企業檔案管理的信息化方法研究

[摘 要] 檔案管理是企業管理中的重要組成部分，是企業管理水平的突出體現。因此，企業應對檔案管理加以重視，將檔案管理與現代化的技術手段相融合，以提高檔案管理的實效性，滿足企業檔案管理的需求，促進企業健康、可持續的發展。鑒于此，本文對如何結合信息化的方法進行企業檔案管理進行探討，以期為我國企業檔案管理的發展提供一些參考和借鑒。

[關鍵詞] 企業檔案管理； 信息化管理； 方法分析

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2013 . 16. 032

[中圖分類號] F272.7；G275 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2013）16- 0054- 02

企業檔案管理在企業管制工作中具有十分重要的地位。近幾年，隨著我國經濟的不斷發展，人才變動日漸活泛，企業傳統檔案管理模式的弊端逐漸暴露。企業檔案工作怎樣推陳出新，逐漸變成我們一定要認真對待的一個主要問題。不僅在企業檔案管理體制上進行變革外，信息化管制同時是一個必要的發展。

1 加速檔案管理制度的變革

陳舊的企業檔案管理制度已無法滿足現代企業發展的需求，因此對檔案管理制度進行變革已刻不容緩。確立改革的路線，使當代企業的檔案管理工作可以持續發展。只有經過改革，才可以給平穩、連續、和諧的運行理清阻礙、逃脫困境，才可以幫助人的潛力發揮提出最廣闊的平臺。中國正在施行的一場關于社會各方面的變革，變革的成功將給我國社會的可持續運行提供可信賴的保證。檔案管理工作身為社會大團體中的一個子部分，是所有社會團體的首要組成環節。因此，檔案管理工作的可持續運行一定要改革，換句話說改革就是檔案管理工作可持續運行的促進力。

2 實施制度化、標準化的檔案管理

首先，全面調查案卷，取其精華去其糟粕。這是實現檔案管理度化、標準化的首要工作。另外平常的檔案管理部門由于歷年來沒有進行徹底的調查，還有移交部門規定管制期限不準確，都存在一些重復或者沒有參考價值的案卷，因此，第一步要除去一些無用的案卷才能杜絕今后實施數字管制時發生重合和效率低下的狀況。其次，重新整理文件，實現文件制度化。將一些文件過多、內容雜亂的文件進行再次整理。整理案卷的原則是最大努力地把一些存在關聯信息的案卷整理在一起。在整理文卷的過程中要把一些沒有頁碼、沒有案卷目錄、無文卷題目或題目不清晰的文卷重新整理、補全并保證所有文案更加規范。整理文案不僅使館藏文案優化，還可以更加科學地保管文件，并且還能提高實行數字管制檔案后的有效利用的效率。

3 構建全面的檔案信息安全管制體制

檔案信息化的完善構建以及最后的確實都應該依靠檔案管理職員來運行，因此說檔案管理職員是檔案的信息化安全保證的第一個保障。所以，構建全面的安全管制機制，改善職工運行手段，增強檔案職員的警戒性，能夠從基本上減少個人錯失所帶來的信息遺失，降低電腦黑客對企業檔案信息體系的危害。與此同時，對于信息化管制，在檔案信息的應用需要采取職工確認身份、備份數據、殺毒軟件等安全保護手段，運用這種方法增加檔案管理的安全。

4 加強檔案管理法治化建設

改革開放到現在，黨及政府有關機構特別重視檔案的管制工作，先后發布了許多政策用來改善檔案管理工作。法制化是管制檔案管理工作的根本，要做好檔案管理工作就必須要依法管制，達成檔案管理的制度化。檔案管理設備的現代化，檔案類型的多樣化決定了檔案管理方法要繼續改革，只有堅定與時俱進，才能適應新形勢，創立檔案管理工作的新局面。萬象更新的形勢對檔案管理人員在業務水平、知識水平及管制操縱能力等方面都說明了新的要求。檔案事業的拓展必須堅持按依法管制的道路，唯有實現檔案管理的制度化，檔案管理工作才能發揮原有的作用。為了增強對檔案的管制和搜集、整理工作，更方便地保護和使用檔案，《中華人民共和國檔案法》就此產生。

檔案管理作為一個體系嚴密的管制科學，是我國經歷千載的智慧成果。尤其是最近幾十年，伴隨信息化的來臨，加速了網絡化、數字化體系發展，檔案信息化的管制已經逐漸變成檔案管理運行的新目標，變成當代企業管制發展的主要標志。

5 構建一支素質高的信息化檔案的專業隊伍

目前信息化的社會檔案管理者一定具有相應的計算機技術以及這方面相應嘗試。也就需要企業檔案管理職員應當依照檔案信息化運行的現實要求，逐漸地改變自己的理念，掌握新的電子計算機知識，了解信息管制新的技術，建立保證企業服務的工作態度，所以構建一支素質高、水平高的信息化檔案管理隊伍，才能保障企業檔案的信息化建立的需求。

6 結 論

綜上所述，信息化檔案管理作為一個完整，同時又周密的主要管制事務，不但要求企業領導賦予高度的重視，更應該得到全部檔案管理職員密切合作、積極參加。尤其是目前，信息化運行早變成為世界變革的一個目標，更好地解決檔案管理事務中所面對的問題，才可以變成為企業的經濟運行提供有效服務的根本保證，才能更好地為企業服務，為社會服務。

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