須把握處理好二者的關系，不可偏廢。

五、用創新的精神指導新時期的檔案工作。

作為檔案工作者對所保管的檔案務必做到不損壞、不丟失、不散亂、不泄密，為開發利用檔案信息資源作貢獻。還要有新思路、新方法，研究在檔案開放利用和安全保密工作中出現的新問題、新特點、新要求。檔案服務創新，要把檔案工作的各項服務功能挖掘和開發出來，只有著力于檔案工作服務功能的開發，檔案服務創新才會持續下去，才能保持旺盛的生命力。通過服務創新規范服務行為有利于服務創新的延續，有利于提高檔案工作人員的服務水平。檔案服務創新一定要從本地的實際出發，充分考慮可能性、現實性，不能辦那些不可能辦或暫時辦不到的事情。檔案服務創新必須面向社會，面向人民群眾，實現檔案資源的最大限度的開發利用。檔案工作的創新，是新形勢的迫切要求，也有利于檔案工作新局面的開創和推新。檔案中有許多國家機密，是不能公開的，必須以國家的政治利益為重，不能犧牲國家的經濟利益，威脅國家的政治安全。唯有與時俱進，才能不斷在發展中創新，在創新中發展。