論提高高職院校檔案管理人員的素質

[摘 要]檔案管理是高職院校管理的重要組織部分。提高檔案管理人員的素質是高職院校檔案管理工作能否順利進行的關鍵。高職院校檔案管理缺少專業人才，法律意識薄弱，工作權責模糊，知識結構單一，檔案意識欠缺。全面提高高職院校檔案管理人員的素養，應加強領導重視，健全檔案制度；加大資金投入，提升管理技術；積極參與評估工作，以評促建、以評促進；注重自我學習，提高自身素質。

[關鍵詞]高職院校 檔案管理 人員素質

[中圖分類號] G715 [文獻標識碼] A [文章編號] 2095-3437（2013）19-0151-02

我國高職教育的發展歷史較短，但其發展速度卻異常迅猛。近年來隨著高校的擴招，高職院校的數量和在校生數量已經占據了高等教育的很大比例。隨著多數高職院校規模的迅速擴大，其檔案管理建設與發展的重要性日益凸顯。

高職院校檔案管理是指高職院校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。它對高職院校的教育、科研和教學改革全過程進行了原始的記錄。做好檔案的基礎工作，檔案管理人員的工作素養是關鍵。在當今，科技比較發達，如何提高檔案管理工作人員的綜合素質，是高職院校順利開展檔案管理工作的關鍵，也是高職院校開展其他各項工作的基礎之一。

一、高職院校檔案管理人員素質現狀

（一）缺少專業人才

高職院校檔案管理人員多數是轉崗或臨聘人員，都屬半路出家，缺乏專業系統的檔案管理知識，甚至出現檔案管理人員對檔案管理的內容和要求是什么都不清楚的狀況。計算機技術和外語知識更是匱乏，管理水平低下，無法運用現代化設備提供基本服務，更談不上對檔案進行高層次的研究和開發。這大大地阻礙了高職院校檔案信息標準化、規范化、現代化建設的發展，導致檔案信息的利用價值較低，發揮不了應有的作用。

（二）法律意識薄弱

檔案管理工作的政策性很強，高職院校也不例外。檔案管理人員應具備強烈的依法辦事意識，并嚴格按照國家《檔案法》的規定，對高職院校的檔案進行開發、利用。目前，高職院校的檔案管理人員理論水平、思想覺悟普遍不高、鑒別檔案的能力有限、工作責任心不強，這些因素直接影響了檔案工作的順利開展。部分檔案管理人員檔案意識、法制觀念淡薄，依法行檔、依法辦事的自覺性不強，沒有把依法行檔工作落到實處，影響了檔案管理事業的發展。

（三） 工作權責模糊

目前，受人員編制、經費等多方面限制，高職院校通常會安排檔案管理員同時身兼數職，由于工作業務繁雜，很少有機會參加系統的檔案業務學習和培訓，在這種工作方式的影響下，學校檔案管理人員的整體素質很難提高。

（四） 知識結構單一

在日常辦公日趨信息化的大趨勢下，高職院校檔案管理人員的知識也應該與時俱進，加速更新。然而，目前許多檔案管理人員還難以適應新時期檔案管理工作的要求，即使能熟練掌握自身專業知識，但檔案知識陳舊且自身知識結構單一，無法更好地發揮運用檔案的實際功能。對一些新興的自動化設備，如計算機的掌握也只是簡單的文字錄入，或者雖能進行簡單的程序編制卻無法熟練運用于工作實踐中。這從根本上制約了檔案管理工作的可持續發展。

（五）檔案意識欠缺

大多數高職院校在建校初期大力開拓基礎硬件設施的建設，注重領導干部隊伍、師資隊伍及其他方面的建設，而在檔案管理工作方面的建設相對滯后。甚至有部分高職院校沒有將檔案管理建設工作提到相應的高度，未意識到檔案管理對學校發展的重要性，或未設置與學校發展、學校規模相應的檔案管理部門，檔案管理工作長期被忽視，得不到上級檔案管理部門的肯定，直接導致了工作人員潛意識里檔案意識的欠缺，對檔案管理工作的重要性沒有正確的認識。

二、提高高職院校檔案工作管理人員綜合素養的建議

（一）加強領導重視，健全檔案制度

中國的管理大多情況下是靠紅頭文件和領導講話來推行的，沒有紅頭文件和領導講話，似乎制度難以落實，人治的色彩比較明顯，即使在高職院校亦不能免俗。因此，要提高高職院校檔案管理人員的素質，領導的重視不可或缺。

首先，設置檔案管理部門，明確分管檔案管理工作的領導。各層領導要充分認識到檔案工作對學校教學、管理等工作的重要性，依據本校檔案管理發展情況，建立檔案管理部門，設立負責檔案工作的領導崗。把檔案工作納入學校整體發展議程，促進檔案信息化建設與學校其他工作同步發展，促進學校進行深入有效的綜合管理。其次，制定適合高職院校檔案自身發展的管理制度。根據高等學校檔案管理辦法和上級有關檔案工作規定，制定適合本校檔案管理工作的規章制度，使本校的檔案管理工作有章可循、有法可依。由于大多數高職院校建校歷史較短，學校除了要組織檔案管理人員進行檔案學習、培訓外，還需要對在校的教職工、學生積極進行《檔案法》的宣傳，以增強其法律意識。再次，檔案工作者應就自身工作的要求，把握有利時機，平時主動向主管領導匯報關于檔案工作方面的法律法規、方針政策，建言獻策，加深主管領導對檔案工作的認識和了解。在工作中遇到急需解決的問題，要善于總結工作中的經驗教訓，及時向主管領導請示匯報，加強其對檔案工作的感性認識，及時解決工作中的實際問題。

（二）加大資金投入，提升管理技術

目前，許多高職院校對檔案管理人力物力的投入，往往滯后于其他處室的建設。而基礎建設都離不開資金的投入，因此，高職院校在制定年度預算時，不僅要列出專項經費，保證檔案管理的基礎建設，還應加大檔案管理信息化的資金投入，以適應時代發展要求。

1.保證檔案管理基礎性建設的經費。就檔案庫房建設而言，應配備報警、滅火裝置，配備防盜門窗、避光窗簾、防蟲藥物、溫濕度控制設備等設施，落實“防火、防光、防塵、防蟲霉、防盜、防高溫、防高濕”等七防措施。就檔案管理設備而言，要有足夠的符合要求的存放檔案資料的柜架。配備現代化管理設備及檔案管理軟件，如計算機、掃描儀、數碼攝像機、專用錄入設備、打印機等設備，為檔案管理工作提供良好的物質基礎。

2.提高檔案工作人員管理水平。檔案員管理水平的高低，決定了現代化設備的利用率的高低。因此，高職院校一方面要注意引進檔案管理工作的專業人才；另一方面，在根據自身財務狀況，加大對檔案管理現代化設備的投入的同時，還要持續投入資金培養一批能夠充分運用這些設備的工作人員，使其不僅能進行簡單的檔案文字錄入工作，更能根據高職院校檔案管理的規定，利用網絡進行文件材料的整理、編排、研究，甚至編制一些適合檔案開發需要的檢索工具，以適應新時期檔案管理工作的要求，提高檔案管理工作效益。

3.積極參與評估工作，以評促建、以評促進。高職教育的發展歷史較短，未進行檔案目標管理升級考評的高職院校，應以檔案目標管理評估為契機，以評估促進檔案基礎業務建設與科學管理整體水平的提高；對已獲得檔案目標管理工作的院校，應以復評為契機，針對檔案工作取得的成績，存在的問題和困難，及時做好檔案目標管理復評工作，隨時做好上級主管部門的不定時抽檢工作。以評估為動力，不斷規范檔案管理工作。

4.注重自我學習，提高自身素質。知識經濟時代，社會對檔案管理人員的素質提出了更高的要求。檔案管理人員要想不被時代所淘汰，必須增強學習的自覺性和緊迫感，尤其是要注重專業知識的學習和更新。同時還要努力提高自身綜合素質，做到一專多能。

一方面，不斷更新專業知識，樹立終身學習的意識。目前，高職院校檔案管理辦公自動化日益普及，這要求檔案管理人員必須熟悉和掌握相關的現代化技術知識，不斷學習更新自己所掌握的專業知識，并把終身學習作為一種必然選擇，拓寬視野，了解相關工作領域的現狀和發展動態，實現從單一專業型人才向多樣復合型人才的轉變。

另一方面，全面提高綜合素質，強化檔案服務意識。檔案管理學是一項綜合性學科，它的學科性質要求從業人員不僅要及時熟練掌握專業知識，還要了解一些文秘、歷史學、目錄學、社科情報學、計算機等相關學科知識。從事科技檔案的人員還需要掌握一些識圖、制圖、工程、建筑學的知識。此外，檔案管理人員還必須具備全心全意為教學、科研、管理等各項工作服務的思想，更好地發揮檔案管理在學校建設中的作用，以自身的工作實效改變人們對檔案的消極看法，不斷提高人們對檔案的重視程度。

綜上所述，在信息時代，社會對高職院校檔案管理人員的素質提出了更高的要求。從事這項工作不僅要有極大的耐心、責任心，還要不斷更新自身知識結構，提高自身綜合素質，認真做好高職院校檔案管理工作，為學校的可持續發展提供重要的保障。

[ 參 考 文 獻 ]

[1] 高等學校檔案管理辦法.中華人民共和國教育部令第27號[Z].2008.8.

[2] 賀麗娜.論高職院校檔案工作人員應具備的素質[J].遼寧高職學報，2001（12）.

[3] 高鵬.高職院校檔案工作存在的問題及對策[J].教育與職業，2008（12）.

[4] 姜麗蓉，寧慶降.關于提高高校檔案管理人員素質的幾點思考[J].重慶電力高等專科學校學報，2009（12）.

[責任編輯：陳 明]