高校教學秘書工作的探討

[摘 要]教學秘書主要負責教學事務，在教學管理系統中發揮著獨特的作用。做好高校教學秘書工作要加強思想建設，明確崗位職責，清晰定位；強化服務意識，樹立良好的工作作風；不斷提升管理水平，增強創新意識；積極工作，提高工作效率；學會與別人溝通以及交流；學會排解職業壓力。教學管理工作是高校管理工作的中心內容，有力地支撐和保證著教學活動有條不紊地進行，教學秘書作為院（系）教學管理人員在教學水平評估和教學運行中起著不可替代的重要作用，是教學管理的中堅力量。

[關鍵詞]高校 教育 教學秘書 職責

[中圖分類號] G647 [文獻標識碼] A [文章編號] 2095-3437（2013）19-0146-03

培養各類高級專業性人才是各個高校首當其沖的任務，教育管理是整個培養過程中不可或缺的環節之一。教學秘書雖然是基層管理者，但要想保障和提高教學質量，教學秘書卻是教育管理中不可忽視的角色，起著“橋梁”和“紐帶”的作用，其隊伍建設與管理的好壞，工作質量與效率的高低直接影響到學校整個教學管理水平和教學質量。因此，做好教學秘書工作，當好領導的助手，建立一支高素質、高水準的教學秘書隊伍尤為重要。那么，如何才能做好高校教學秘書工作呢？

一、加強思想建設，明確崗位職責，清晰定位

思想是前進的指揮棒，俗話說：“態度決定一切”。教學秘書首先要清楚自己的定位，時刻保持清醒，明白什么時候該做什么事，而不是被動地等著別人安排。在平時的工作中，要嚴格遵守學院規章制度，積極參加學院組織的各項活動，認真研發學院下發的各類文件，思想上積極要求上進，不斷接受新觀念，充實并完善工作思路，毫不松懈地培養綜合能力。認識事物不能只停留在表面，要看到本質，在工作過程中，要不斷地加強政治思想觀念，貫徹“三個代表”重要思想，在平凡的崗位上踐行科學發展觀，增強公仆意識。

在加強思想建設的同時，還要明確職責范圍，以便提高內部競爭活力，更好地發現和使用人才，提升工作效率和工作質量。高校教學秘書總體的工作方向是：當好領導的參謀和“耳目”；正確處理好與師生之間的關系；熟悉所在分院課程的基本規律和課程特點以及基本知識，了解教學教研活動的基本規律，掌握學院的學生管理和教學文件精神。

高校教學秘書的崗位職責大致如下：

1.協助分院領導落實各班級教學任務、任課教師、教材選用、教學進程等，協助教務處做好課務管理工作；2.協助分院教學領導做好有關教學的基本建設工作；3.協助分院領落實學院有關教學的質量監控措施；4.組織新開課和開新課的教師進行試講；5.組織教師進行工作量的核算；6.做好外聘教師的接待與服務工作；7.做好分院相關考務工作；8.做好分院成績管理工作；9.做好分院各類教學檔案的整理與歸檔工作；10.做好分院學生選課工作；11.做好分院學生學籍管理工作；12.辦理有關教材和各類實習、課程設計、畢業設計（論文）等方面的工作。

二、強化服務意識，樹立良好的工作作風

教學秘書是連接院領導和師生之間的橋梁，是協調各部門關系的樞紐，這一客觀現象決定了教學秘書的工作的本質屬性即服務。教學秘書工作繁瑣，工作過程中不確定因素很多。有些院（系）學生一千多人，教師三四十人，只有一個教學秘書，其既要處理一些日常事務，如課程的安排、課程考試的安排及成績登記、學籍管理、教學檔案的收集與整理等，還要完成領導臨時交代的任務，以及在工作過程中臨時出現的突發性事務。教學秘書處于整個教學管理系統中的樞紐位置，稍有差錯，就會影響整個教學工作的順利運行。所以，教學秘書必須將服務作為自身工作的出發點和落腳點，充分認識和理解服務意識的內涵，真正樹立自覺服務的配合意識，把自己的全部熱情和精力投入到服務工作當中。[1]

三、不斷提升管理水平，增強創新意識

要做好任何一件事情，都要有一定的能力，俗話說：“沒有金剛鉆，不攬瓷器活”。在高校，教學秘書既受命于教務處，但同時又接受著院（系）領導的指揮，即教學秘書受雙重領導，工作性質復雜。沒有統籌兼顧的能力，很難處理好每項工作之間的銜接。要提升管理水平就要促進教學秘書不斷提高自身素質，制定切實有效的教學管理工作規章制度，使教學管理工作有章可循，有法可依，而不是憑個人喜好辦事，即樹立先進的管理理念。要樹立先進的管理理念，除了個人需加強自身學習和修養外，學院有組織、有計劃地對教學秘書進行培訓是必不可少的環節。這樣能使他們盡快掌握教學管理科學的基本理論和專門知識，讓每位教學秘書都能擁有自己前進的方向，并朝著這個目標不斷努力。教學秘書工作繁瑣，涉及面廣，表面上受教務處的直接領導，但又經常需要辦理院（系）的行政事務，俗稱“辦公室事務”，而這些事務完成的好壞并不能通過定量的檢測，所以感覺教學秘書所做的工作并沒有取得一定的成果。久而久之，有些教學秘書對工作就缺乏積極性，做任何事都提不起精神，總是被動地在等待，更談不上創新之舉。其實這些想法非常錯誤， 因為院系辦公室是綜合部門，教學秘書平時處理的事務涉及面廣，碰到問題和矛盾較多，從而遭受誤會、批評及委屈是不可避免的。這個時候就需要教學秘書強化自己的心理承受能力，善于把握自己，積極調整自己的心態。不要把工作當做一門謀生的工具，而是一門藝術，要花心思努力鉆研探討它，平時留心積累資料，善于總結并挖掘新知識、新觀念、新信息，從而發現其中的樂趣，不斷進取，開拓創新舉措，以便更好地完成任務，享受工作。

教學秘書要把握機會，富有創新精神和改革意識，尋找新的突破口，要牢固樹立創新意識，始終把解放思想、開拓創新作為推進工作的不竭動力，一方面要積極主動地獻計獻策，另一方面還要將自己的聰明才智融進領導的決策之中。教學秘書不但要工作方法創新，工作思想也要創新，比如將各個領域的新思想、新方法、新技術運用到教學管理中。只有不斷地努力學習，與時俱進，才能激發無限的潛能。

四、積極工作，提高工作效率

教學秘書的工作具有時效性，要想按時完成這些工作，避免工作中出現被動應付的情況，就要學會調節工作的節奏。為了確保工作的合理進度，就應該從整體出發，學會動員和利用一切力量，講究方法的有效運用。首先，要對整個教學運行流程了然于胸，能列舉出每個學期、每個月份甚至哪個工作日大概要完成的工作計劃和重點，并對各項工作能分清輕重緩急。然后，將需要完成的工作和可支配時間做初步的分配與重組，把緊要或時間緊的工作放在最前面或自身精力最旺盛的時候做，并兼顧其他次要工作。另外，時間的安排方面要留有余地，以防突發任務的布置。[2]每天早晨坐在辦公室的第一件事就是梳理今天需要完成的工作，還要留心之前是否有未完成的工作，做到查漏補缺，做事有條不紊，這樣一天下來，就不會有“非常忙，吃不消”的感覺。教學秘書在提高工作效率的運作過程中，可以融合以下觀點。

1.樹立明確的目標。目標越明確，越容易實現它。應該以坦率務實的度衡量自身能力，保證目標足夠清晰和明確，不要空放“煙幕彈”。要經常問自己：“我究竟想要什么？”

2.每次只做一件事。把時間和精力分配在過多的事情上是再糟糕不過的做法，應當為當前的工作確立明確的范圍。當然，作為教學秘書，每天要應付各種各樣繁雜的事情，也沒有任何一個人的生活簡單到只需做完一件事就萬事大吉，就這意味著需要建立一套完善的自我管理系統，把主要精力用于更重要的事情上而不是無謂地浪費掉。

3. 少量和多次。每次只需做少量工作，分多次來完成。這個原則既適用于身體，也適用于大腦——讓它們保持健康的最佳方式，就是每天只做少量的鍛煉。如果連續幾周沒有做任何事，突然接受大規模的高強度訓練，就很可能造成傷害。

4. 建立清單。就是在工作日志上寫下當天的任務，對于完成的任務相應的劃上鉤。教學秘書一個時間段有時需要處理幾個部門的相關事宜，事情多了，容易忘記，好記性不如爛筆頭，所以寫下任務能有提醒的作用，以便每天的日程安排得更有條理，漸漸地能掌握做事的節奏，跟上工作的進度，就會忙而不亂。

五、學會與別人溝通以及交流

教學秘書每天會遇到各種各樣的事情，對于如何從容應對如此多的工作，要求教學秘書學會分解任務和分攤責任，同時還要使別人便利、自己方便，但這絕不是簡單的推卸責任。交流、溝通是人與人交往中必修的功課。在這個過程中，如果溝通不好，往往會使簡單的事情復雜化，產生誤會，要在理解中尋求支持。[3]

比如說需要下發英語四、六級的準考證時，由于所有參與考試學生的證件都是放在一起的，如果只是往輔導員的辦公室一扔，讓他們自己分發，那場面肯定是有點混亂的，若沒有特殊情況，應事先將每個輔導員所帶班級的準考證分好，再一一對應發放。

雖然這只是一件小事情，但是聚少成多，在人與人的交流過程中，很多情況就是通過小事情建立起個人魅力以及雙方之間的聯系與友情。教學秘書工作的特殊性決定了他（她）每時每刻都要與人接觸， 在與人相處的過程中，溝通的能力就顯得尤為重要。要使自己的基層管理工作能夠游刃有余地開展，注重溝通的藝術性是不可缺少的一個層面。因此，教學秘書除了掌握專業技能外，還應學習相關的理論知識，如心理學、公共關系學、行政管理學、高校學校管理等科學理論，并用理論指導實踐。在與教師和學生打交道時，擁有較強的社交能力和較好的語言表達能力，才能做好上令下達，下情上傳等交涉事宜。[4]

六、學會排解職業壓力

教學秘書地位特殊，角色復雜，工作內容繁雜、瑣碎，處于各種管理工作的中樞，從開學初一直忙碌到學期末，工作量大自然是不必說的。但有時還會遭遇別人不理解的情況，致使有些工作開展得不是很順利，同時也會使教學秘書本身產生壓抑的心理狀況。如果不及時排解這種壓力，長此以往，必會形成一個惡性循環。

所以，教學秘書這個崗位對從事者的心理品質提出了較高的要求。其實心態決定一切。有些事情是急不得的，根據事情的輕重緩急，可以留些事情明天做，雖然傳統的觀念是今日事，今日畢，但是教學秘書工作任務艱巨，責任重大，一口氣吃成個胖子是不現實的。因此教學秘書在自我發展、自我完善的進程中，必須及時調整心態，注重意志和性格的調節與控制，培養理性與感性的平衡心態，運用適當的工作方法調節工作節奏，以飽滿的熱情迎接每一個明天。

總之，教學管理工作是高校管理工作的中心內容，有力地支撐和保證著教學活動有條不紊地進行，教學秘書作為院（系）教學管理人員在教學水平評估和教學運行中起著不可替代的重要作用，是教學管理的中堅力量。教學秘書只有在認清自身職責的基礎上，牢固樹立服務教學和師生的意識，以全面提高自身素質為基礎，以積極開展教學管理研究為動力，以科學教學管理為主線，以全面提高教學質量為目標，才能在追求更高層次的教學水平評估中充實自己、完善自己和發展自己。[5]

[ 參 考 文 獻 ]

[1] 李京洋.高校教學秘書工作的實踐與思考[J].長春理工大學學報，2012（10）.

[2] 劉榮英，朱燕軍.提高高校教學秘書教學管理水平的探討[J].荊門職業技術學院學報，2008（1）.

[3] 陳蒙.高等院校教學秘書管理崗位芻議[J].無錫南洋學院學報，2008（9）.

[4] 楊揚.淺談高校教學秘書的工作職責及創新能力培養[J].佳木斯教育學院學報，2012（9）.

[5] 羅順綢，張成剛.淺談民辦高校教學秘書教學管理工作[J].佳木斯教育學院學報，2011（11）.

[責任編輯：陳 明]