淺談高校會務服務的幾點體會

[摘 要]高等學校是各領域學術研究、多學科知識教學、高等人才培養的機構，會務活動是科研教學、教書育人必需的輔助方式，為會務活動提供周到、細致的后勤服務是非常重要的。高校會務服務的要求、做法有很多，如何才能提供更周到、細致的服務，需在工作中不斷總結積累，只有這樣才能為高校的教育、科研提供良好的后勤保障。

[關鍵詞]會務準備 會場環境 會場氛圍布置 高校會務

[中圖分類號] G647 [文獻標識碼] A [文章編號] 2095-3437（2013）19-0149-02

高校會務活動大致分為黨政、學術、文體三大類。會議內容雖然不一，但會務服務工作卻有其共同性與特殊性。共同性是本著以人為本的服務宗旨開展此項工作；特殊性是指各類會議的會場環境、氛圍布置、音響視頻燈光、服務禮儀等均有不一樣的要求。以下根據這幾個要點作詳細的說明。

一、黨政會務活動

黨政會務主要有紀念“七一”建黨、“十一”國慶、黨政換屆等。現以“七一”建黨會務服務為范例。

（一）會務準備

與會議組織部門溝通，對會議舉辦的時間、地點、會議參加人數、參會各部門（單位）的座位安排做到明白清楚。

（二）會場環境

高校“七一”會議一般因參會人數眾多，常安排在一些比較大的場所，如禮堂、體育館等。所以對會場主席臺的布置需因地制宜，主席臺要根據就座人數擺放桌椅，人數較多可分為幾排，排數太少會顯得主席臺過于寬大，不利于突出重點和攝影攝像。

（三）會場氛圍布置

紀念“七一”建黨主會標橫幅長度不應超過主席臺寬度，布面要平整，字體是粗黑體，字數少可適當拉寬字形放大字距，字多也可壓縮字體調小字距，但盡量不要太過擁擠影響美觀，可與會務組織方協調字數的增刪。會議背景布置要根據場地面積決定黨徽及十面紅旗尺寸大小，否則會影響到會議的莊重性、嚴肅性。黨徽的角度按黨徽背面的固定掛鉤懸掛即可，高度在紅旗總高偏上，黨徽上沿以不超過紅旗槍尖為好。紅旗的傾斜角度按主席臺寬度決定，最好在60°-70°之間，左右之間的距離要均等對稱。紅旗槍尖的角度要一致，以槍尖的扁平面對外。紅旗旗布的折法是將旗面下垂的一角反向朝里束入在旗桿下部，為防止其下滑可用膠帶、別針等固定，布上褶紋左右要一致。旗穗懸掛要整齊劃一，高度一致，不能被旗布覆蓋遮擋，旗穗與槍尖連接的距離一般是1-2個旗穗長度，旗穗之間相距三分之一的旗穗長度。主席臺前可擺放小盆花卉，一排或幾排均可，但排數多的話要有前低后高的層次，總高度不得超過主席臺桌子高度的三分之二。會場座位表的制作要簡潔明了，在會場座位的俯視平面圖中用不同色塊劃分區域，再用文字注釋具體的部門（單位）。

（四）音響燈光

這類會議一般會前要奏國歌，音響操作人員要準備好所需光盤或電子文件，與會務組織人員協調好播放的時間節點，會前要做彩排。發言用的話筒要事先調試，確保正常使用。對會場內各角落的聲音效果需分別試聽，如有聲音模糊、紊亂需調整功放與喇叭位置。主席臺的燈光以明亮柔和為主，主光源為淡黃色，可事先聯系攝影、攝像人員現場采樣對比，如光線太強或過弱要調換光源。

（五）服務禮儀

會議使用的席卡擺放順序應根據主席臺參會人員的主次排位，人員為單數是按5 3 1 2 4擺放，雙數為5 3 1 2 4 6。席卡的擺放是在參會者的正前方，如位置中央要放話筒可移至左前方，茶杯或礦泉水及濕紙巾則放在右邊。參會者未就座前應將椅子拉開留出通道以便通行，參會人員進入會場后要有服務人員引導。服務人員應著統一工作服裝，不留披肩長發，盡量不佩戴首飾，穿平底鞋，關閉通訊工具或把其調成靜音。會議進行中如需要添續茶水，應細心周到，由參會者后方右側依次進行（最好有兩名人員由中間向兩側分別服務）。會議結束后，也需由服務人員引導，有序退場。

二、學術會議、講座

（一）會務準備

接到此類會議應先了解所有參會人員的總數、外地參會人員的到達時間、車次、航班號、來人總數，制作好接站牌并安排車輛準備接站，提前預訂好住宿地點、餐飲、返程車票、機票等。會議議程可用事先設計的模板制作印刷，發給參會人員人手一份，以便其了解會議的議程。版式是A4頁面對折或三折，主要內容為參會人員姓名、單位、職務、發言次序、行程安排、主辦方聯絡人電話等。如果參會人員中有外籍人士，應提前了解該國風俗禮節，以尊重對方文化。

（二）會場環境

學術會議、講座是高校舉辦頻率比較多的活動，這類會議的特點是參會人數不多，常安排在報告廳、演講廳、階梯教室等場所，要做好會場內隔音、遮光服務。

（三）會場氛圍

提前做好會場內外的背景墻、歡迎牌、指路牌、海報等。會場內的背景多以沉穩色調為主，并結合學術會議主題，輔以相應的圖案襯托設計。背景上的字體要端正規范，相應的會議LOGO也要清晰，根據筆者的經驗，會議組織方有時難以提供清晰的LOGO文件，需利用專業軟件進行修改制作，背景面積較大的，分辨率可設置為40～50像素/英寸，否則文件太大，計算機運行速度太慢。為了使背景畫面效果達到預想效果，最好采用印刷用四色設計作圖，出大圖前要先打印小樣給主辦部門審核效果。講座海報制作應盡量明顯簡潔、色彩活躍，要概略介紹主講人的身份簡歷，所講題目、時間、地點要明確詳細。

（四）視頻音響燈光

此類會議常使用多媒體設備，事先應調試投影儀、筆記本等設備的連接。由于主講者自備的筆記本電腦型號不一，經常會出現筆記本與投影儀不同步的情況，主要故障與解決方法如下：1.投影儀搜索不到信號。解決方法：Fn鍵+F3鍵/ LCD組合鍵，如還不能解決應詳細閱讀設備說明書。2.顯示模糊，不清晰。解決方法：應該把筆記本的分辨率調至投影儀的分辨率。3.播放視頻時不顯示圖像。解決方法：關掉筆記本顯卡的硬件加速。

會場內燈光需有專人控制。會議開始初期，為了攝影攝像需要光線充足；而進入到投影演示階段，要及時關閉主光源，以保證投影畫面質量。

（五）服務禮儀

學術會議有時會涉及知識產權、保密規定等，服務人員不便在場，要備好茶水供其與會人員取。學術講座多是公開性的，參會人數略多，服務人員應利用中途休息空隙添續茶水，不得打斷演講人的思路。

三、文體活動

（一）會務準備

校園內常有學生自發組織的歌詠比賽、辯論比賽、籃球、足球比賽等，可協助他們安排場地、服裝、聯系商戶提供贊助等。文體活動的重中之重是安全問題，高校內的活動更是如此。事先要充分做好緊急預案，并與校內的保衛、醫療部門提前溝通，防范突發事件的發生。

（二）會場布置

此類活動的場所比較多樣，共同的特點是參會人數較多，師生均有，會場的布置也要適應活動的內容形式。下面以辯論賽、運動會兩個活動為例，對一些具體服務進行說明。

1.辯論賽會場布置。辯論賽一般有多隊參加，可分為幾組。比較常見的布置是八字形，即中央靠后位置是主持人座位，左右是辯論選手區。也可以布置成開口圓形，主持人在圓形中間。其他還有“U”形、“山”字形等，要根據比賽的人數及現場的環境具體排布。另外各隊的部門、系部的名稱要張貼在醒目的位置。

2.運動會會場的布置。運動場內的宣傳應作統一的安排。對于運動器械的運輸布置、安裝調試要多征求保管者意見。觀眾席要多備垃圾桶、飲水設備，廁所等公共設施要保證能正常使用。對檢錄臺、播音臺、醫療救助臺、更衣室要單獨劃出區域，并有明顯標識。

（三）會場音響燈光

1.辯論賽音響話筒的準備。由于參加的選手多，對音響設備，話筒的數量要做充足準備。為方便主持人與選手互動，要配備無線話筒，燈光按室內常規燈光效果布置即可。

2.運動會音響、燈光的準備。運動會由于分室內外兩種場地，在室外舉行時的音響效果要考慮到環境因素，會場的聲音以洪亮清晰為主。由于話筒使用處較多，事先要分配好，并有預留。如有夜間比賽，會場燈光也要配備。室內的音響在活動前要精心調試。

（四）會場服務

1. 辯論賽比賽用的設備、工具。會前準備好記分牌、搶答器、限時表、選手號碼、時間提示牌、啦啦隊手持牌等設備、工具。

2.運動會注意事項。運動會過程中，要時刻掌握現場情況，遇突發事件嚴格按預案處理。春秋兩季運動會如在室外舉行，要考慮到天氣因素，做好防雨、防風的準備工作。會場內的保衛人員要分配區域，責任到位。主要緊急出口應有明顯標志，并有專人看護管理。

高校會務服務的要求、做法還有很多，如何才能提供更周到、細致的服務，須在工作中不斷總結積累，只有這樣才能為高校的教育、科研提供良好的后勤保障。

[責任編輯：陳 明]