論中職學校電子檔案管理策略

摘 要：隨著信息技術的快速發展，電子文件以其無可比擬的優勢，給紙質文件帶來了極大沖擊，傳統學校檔案管理工作迎來了新的挑戰。本文主要從分析中職學校電子檔案管理的現狀入手，探討中職學校電子檔案管理的策略。

關鍵詞：中職學校；電子檔案；管理；策略

作者簡介：張如，女，出生日期：1980年12月15日，籍貫：內蒙古，民族：蒙族，單位：河套學院中等職業技術學校，學歷：本科，研究方向：檔案管理，2008年被評為檔案館員。

[中圖分類號]：G271 [文獻標識碼]：A

[文章編號]：1002-2139（2013）-26--01

隨著信息技術的快速發展，網絡得到了普及，相對于紙質文件來說，電子文件具有傳遞速度快、方式快捷等優勢，正逐步替代紙質文件。傳統檔案工作主要以紙質文件為主，電子文件的出現，給檔案工作帶來了新的挑戰。學校檔案管理工作是學校管理工作的重要組成部分，也是衡量學校管理水平的重要標志。但目前中職檔案管理工作的現狀不容樂觀，還存在諸多問題亟待解決。因此，中職學校檔案管理工作中，如何根據中職學校的發展需求，由紙質檔案轉向電子檔案管理，跟上時代發展的步伐，已成為急需探討的重要問題。

一、中職學校電子檔案管理現狀

1.重視不夠，管理不規范

目前，一些中職學校不重視電子檔案管理，存在管理不規范，隨意性較強的現象。首先，制度存在問題。中職學校部門多，教育教學工作復雜、繁瑣，但就一個部門就涉及多項工作，一些部門通過電腦制作的文件沒有得到足夠的重視，更有甚者隨意刪減、篡改，導致原始制作的文件與打印出來的紙質文件不相符，失去了歸檔保存的價值。其次，歸檔程序模糊。一些學校歸檔電子檔案文件時存在程序模糊問題，存儲比較分散，未脫機，如果電腦出現問題，很可能造成電子文件的丟失或損毀；還有一些學校的電子文檔只是保存在計算機硬盤，如果系統出現故障，文件毀壞的可能性較大。再次，歸檔不鑒定，難以辨別真假。電子文件歸檔時要做真偽鑒定，如果將電腦上的電子文件不分真偽都歸檔的話，勢必達不到去真存偽的目的，還會使最具價值的珍貴文件淹沒在大量的文檔之中，不利于檔案的管理與利用，不能充分發揮檔案的作用。

2.設備落后，人才匱乏

紙質檔案轉向電子檔案的過程中，由于轉換速度快，一些學校在設備方面滿足不了其需求，存在設備落后，人才匱乏現象。電子檔案管理工作對檔案工作者提出了更高要求，不僅要求檔案工作者具有專業的檔案管理知識，還要通曉計算機技術方面的知識，只有這樣才能將計算機技術與檔案管理有機的結合起來，促進電子檔案工作的發展。因此，中職學校要結合需求引進現金的計算機設備及管理軟件，同時加大對檔案工作者的培訓與再教育力度，比如學校制定培訓計劃，短期培訓與長期培訓相結合，還可以聘請有經驗的專家及學者前來指導，加大專業人才的培養力度，從而發揮專業人才的作用。

二、中職學校電子檔案管理策略

1.完善規章制度，健全管理體系

首先，完善檔案管理網絡。檔案管理就是要記錄真實的工作狀況，中職學校檔案管理是客觀記錄各項工作狀況，如教師教學業績、學生學業成績、思想品行等，這是學校制定計劃、做出決策的最原始、最具價值的依據，關系到教師的評優和學生的成長。所以中職學校明確檔案的整理、收集、歸檔工作，健全檔案管理網絡，使檔案管理工作推動學校的發展。其次，規范電子文件收集工作。檔案管理工作中，收集工作是首要環節，對后續的工作發揮著重要作用。電子檔案文件收集是否規范，關系到檔案的完整，會影響到后續的使用，也是做好后續其他工作的關鍵所在。與紙質文件相比，電子檔案文件收集具有自身特點，比如草稿一般不具有歸檔價值。對紙質文件來說，草稿是最原始的材料，在對正式紙質文件進行全文信息檢索時，則要對草稿文件進行收集與整理。同時對電子文件來說，電子文件歸檔中要打印出紙質文件，以防電子文件丟失或發生損毀。因此，紙質文件和電子文件都有自身的優勢，檔案管理工作要充分利用兩者的優勢進行雙軌存留，這是新形勢下對學校檔案管理工作的要求。再次，嚴格管理電子文件歸檔工作。對電子文件來說，歸檔工作要求比較特殊，需要歸檔的電子文件在確定屬性后，拷貝到可脫機的存載體上。一般來說，電子文件適應的環境不同，歸檔方法也不同，以存儲載體歸檔的電子文件，要做輔助和認證工作，將電子文件以紙質和數字化載體雙軌保存，形成兩種介質、同一內容的檔案。當前中職學校電子歸檔管理中，為便于保存，兩種文檔分別歸屬兩個部門管理。為了確保電子文件真實性，歸檔電子文件要采用通用標準，如TXT、DOC、DBF、JPG格式，同時歸檔時還要說明電子文件的運行環境等。第四，規范電子文件的檢查審核制度。電子文件和紙質文件同樣的法律效力，所以要發揮電子文件的作用，就要強化電子文件的管理檢查工作，確保歸檔文件完整，歸檔程序明確，符合歸檔要求。第五，嚴格查閱制度。檔案管理工作的最終目的是使用，為了后續的開發利用，檔案管理要求嚴格、準確，不管是電子文件還是紙質文檔，審閱前都要經過學校相關負責人的審批、嚴格按照手續執行，并要說明電子文件不能隨意粘貼、復制。

2.加大投入力度，增加硬件設備

電子檔案管理需要大量的投入購置設備，為電子檔案管理工作提供良好的環境。因此學校檔案管理工作部門要加大投入，為電子檔案工作配備相應的設備，開辟電子文件存儲的新途徑。同時對已經購置的電子檔案管理設備，要加大維護力度，及時升級、管理漏洞，也就是要做好檔案的安全工作。

3.加大隊伍建設，緊跟時代發展

電子檔案管理是隨著信息技術的快速發展出現的，對人才提出了高要求，既要熟悉檔案方面的知識，又要掌握計算機信息技術方面的知識。因此，中職學校要加大人才隊伍建設，為電子檔案管理工作提供優秀人才。一方面要引進人才，充實檔案隊伍，建立多層次的專業技術隊伍，如計算機技術人才、通信技術人才、檔案管理專業人才等，引入人才后要加強培訓，以滿足檔案管理工作的需求；另一方面要加大培訓投入，對在職檔案工作者提供在職培訓，建立分層次的培訓體系，促使檔案工作者滿足檔案工作發展的需求，跟上時代發展的步伐。

總之，紙質檔案轉向電子檔案是時代發展的必然趨勢，也是未來檔案管理工作的重心。中職學校必須結合自身實際，認識到電子檔案管理工作的重要性與必要性，重視電子檔案工作，建立健全的規章制度，配備相應的設備，注重培養相關人才，為電子檔案管理工作提供人才與技術支持，從而提高檔案管理工作的水平，促進學校的健康發展。

參考文獻：

[1]王建忠.試論中職學校電子檔案管理之方針策略[J].衛生職業教育，2012（10）

[2]王立芳.中職學校電子檔案管理策略[J].廣西教育，2010（11）