檔案管理信息化建設(shè)探討

摘 要：隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，信息化已成為社會發(fā)展的重要標(biāo)志，信息與信息技術(shù)在社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展中發(fā)揮著非常重要的作用，信息化建設(shè)勢在必行。為了適應(yīng)信息化建設(shè)的要求，檔案管理信息化成為檔案工作發(fā)展的必然趨勢，是全面提升檔案工作水平的重要途徑。本文主要從檔案管理面臨的問題入手，分析檔案管理信息化建設(shè)的必要性，并在此基礎(chǔ)上探討檔案管理信息化建設(shè)的措施。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化建設(shè)

作者簡介：徐章蕊（1975.08.01-）；性別： 女；民族： 漢；籍貫：福建周寧；學(xué)歷：本科；單位：福建省寧德地區(qū)中共周寧縣委報(bào)道組。

[中圖分類號]：G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]：A

[文章編號]：1002-2139（2013）-26--02

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，信息化已成為社會發(fā)展的重要標(biāo)志，信息與信息技術(shù)在社會發(fā)展中發(fā)揮著非常重要的作用，信息化建設(shè)勢在必行。檔案是重要的信息資源，在社會生活中占有重要地位，管理的重心也走向現(xiàn)代化、信息化，信息化建設(shè)成為檔案管理工作發(fā)展的趨勢。為適應(yīng)檔案信息化建設(shè)要求，檔案管理由傳統(tǒng)轉(zhuǎn)向現(xiàn)代，采用電子化流轉(zhuǎn)方式，這是提高效率的手段。檔案管理信息化是在國家檔案管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃下，結(jié)合本單位實(shí)際，充分運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)的優(yōu)勢來處置、管理、利用信息資源。檔案信息化建設(shè)是一個(gè)長期的過程，在轉(zhuǎn)型過程中存在很多關(guān)聯(lián)問題，只有處理好這些問題，才能跟上時(shí)代發(fā)展的需求，推動檔案事業(yè)發(fā)展。

一、檔案管理現(xiàn)狀及問題

在長期的發(fā)展過程中，檔案管理事業(yè)取得了進(jìn)步，其規(guī)模不斷擴(kuò)大，數(shù)量不斷增多，種類也越來越多樣化，信息量也越來越豐富。隨著檔案事業(yè)的發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理方式已無法滿足需求，帶來的問題越來越凸顯。

1、檔案查閱耗時(shí)較長

一般來說，檔案存放都是分類處理的，但檔案存取都是靠人工操作，在操作中不可避免地會存在隨意性，出現(xiàn)錯(cuò)誤現(xiàn)象，造成檔案存放次序的混亂、無序。現(xiàn)有的檔案資源非常豐富，如果還按照傳統(tǒng)的方式查閱檔案比較麻煩，一旦檔案沒有放到指定的位置，要找到所需的檔案，就要把所有的檔案重新瀏覽一遍，查閱起來費(fèi)時(shí)費(fèi)力，效率極其低下。

2、檔案編目流程低效

過去檔案管理工作大都是手工處理的，檔案采集后要進(jìn)行分類、排序、裝訂、編號，再手工錄入檔案目錄等，這些操作流程復(fù)雜、繁瑣，每一環(huán)節(jié)多需要大量的人力和物力，由于得不到及時(shí)處理，使得很多檔案歸檔后長期堆放，造成檔案資源的浪費(fèi)。同時(shí)，檔案編目工作屬于簡單、重復(fù)性的勞動，人工操作不利于提高流程效率。

3、檔案鑒定工作滯后

檔案管理工作針對的是有價(jià)值的檔案，這涉及到檔案保管期限，保管期限越長檔案的價(jià)值越高，如果過了保管期限檔案是無價(jià)值的，需要清理、銷毀，以減少對檔案庫房空間的占用。但是傳統(tǒng)檔案工作方式下，檔案鑒定工作落后，檔案管理人員不能準(zhǔn)確掌握檔案的存儲時(shí)間，不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)、處理過期檔案，致使很多已過期的檔案還存放在檔案架上，增加了檔案管理工作的負(fù)擔(dān)和成本。

4、檔案統(tǒng)計(jì)工作不力

檔案管理中檔案統(tǒng)計(jì)工作占有重要地位，統(tǒng)計(jì)工作是非常耗時(shí)耗力的，是一項(xiàng)長期的、系統(tǒng)的工作。當(dāng)前，檔案資源日趨豐富，大部分檔案都是裝在檔案盒內(nèi)的，每個(gè)檔案盒所裝的檔案量也不同，要進(jìn)行檔案統(tǒng)計(jì)工作具有一定的難度。一旦檔案管理人員在統(tǒng)計(jì)過程中出現(xiàn)一次錯(cuò)誤，后面的工作會發(fā)生連環(huán)錯(cuò)誤，這種難題在手工操作方式下很難解決。

二、檔案管理信息化建設(shè)的必要性

檔案需要長期保存，很容易出現(xiàn)文檔紙張受潮、蟲蝕等災(zāi)害，為了改善存儲環(huán)境，檔案部門要投入大量的文檔管理費(fèi)用，并且檔案需要反復(fù)查閱，會受到不同程度的損害，這給檔案管理帶來困難。信息社會的發(fā)展，辦公自動化的出現(xiàn)，使得檔案管理方式發(fā)生了變化，信息化建設(shè)成為必然。

1、檔案管理信息化是實(shí)現(xiàn)資源共享的要求

全球化背景下，檔案資源信息化建設(shè)成為各國搶占經(jīng)濟(jì)發(fā)展的最高點(diǎn)，也是加快社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的必由之路。加快檔案管理信息化建設(shè)是實(shí)現(xiàn)檔案信息管理的現(xiàn)實(shí)需要，實(shí)現(xiàn)檔案資源的便捷開發(fā)、利用，打破信息資源之間的壁壘，實(shí)現(xiàn)資源的共享。

2、檔案管理信息化是檔案事業(yè)發(fā)展的要求

檔案事業(yè)是基礎(chǔ)形式，在社會現(xiàn)代化建設(shè)中占有十分重要的地位，隨著社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理方式已無法滿足社會需求，檔案工作的內(nèi)外環(huán)境都發(fā)生了改變，檔案管理面臨新挑戰(zhàn)。新時(shí)期，檔案工作要適應(yīng)時(shí)代需求必須打破傳統(tǒng)的檔案觀念，消除發(fā)展中存在的問題，使檔案管理工作適應(yīng)社會發(fā)展需求。

3、檔案管理信息化是提高工作效率的要求

檔案管理工作基本上都是人工操作的，檔案管理實(shí)行的是精細(xì)化的管理，主要以手工勞動為主，花費(fèi)大量的人力、物力，但效率卻不高。在信息技術(shù)快速發(fā)展的今天，這種檔案管理方式遠(yuǎn)不能適應(yīng)需求，越來越顯示出弊端。要提高檔案管理工作的效率就要加強(qiáng)信息化建設(shè)，提高檔案的存儲量，節(jié)省資源，從而適應(yīng)信息快速發(fā)展的現(xiàn)代社會需求。

三、檔案管理信息化建設(shè)的措施

1、建立現(xiàn)代信息服務(wù)理念

信息時(shí)代，檔案工作服務(wù)方式發(fā)生了很大變化，為檔案管理工作提供了前所未有的發(fā)展空間。信息系統(tǒng)的廣泛使用，形成了大量的電子文件信息資源，信息系統(tǒng)用戶越多，對信息服務(wù)的要求越高，所以，檔案管理人員要樹立現(xiàn)代信息服務(wù)理念。檔案管理部門對信息要保持高度敏感，想方設(shè)法收集信息，調(diào)查用戶的潛在需求，針對性的策劃出不同層次的服務(wù)范圍、形式，有計(jì)劃地開發(fā)電子文件信息資源，制成信息產(chǎn)品，從而提供專門的信息利用平臺，便于用于便捷的獲取所需信息。如對信息需求充分調(diào)查的基礎(chǔ)上，以先進(jìn)的技術(shù)為基礎(chǔ)建立專題，為用戶提供信息服務(wù)。

2、加強(qiáng)信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，實(shí)現(xiàn)了信息數(shù)據(jù)的遠(yuǎn)近傳遞和處理。電子文件以其快捷的速度正逐步取代紙質(zhì)文件，它具有傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案無法比擬的優(yōu)勢，大大提高了檔案工作效率。檔案文件管理方面可以通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行文件的發(fā)送、接收、借閱、歸檔等，檔案管理方面可以用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的收集、整理等。同時(shí)，在特殊的檔案工作中，計(jì)算機(jī)還可以提高工作效率，簡化工作流程，如編制大型的索引，檔案統(tǒng)計(jì)工作等，這些工作對基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)要求較高，因此需要配置較好的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，提高檔案計(jì)算機(jī)水平，從而提高檔案管理信息化

水平。

3、加強(qiáng)檔案信息資源建設(shè)

首先加強(qiáng)檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)。目前，我國檔案管理信息系統(tǒng)和形式多樣化，在服務(wù)性、共享性、規(guī)范性方面存在不足，很難滿足檔案信息資源互通的需求，因此要加強(qiáng)檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)，結(jié)合時(shí)代需求開發(fā)檔案管理系統(tǒng)，提高工作效率。其次檔案電子化。檔案電子化在檔案管理信息化建設(shè)中占有重要地位，檔案信息電子化是重要工程，即用紙質(zhì)的館藏檔案為對象，用計(jì)算機(jī)收集、篩選、加工檔案，從而使紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案人工利用。當(dāng)前檔案管理軟件只適用于文件管理，還沒有實(shí)現(xiàn)文檔一體化，由于共通性受限，檔案信息管理工作不能通過計(jì)算機(jī)完成，制約了檔案信息化的進(jìn)程。所以要加強(qiáng)檔案信息資源建設(shè)，研制一個(gè)融辦公、檔案管理于一體的軟件系統(tǒng)，通過計(jì)算機(jī)把紙質(zhì)檔案數(shù)字化，便于檔案信息的查找。

4、培養(yǎng)信息技術(shù)人才

檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵是人才，因此培養(yǎng)一大批信息化人才已成為迫在眉睫的問題。檔案信息化建設(shè)中，檔案部門人才素質(zhì)的高低直接影響到信息化水平的高低。目前，檔案管理高級人才匱乏，很多檔案工作人員技術(shù)水平低。同時(shí)，一些年輕的檔案工作者有學(xué)歷，但工作經(jīng)驗(yàn)等有待進(jìn)一步提升，工作熱情高，但工作方法還有待提升等。因此，為了適應(yīng)形勢發(fā)展的需求，檔案工作人員既要掌握信息管理知識，又要懂檔案基礎(chǔ)知識，培養(yǎng)信息化人才成為重要課題。

總之，檔案管理信息化建設(shè)是一個(gè)系統(tǒng)的、復(fù)雜的工程。為了適應(yīng)時(shí)代需求，檔案工作人員必須緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，創(chuàng)新檔案管理信息化建設(shè)，為檔案事業(yè)的發(fā)展做貢獻(xiàn)。

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