關于高等學校報賬難的問題及對策研究

[摘 要] 隨著我國高校教育事業的快速發展，高校辦學規模的不斷擴大，合校后多校區管理以及教學、科研、實驗室建設等資金來源渠道多元化發展，使得辦學經費不斷增加，科研經費與日俱增，財務管理工作量成倍增加，高校財務管理工作日益復雜化、多元化。而近幾年高校人事制度改革使財務人員編制數量受限，巨大的工作量與有限的財務人員形成了尖銳的矛盾。從而出現“報賬難”現象，并日趨凸顯，業已成為高校普遍存在的問題。筆者通過介紹高校財務報賬的現狀，就此分析存在的問題及“報賬難”產生的原因，并提出具體舉措來解決高校“報賬難”問題，進而打造高效和諧的高校報賬中心。

[關鍵詞] 高校；報賬難；舉措

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2013 . 16. 012

[中圖分類號] F275 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2013）16- 0018- 03

1 高校財務“報賬難”的現狀

隨著我國經濟社會的快速、健康發展，高校辦學規模的不斷擴大，黨的十八大和兩會都提出繼續加大教育經費投入，211工程等經費大幅度上升，科研協作經費更是渠道多，經費節節攀升，以及高校教育、科研和產業資源優勢日益凸顯，經濟活動的業務量和經濟事項處理的復雜程度也日漸增加。高校財務的會計核算作為高校財務的基礎性工作，其承擔著越來越重的任務，面臨著許多新的挑戰。高校財務報賬作為財務管理最前端的工作之一，在報賬工作政策性強、工作量大、業務復雜和手續繁瑣等實際情況下，如何始終保持經濟核算的客觀性、準確性和及時性，并積極突破傳統財務報賬工作的弊端和不足，有效提升財務管理工作的效率和效果，是當前需要積極探索和實踐的重要工作之一。

隨著辦學規模不斷擴大，高校資金流量也日益俱增，收入來源也呈現多樣化，同時支出也日益復雜，報賬業務量不斷增加，但會計人員卻沒有相應增加，這導致不少高校在報銷時出現排隊現象，增加了教職工的報賬時間成本，因此廣大教職工對財務“報賬難”很有意見。為了解決“報賬難”問題，更好為教職員工服務，商業銀行排隊報銷叫號系統、網上預約報賬等措施被引入高校財務部門，但這還不能完全解決“報賬難”問題。在一年一度教代會上，“報賬難”是代表們最集中的提案之一。因此如何解決“報賬難”問題成為高校財務部門亟待解決的重要問題。

2 高校“報賬難”產生的原因

筆者經過多年的高校財務工作經驗和對多所高校財務報賬實地考察和研究，發現當前高校產生“報賬難”問題的原因主要由以下幾點。

2.1 財務業務量的加大，財務人員配備不足

現在高校經費來源多元化：有財政撥款、學費收入、科研經費、銀行貸款等，對新校區或合校后多校區的建設、對外交流的開展、重點學科的專項支出等等，新的業務不斷增加，使得財務人員日常核算量越來越多，難度也越來越大，財務人員長期處于超負荷、大壓力、高強度的工作狀態中，高校的財務人員并沒有隨著服務人數的增加而相應地增加，財務人員和服務人數的嚴重不匹配，使報賬人員“報賬難”。

2.2 報賬方式單一，流程重復，報賬人員排隊等待時間長

高校財務報賬是指經濟業務活動產生后，報賬人員根據經濟業務活動所形成的真實、合法的原始憑證，按照財務制度規定程序，執行財務報賬審批手續后，到財務部門辦理相關報賬核銷的行為。高校財務報賬流程主要分為以下6個步驟：經辦人收集、整理原始票據并進行分類；填寫、粘貼費用報銷單或借款單；經部門或單位主管領導簽字、分管校領導簽字進行審批；持經費卡到財務處報賬大廳排隊；會計科的會計人員編制會計憑證；最后會計人員將填制好的會計憑證傳遞到審核人員人工審核，審核通過后，經辦人員到資金科領取報銷金額。在這個過程當中，如果審核沒有通過，經辦人員則需要從第一步或第二步開始重頭來。對于報賬經辦人而言，排隊已是一件枯燥乏味、懊惱的事，而排隊的預知性更令其不安，很多經辦人起得很早就在財務處門外排隊，都在比誰來得早，耗費大量精力，怨言不斷，進而對財務處“報賬難”現象很有意見。

2.3 財務信息管理和宣傳不到位，報賬人員缺乏財務知識，雙方缺少有效溝通

隨著網絡的發展，雖然大多數高校財務處利用校園網等信息平臺將一些政策和相應報賬流程公布在學校的網站上，但一方面由于財務工作繁忙，財務人員很難做到把相應的信息及時更新，或相關的信息內容更新不全面，如工資獎金發放的明細查詢、學生交費情況的信息查詢、網上財務報銷信息查詢等。另一方面高校教職員工平時忙于教學、科研，很少去校園網上了解與財務有關的詳細信息和財務業務知識，有時候認為財務人員有意為難他，不理解財務人員，而財務人員則認為自己是按照規章制度辦事，心里頗感到委屈。

2.4 報賬簽字審批環節繁瑣

高校實行的是“一支筆”審批制度，教職工到財務處報賬前，要按照相應的審批權限找領導簽字。如金額在5 000元內由所在的院系、部門領導簽字，5 000～20 000元的由所在的院審批后還要分管院領導審批，20 000～100 000元的還要分管財務的院領導簽，100 000元以上則需要經過學校財經小組討論通過，再由校長審批會簽。但高校領導一般都是教授、學術帶頭人，經常外出講座，事務繁忙，所以報賬人員很難一次性完成各級領導簽字。在這個簽字過程中耗費了教職工太多時間，他們對報賬活動產生了厭煩心理。特別是財務人員對于不合格的票據要求報賬人員重簽字時，他們就會對財務部門產生抱怨情緒，甚至與財務人員發生口角。

2.5 報賬金額過大，缺乏預約制度，導致備用金嚴重不足

現在隨著社會和高校的發展，高校教師的學習交流機會也越來越多，加上有各類人員的招待費等，報賬金額越來越大，從過去的幾百元到幾千元單據報賬，單據大量增加，報賬人員缺乏預約制度，直接到財務處報銷，導致備用金嚴重不足，短時間可能就被少數幾個報賬人員用光，也會導致“報賬難”問題。

2.6 報賬季節性強，年底集中性現象嚴重

高校報賬具有特殊性，除了日常職能部門和教職工的報賬業務外，科研項目結題、年底收入分配、各單位發放福利、學生實習等導致年底報賬業務特別集中。大量的報賬業務加上平時的排隊報賬隊伍集中在同一時段，一起涌入報賬大廳排隊等候。擁擠嘈雜的工作環境、繁重復雜的核算業務、教職工排隊等候的焦躁煩悶情緒，使核算人員面臨巨大的思想負擔與工作壓力，難得有片刻的休息時間。大腦的超負荷運轉，勢必會影響到報銷審核的工作效率與服務質量。

2.7 財務人員計算機水平較低

目前多數高校已經使用了財務軟件進行會計處理，這些軟件提供的查詢、財務分析、預算額度預警、生成報表等功能協助用戶處理賬務。大大提高了工作效率。但由于部分財務人員計算機水平較低。只使用了單一的做賬功能，對軟件提供的輔助功能幾乎沒有加以利用，影響了財務軟件功能的充分發揮，致使工作效率不高。同時，由于多數財務人員對軟件運行過程中出現的故障不能及時排除，經常導致報賬系統不能正常運行，報賬工作無法進行，勢必耽誤報銷人的時間，使報銷人越積越多，導致了排隊等候的現象。

2.8 報銷票據不規范

有些師生取得的發票不完整、不正確、不規范。如單位名稱不全、缺少購買商品的明細、蓋的不是發票專用章或沒有蓋章，這樣的票據不能報銷，必須重新換取。這使得報銷人為換發票而浪費很多時間，客觀上造成了“報賬難”。

2.9 財務隊伍建設重視不夠

由于高校是事業單位，不進行成本核算，領導一般認為財務工作沒有多大的技術含量，學校在制定定崗定員相關政策時，財務人員受到不平等待遇，這極大打擊了財務人員工作的激情。如高校財務人員的會計師職稱都是按照國家規定考取的，而有的學校為了關照教學崗、實驗崗人員，對初、中、高級會計師則不按時聘任。

3 解決“報賬難”問題的具體舉措

3.1 增加財務人員配備，全面提升財務人員綜合素質，注重財務隊伍建設

高校應采取多種措施增加財務人員數量，逐步形成與教職工人數相匹配的財務人員隊伍。學校人事部門要著眼于財務報賬工作量急劇增長的現實，將新進人員的指標多向財務部門傾斜；學校財務部門也應解放思想，不僅選拔具有財務從業資格證書的人員從事財務報賬工作，而且可將一些財務輔助工作交由財務、審計等專業的勤工助學學生完成。知識經濟時代要求財務人員，必須是具有堅實會計基礎能力、多元知識結構和創新思維的復合型會計人才，并要有較高的財務專業素質。為此，高校財務主管部門也應不斷組織學習，并形成定期學習制度，探討財務報賬工作中遇到的新問題，交流工作經驗與教訓，不斷加強自我建設，不斷提升財務人員的服務能力和水平，增強財務人員的服務意識。財務部門是學校的服務窗口，財務人員工作的過程就是服務的過程，因此財務人員要轉變觀念，樹立時刻為教職工服務的意識。財務人員要從平時的工作中摸索經驗，收集報賬中出現的各種情況，通過各種途徑聽取教職工對財務報賬的建議，及時向領導匯報，從而修改現行規章制度與學校發展不相適應的部分。要建立激勵機制，充分調動財務人員工作的積極性。學校要按公開、公平、公正的原則，對于干得好、服務意識強的員工物質上給予獎勵，職務上給予提升，對于業績沒有進步，表現一般的員工則給予扣獎金，對于不合格的員工則實行調離財務部門。應加大財務人員培訓經費的投入，加強財務人員繼續教育，提高財務人員綜合素質。財務人員的素質決定著財務人員的工作效率，因此在新的形式下重點要對財務人員的職業判斷能力、溝通協調能力、財務管理能力、電算化業務、內部控制制度等方面的培訓。使財務人員在處理復雜的業務時反應敏捷、觀察敏銳，在喧鬧的環境中善于調節和控制自己的情緒，從而提高報賬效率。

3.2 采用多種報賬方式，提高報賬工作效率

3.2.1 建立排隊叫號系統

高校財務部門現在是高校最熱鬧的部門，每天到報賬大廳排隊等候報賬的絡繹不絕。報賬環境嘈雜，排隊加塞，報賬無序，爭吵、糾紛時有發生。最有效的方法是引進銀行系統智能排隊叫號管理系統，可有效解決排隊秩序，排隊公平的問題。

3.2.2 實行無現金報賬制

無現金報賬模式是指在報賬過程中利用網絡信息技術，將傳統的現金收付方式轉變為銀行卡轉賬方式，不到現金出納處繳、領現金就完成報銷的一種報賬方式。通過利用網絡信息平臺，報賬人員報銷完一筆經濟業務后，只需向出納提供銀行卡就行了，不需再次跑銀行排隊取現金，使報賬人員節省了來回跑銀行的時間，縮短了報賬的時間。

3.2.3 網上預約報賬

需要辦理報銷手續的人員通過網絡填報相關報銷信息，自主預約報賬時間去財務報賬大廳報銷，而財務部門通過預處理數據庫獲取報賬信息，并自動生成記賬憑證，實現報賬錄入工作的遠程操作。通過預約報賬系統，改變了傳統的報賬模式，填制會計憑證由財務人員與報賬人員共同完成，實現報賬人員分擔財務人員部分工作，這樣既縮短了報賬時間，又減輕了財務人員核算票據，錄入憑證的時間，使財務人員更加有精力處理業務，提高報賬效率和服務質量。

3.2.4 實行“大單”預約報賬制

所謂“大單”就是票據多且復雜，金額大的經濟業務。由于高校的特殊性，受學期安排的影響，教職員工平時忙于科研與教學，手中積累了大量票據，等到一學期快要結束了，才急急忙忙處理手中的“大單”，進行突擊報賬。這些“大單”增加了財務人員的審核時間，也增加了教職工報賬的排隊時間。如持有“大單”的人員先整理好手中的發票再交給指定的財務人員核算。指定的財務人員核算完成后再通知報賬人員，這樣就減少報賬人員的時間成本核算，同時也減了報賬大廳排隊人流，財務人員也好靈活安排核算票據的時間。

3.2.5 設立報賬預審崗和對特殊的報賬業務實行“綠色通道”

財務部門可以設立報賬預審崗和“綠色通道”。有效解決部分老師排隊到點后未通過審核又重新排隊的現象；對于票據張數少，業務簡單，核算時間短的業務，可以開辟綠色通道，單設窗口辦理，如借款單、論文版面費、研究生業務費、行政經費的報銷。這樣可以減少這些報賬人員的排隊時間，分流大廳報賬的人數，減輕服務窗口的工作壓力，提高報賬效率。

3.2.6 實行經費卡報賬

傳統報賬是報賬人員拿著本部門的經費本到財務處報賬，財務人員填制完會計憑證之后再把每次發生的經濟業務逐筆簡明扼要地寫在經費本上，以便各部門查詢了解經費的使用情況及節余。而使用經費卡報賬，財務人員報賬時就不需再次把錄入電腦的摘要記在經費本上，這樣節省了財務人員勞務的時間。同時各部門也可以通過校園網，隨時查詢經費使用的明細與節余情況，也降低了教職員工的時間成本。

3.2.7 投遞式報賬

報銷人可通過網上自助填寫并打印報銷單或直接手工將簽章手續完備、票據符合要求的報銷憑據，在自助報銷系統中打印好信息單，將兩者投入指定投遞箱即可完成投遞，無需等候。操作這一過程僅需幾分鐘時間。財務處接件后及時辦理，在收到手續完善的投遞報賬單據后2～3個工作日內通過無現金報銷方式將報銷款項劃入老師的銀行卡并免費短信通知；如果報賬的賬目涉及到支票轉賬，財務處審核人會在處理好賬目后及時與其聯系到財務處辦理相關事宜。

3.2.8 基于Web進行網上報賬

網上報賬是指高校借助發達的網絡技術，在財務報銷過程中通過互聯網、財務部門會計電算化財務系統、銀行網上銀行支付系統的無縫隙對接，報賬人通過財務報賬系統輸入基礎信息，然后通過網絡提交到財務部門，財務部門根據報賬人提供的原始憑證審核后生成記賬憑證的報賬方式。在實際工作中，網上報賬和投遞報賬密不可分，即報賬人在網上提交基礎信息后，原始憑證要投遞到財務部門在校內設置的投遞箱，財務部門定期收回后進行審核。財務處人員對Web服務器中數據進行會計憑證的業務辦理。財務數據庫與預約系統數據庫兩者可以對基礎數據以及已審核的預約單據信息進行傳遞。所有用戶均可以通過Web服務器連接打印服務器對數據進行打印形成最后的報銷單據。網上報銷真正突破時間和空間限制，只要有互聯網的地方，即可以完成報賬業務的財務信息化方式，尤其是在全國高校大都實現會計電算化，教工工資、學生補助發放、學生學費收繳、校園“一卡通”、零星收費、財務報銷網絡化等方面實現無現金結算的情況下，更是一個可行的技術手段，這將是對傳統報銷系統的改造與創新，是解決高校“報賬難”的一個有益嘗試，應該在各高校的財務報賬系統中逐步應用、推廣。

3.3 采取多種形式宣傳財務知識

①優化并宣傳財務辦事流程。財務人員應站在非專業人員的角度制定和優化辦事流程，盡量少用專業術語，努力做到辦事流程簡潔易懂。②通過校園網、制度匯編和專題會議等方式，向教職工宣傳財經法律法規和財務管理手段。減少因信息不對稱造成的勞務和時間浪費。③定期開展專項財務檢查。通過檢查，幫助相關單位發現財務問題，督促整改，提高認識。

3.4 實行項目負責制，優化審批制度

在高校報賬業務中爭議大、票據多最不好管理的主要是科研經費。對于科研經費，學校應實行課題項目負責制，適當下放科研經費審批權，簡化簽字報賬的手續，這樣一方面減輕了院（系）、部門領導的工作量，另一方面有效減少報賬排隊的時間，提高報賬效率。當然，放寬科研經費的審批權并不是對科研經費放任不管，學校可以把科研經費的使用情況納入課題項目負責人的個人績效考核中，科技處、財務處等相關部組織有關專家按公開、公平、公正的原則進行考評，把考評結果作為科研人員下年申報科研項目的依據。

總之，財務報賬是高校財務管理工作的重中之重，做好財務報賬工作對財務人員形成良好的形象、提高財務管理工作水平、加強內部控制建設等都具有很好的促進作用。高校應不斷改變傳統的財務工作理念、積極引入先進的管理手段和技術，提高財務人員的專業素質和服務水平，將財務報賬工作作為一項重要的管理工作來做，為實現財務管理的現代化打好基礎。努力完善工作方式方法，在執行財經法律法規的過程中，財務人員要時刻站在報賬人的角度進行換位思考，多注意說話的語氣語調，多思考與報賬人的溝通方式。努力讓報賬人理解財務人員審核的目的是把關，是保護而不是刁難，避免和報賬人產生不必要的沖突，努力構建和諧財務報賬中心。

主要參考文獻

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