文書檔案信息化管理探悉

[摘 要] 文書檔案信息化管理具備傳統(tǒng)管理方式所不具備的優(yōu)點，本文對現(xiàn)代文書檔案管理的結(jié)構(gòu)設(shè)計及功能進行介紹。

[關(guān)鍵詞] 信息化；檔案管理；問題應(yīng)對

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2013 . 16. 033

[中圖分類號] F272.7；G275 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2013）16- 0055- 02

隨著計算機技術(shù)的迅猛發(fā)展，高速大容量的檔案影像管理系統(tǒng)已經(jīng)日漸普及。綜合文書檔案的建立與管理亦急需專業(yè)化。為了實現(xiàn)檔案長期保存、高效管理和快速查詢，節(jié)省檔案存放空間，迫切需要實施檔案信息化管理。

1 文書檔案信息化管理的優(yōu)點

1.1 辦公效率大幅提高

計算機具有強大的信息處理能力。在以往的檔案管理工作中，工作人員過多地依賴于手工操作，要求資料收集完整、齊全，避免漏寫、漏抄；用筆規(guī)范、耐用，字跡工整、清楚；分類、統(tǒng)計準確無誤，結(jié)果又費時，又費力。在應(yīng)用計算機軟件之后，文件資料收集、儲存、分類、統(tǒng)計和查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便、有序，無論是起草文件還是辦理傳遞，都變得簡單易行。

1.2 文件和文字信息得到充分共享

在原始的手工操作管理中，企事業(yè)單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費，還造成文件和信息查找困難。運用計算機技術(shù)對檔案進行管理后，檔案管理由案卷級深入到文件級，由單途徑管理發(fā)展為體系管理。隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進一步發(fā)展，檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統(tǒng)建立互聯(lián)，從而極大地提高了檔案利用工作的質(zhì)量和效率，可以對所調(diào)閱的信息資源作出適時響應(yīng)和脫機處理，保證了很高的查全率和查準率，并不受空間的限制。

1.3 電子文件保存的穩(wěn)定性

與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長得多。紙張的耐久性取決于纖維素的性質(zhì)，纖維素在一定的條件下容易受到破壞，在檔案工作過程中稍不注意就可能造成不可挽回的損失。而電子文件則不同，隨著電子技術(shù)發(fā)展日新月異，儲存、讀取電子文件的設(shè)備日趨成熟，我們可以根據(jù)不同的需要，選擇不同的電子載體，如VCD、DVD光碟，U盤、移動硬盤等。這些載體的普遍特點是存、讀方便快捷，易于傳遞，且儲存時間長，受外部環(huán)境影響小，不易損壞，具有很強的穩(wěn)定性。

1.4 提高了文件傳遞的速度和安全性

在日常公文辦理過程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過程中丟失的情況時有發(fā)生，文件傳遞的傳統(tǒng)手段是靠郵政系統(tǒng)，傳送時間受距離長短的限制。同時，文件還可能因為其他原因造成丟失或延誤，給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便。而應(yīng)用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，可直接通過網(wǎng)絡(luò)進行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和及時性。

2 文書檔案信息化管理存在的問題

2.1 電子文件保密性受限制

電子文件的內(nèi)容不僅易于變化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性變?nèi)酢ｋ娮游募子谛薷模腋膭雍罂梢圆涣羧魏魏圹E，雖然已有一些技術(shù)可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內(nèi)容發(fā)生變化的可能性總是比紙質(zhì)文件要大得多，從而使人們感到把握其內(nèi)容原貌的困難。電子文件不再具有特定的字跡，人們可以根據(jù)需要以不同的字體、字號將電子文件輸出，無法從字跡上分辨其原始性，而且不能為每一份電子文件蓋印或親自簽名，也就無法借助印章或簽署的字跡來判斷一份電子文件是否為原件。以上的種種問題都對電子文件的保密性提出了嚴峻的考驗，而且網(wǎng)上竊密技術(shù)不斷發(fā)展，進入網(wǎng)絡(luò)中的任何文件都再難以做到絕對保密。

2.2 對檔案綜合管理人員要求高

對電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理，絕不是僅僅懂得紙質(zhì)檔案管理理論、原則、方法和技術(shù)的管理人員所能勝任的，也不是僅僅懂得電子計算機技術(shù)或數(shù)據(jù)通信技術(shù)的人員所能勝任的。這就對管理人員提出了更高的要求。目前，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，特別是檔案信息處理復(fù)合型人才奇缺，不能滿足檔案信息化管理的要求。

3 幾點應(yīng)對方法

文書檔案的信息化應(yīng)用在發(fā)展過程中有利有弊，就其對現(xiàn)代檔案工作的貢獻來說，利是遠遠大于弊的。針對在實際應(yīng)用過程中遇到的一些問題，本文提出以下幾點應(yīng)對方法。

3.1 信息化系統(tǒng)內(nèi)、外網(wǎng)隔離

在內(nèi)部信息化網(wǎng)絡(luò)和外網(wǎng)之間，設(shè)置物理隔離，以實現(xiàn)內(nèi)外網(wǎng)的隔離是保護信息化網(wǎng)絡(luò)安全最有效、最經(jīng)濟的措施之一。第一層隔離防護措施是路由器。路由器濾掉被屏蔽的IP地址和服務(wù)。可以首先屏蔽所有的IP地址，然后有選擇地放行一些地址進入信息化網(wǎng)絡(luò)。第二層隔離防護措施是防火墻。大多數(shù)防火墻都有認證機制，無論何種類型防火墻，從總體上看，都應(yīng)具有以下5大基本功能：過濾進、出網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)；管理進、出網(wǎng)絡(luò)的訪問行為；封堵某些禁止的業(yè)務(wù)；記錄通過防火墻的信息內(nèi)容和活動；對網(wǎng)絡(luò)攻擊的檢測和告警。

3.2 提高檔案人員的綜合素質(zhì)

①從硬件建設(shè)和投入上下功夫，不斷改善硬環(huán)境，提高檔案人員業(yè)務(wù)技能；②采取“自學(xué)為主，培訓(xùn)為輔”模式，逐步形成終身教育機制，保障檔案人員素質(zhì)隨時代發(fā)展而不斷提高；③加大檔案部門間、區(qū)域間系統(tǒng)合作的力度，通過交流，多學(xué)習兄弟單位利用檔案資源進行知識轉(zhuǎn)化、知識創(chuàng)新的經(jīng)驗，運用網(wǎng)絡(luò)、現(xiàn)代通訊等高科技手段，不斷增加檔案部門和檔案人員的信息源。

檔案作為人類社會活動歷史的伴生物，以其記錄信息的原始性和真實性，成為信息家族中的重要一員。應(yīng)加強檔案管理信息化建設(shè)，提升檔案管理和利用水平，充分發(fā)揮檔案的信息功能。

主要參考文獻

[1]裴承志，奧多. 辦公自動化與文書檔案管理[J]. 中國冶金教育， 2002（2） .