長篇文檔處理八步走

摘 要：在日常辦公文擋處理時，經常會遇到類似的長篇文檔排版的問題，非常棘手。如生活中常見的有：書籍類、計劃總結類、論文類、方案設計類等；排版的方法可以說是千變萬化，但歸根結底排版的要求與風格是不變的，本文主要以長篇文檔排版中通用的排版過程進行精練的總結，通過使用Office 2007來展示八步法解決長篇文檔處理技術，旨在為讀者提供便捷快速的排版技技巧。

關鍵詞：長篇文檔；分隔符；樣式和格式；目錄；三線表

[中圖分類號]：G623.58 [文獻標識碼]：A

[文章編號]：1002-2139（2013）-26--02

在編輯文檔時，無論是長篇文檔還是短篇文檔，均講究按不同的內容和具有個性化的文檔處理風格來進行編輯，以下步驟則按照長篇文檔通用的格式要求詳細講解，短篇文檔皆可適用。

1、長篇文檔處理八步法

第一步：設置合理的布局

布局是否合理決定著整篇文檔的整體效果，合理的紙張布局不僅要事先預留“頁眉”、“頁腳”、“裝訂線”空間位置，更要體現美的視覺。因此設置“頁面設置”的相關內容是重中之首。

（1）設置頁邊距

現日常工作中普遍使用的紙張均設定為A4大小；頁邊距可根據情況而定，通常情況下無具體要求時均按Word 2007默認值處理；紙張方向為“縱向”。

（2）設置裝訂線位置

多于兩頁的文檔默認情況下均要裝訂起來，即要考慮裝訂線的位置，又要考慮裝訂線的寬度，既要訂得牢固，又不能影響閱讀。裝訂線分為頂端和左側。雙面打印的文稿、書籍或雜志、橫向使用的紙張和豎排文字的文稿一般在左側裝訂。其他方式的文稿可以考慮頂部裝訂。此外，還應該注意的是，裝訂線一般于紙張纖維的排列方向平行。

第二步：文本格式整體設計

一篇文檔中占據最多的是文本內容，通常情況下，如不一次性將內容格式排版完成，則后期也可使用“格式刷”工具重復多次完成，為了減少不必要的操作，可在頁面設置之后迅速對正文內容進行排版，通用的格式根據所處理文種及要求不同而定，使用較為廣泛的方式為“宋體”、“小四號”、“行距為1.5倍”、“段前/段后均為0磅”、“首行縮進2字符”等。

第三步：根據內容風格不同分別插入分節符或分頁符

在一整篇文檔中，默認情況下為同一節，當文檔中的內容（文字、圖片、表格等元素）填滿一頁時自動插入了一個分頁符，有時，需要對不同的內容調整為獨立的風格，如（頁邊距、頁碼、頁眉頁腳、紙張方向等），為了便于對文檔特別是長文檔進行格式化處理，可以使用分節符將文檔分割成幾節，根據風格的不同設置不同的格式排版效果。

任何長篇文檔，封面可單獨成為一節，扉頁和前言通常不包含頁眉頁腳和頁碼可共同設為一節，目錄獨立為一節，正文可整體作為一節，每章之間可插入“分頁符”進行強制性換頁，這樣的設計思路就可以為后續不同風格的“頁眉頁腳”、“頁碼”等獨立設計。

插入“分節符”與“分頁符”的方法均為單擊“頁面布局”選項卡，在“頁面設置”對話框中單擊“分隔符”按鈕，分別單擊“分頁符”或“下一頁”即可，具體選項可根據需要的不同而選擇使用。

默認情況下，插入后的“分節符”和“分頁符”不會直接顯示在文檔中，在工具欄單擊“全部顯示”按鈕（黑色雙向箭頭），顯示出分節標記，然后選定要刪除的分節符，也可以切換到“普通視圖”下選定分節符，按一下“Delete”鍵就刪除了。

第四步：設置風格不同的頁眉和頁腳

在Word中插入“頁眉頁腳”默認情況下通篇的內容及格式是一致的。在長篇文檔處理中，通常情況下對于不同的節采用的內容和格式各異，或者雖為同節若不同頁也包含“首頁不同”和“奇偶頁不同”兩種效果，因此，以下將簡述插入不同格式的頁眉和頁腳的方法。

（1）同節不同頁中插入頁眉和頁腳

默認情況下，在某篇長篇文檔中對所分章節插入了“分頁符”，頁眉中奇數頁和偶數頁的頁眉不同，頁碼卻是聯系的，且首頁無頁眉，方法為：打開“頁眉設置”對話框，單擊“版式”選項卡，在“頁眉和頁腳”區域中選中“奇偶頁不同”和“首頁不同”，單擊“確定”按鈕，回到文檔中，重新編輯“頁眉和頁腳”即可。

（2）不同節插入頁眉和頁腳

在不同的節中，分別設置不同的“頁眉和頁腳”方式是：同節中可套用上述方法；切換到下節時，單擊“設計”選項卡中的“導航”列表，在列表中單擊“鏈接到前一條頁眉”按鈕，此時觀察左上角處“與上一節相同”提示語消失，此時隨意編輯不同內容及格式的頁眉和即可，設置“頁腳”時方法類同。

第五步：特殊表格的處理

表格是數據表述的主要形式之一，通常被科技論文中為表達大量數據關系而采用。三線表具有形式簡潔、層次分明、解讀方便在長篇文檔論文中體現得尤為充分。外表看三線表僅包含三條線，即標題行上框線、下框線和末尾底線 （如圖1所示）。

圖1 “三線表”樣式

通常情況下先制作一個普通表格，鼠標移到在表格左上角，出現四向箭頭時選中整個表格，設置表格的“邊框和底紋”，在設置中選擇“無”，取消表格的所有框線，分別在“設計”選項卡中單擊“繪圖邊框”列表內“筆劃粗細”下拉列表，設置其線條粗細狀態，單擊“繪制表格”按鈕分別為三條線繪制不同粗細的線條即可。

上述方法較為麻煩，若長篇文章的數據表格較少可勉強使用此種方法，如果表格較多時則步驟過多，操作繁瑣，在Word中包含一勞永逸的方法，使用“表樣式”新建樣式功能創建“三線表”，可隨時調用。方法如下：選中已創建的表格，單擊“設計”選項卡中的“表樣式”列表，在“表樣式”列表中選中“新建表格樣式”命令，彈出“根據格式設置創建新樣式”對話框，在“名稱”欄中輸入“三線表”，“將格式應用于”列表中選中“標題行”，設置為“1.5磅”，單擊“上框線”；再次選中“將格式應用于”列表中 “整個表格”，單擊“下框線”；再次選中“將格式應用于”列表中 “標題行”，設置為“0.5磅”，單擊“下框線”，此時預覽效果中已設置完畢，單擊“確定”，即可看到表格已經應用“三線表”樣式。

第六步：將標題分別套用樣式

樣式源于格式，被看作為一組格式的集合。Word的排版原則是，對于相同排版表現的內容一定要堅持使用統一的樣式，這樣做能大大減少排版的工作量和出錯機會。如要一次性改變某個樣式的所有文字的格式時，只需修改該樣式即可。

按使用的角度不同，樣式具體分為以下幾種。

（1）從格式的角度：字符樣式和段落樣式；

（2）從應用的角度：可分為標題樣式、正文樣式、列表樣式；

（3）從來源的角度：可分為內置樣式和自定義樣式。

通常在編輯排版時，切換至頁面視圖下，凡應用了標題樣式的段落前均會出現一個“方形小黑點”標志。標題樣式共有9級，它成為生成“文檔結構圖”、“大綱視圖”、“目錄”的基礎。

第七步：自動生成目錄

自動生成目錄是長篇文檔處理時必不可少的一項重要且快捷的處理操作，利用Word生成的目錄，按下Ctrl鍵，單擊目錄中任意鏈接即可調至該部分內容，直接跳轉該頁快速閱覽，在日常文檔處理時，經常需要多次的修改，對修改后的內容通過“自動更新”可實時修改完善。

將插入點定位在文檔插入目錄的指定位置，打開“引用”選項卡，在“目錄”組中單擊“目錄”按鈕，在彈出的菜單中選擇“插入目錄域”命令，打開“目錄”對話框，在“常規”選項區域的“顯示級別”微調框中輸入“3”，單擊“確定”按鈕，系統自動將目錄插入到文檔中。

當創建了一個目錄以后，如果再次對源文檔進行編輯，此時目錄中標題和頁碼都有可能發生變化，因此必須更新目錄。選擇要更新的目錄，在“引用”選項卡的“目錄”組中，單擊“更新目錄”按鈕，打開“更新目錄”對話框。選中“只更新頁碼”單選按鈕，表示只更新頁碼，不更新已直接應用于目錄的格式，而選中“更新整個目錄”單選按鈕，表示將更新整個目錄。

第八步：文檔打印輸出

長篇文檔格式排版完成之后，最后一步就是打印了，打印中要根據實際應用的情況來選擇打印的選項，由于篇幅的原因，在這里就不再贅述。

2、總結

無論文檔有多少頁，也無論排版時格式要求有多苛刻，即使是再復雜的文章，只要掌握了本文中提到的八步法就可以輕松快捷的制作出具有專業水準的文檔。

參考文獻：

[1]孫培民.計算機應用基礎.北京：北京出版社，2007.

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[3]郭金明 王 洪.計算機應用基礎. 天津：南開大學出版社，2011.

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