淺談檔案的現代化管理

摘 要：由于我國國民經濟和科技的不斷進步，現代化信息技術水平逐年提高，信息技術在各行各業的應用越來越廣泛。目前現代化的檔案管理也必須依靠先進的信息技術支持，先進的信息技術也為檔案管理注入新的活力，使其更加高效、快捷、準確、方便。

關鍵詞：現代化管理；信息技術；數據庫

[中圖分類號]：G270 [文獻標識碼]：A

[文章編號]：1002-2139（2013）-36--01

引言：信息化時代引領著各行各業步入飛速發展階段，檔案管理也必須與時俱進，充分利用信息技術是檔案管理現代化的標志。

一、檔案的現代化管理概念和目的

（一）檔案的現代化管理概念

檔案的現代化管理指的就是運用現代化的信息技術和科學理念對目前我國檔案進行有效的管理保存，使得工作效率成倍提高，繼而減少人力、物力的投入，獲得更高的經濟效益。檔案的現代化管理一般包含三個含義：

1、在檔案的管理中使用現代信息技術

2、使檔案管理人員掌握了解現代信息技術

3、制定建立現代信息技術檔案管理體系

由于信息現代化的進程，檔案的管理已經從以人工管理為主的傳統方法中解脫出來，不斷向現代化信息技術的方法中轉移。目前電子信息技術已經使得傳統的檔案管理模式發生巨大變革，同時促進改良了檔案資料的采集管理、檔案資料信息的保存，大大提高了檔案管理者的工作效率和管理質量，同時也方便了相關人員的查閱、傳輸。目前電子信息技術仍然飛速發展、云技術的應用更使得數據的傳輸儲存變得更加高效方便，電子信息檔案的管理之路將逐漸開始。傳統的人工、手工管理模式逐步被代替，現代化科技的應用使得檔案的管理更加高效、準確、方便，極大的促進檔案的現代化管理發展，同時檔案的現代化管理發展也會對國民經濟、人民生活水平的提高產生相應助力。

（二）檔案的現代化管理的目的

關于現代化檔案管理需要達到的目標標準其中一是需要檔案管理相關人員管理保存好各種各樣的實體檔案資料，以達到最長時間限度保存實體檔案，保證檔案的完整性、準確性、安全性。其中第二點則是逐步加深檔案的現代化管理即信息化管理檔案的技術和實際發展，以便更好地為現代化國民經濟的發展和人民生活水平的提高做出貢獻。一步一步地開展實現檔案管理的文字搜索、運用多媒體信息技術對檔案的資料和數據信息進行傳輸、運用電子技術數據庫對檔案資料進行儲存、不同的檔案館資料需要互相交換更新，以進一步實現網絡檔案信息資料的共享，建立一個大型的信息現代化檔案管理體系。

二、檔案的現代化管理意義和用途

（一）檔案的現代化管理是時代發展的趨勢

檔案的現代化管理作為我們國家現代信息化發展的重要環節，管理檔案的相關單位和部門一定要采取現代化信息管理的技術和方法。在檔案管理的信息化、網絡和智能環節逐步加深進展，以此來滿足國內各行各業對此的信息數據需要，另信息化檔案管理模式成為促使我國國民經濟發展的助力，服務各行各業的相關單位和使用者。如果檔案管理不能及時跟隨時代的腳步，學習吸收新的科學技術，則無法適應現代信息技術發展的時代，也就無法對社會做出應有的貢獻。

（二）檔案的現代化管理可以使檔案行業持續穩定發展

檔案的現代化管理是我們國家整體國民經濟可持續發展的重要組成部分，現代化信息技術不僅能夠促進檔案的現代化管理飛速發展，而且現代化檔案管理也能夠對我國的國民經濟和信息化發展做出貢獻。從我們國家檔案管理信息現代化發展的目前情況來看，檔案管理的方法和技術是檔案行業發展的命脈。所以，若是不積極學習現代化科學技術、使用現代化科學信息設備，不與時俱進的吸收現代信息技術人才，學習國內外其他同行業的相關先進模式和經驗對檔案進行現代化管理，就無法與時俱進的跟上時代的腳步，就會使得檔案管理行業落后于社會的發展，進而難以對國民經濟的發展做出貢獻，失去其應有的價值。

（三）檔案的現代化管理能夠促進我國國民經濟的發展

檔案的現代化管理是目前我們國家社會進步國民經濟發展的重要組成環節。檔案的現代化管理行業的發展會被社會的各行各業所影響，同時檔案的現代化管理也會對社會的各行各業的影響也很大。隨著我們國家國民經濟和社會的發展、現代化信息技術的飛躍、社會各行各業的進步，檔案的現代化管理必須與時俱進，盡快完善信息化現代技術的更新完善，進而促進社會進步和國民經濟的發展。

三、檔案的現代化管理的主要方面

目前由于信息現代化技術的不斷發展，現代化信息技術的逐步運用，使得檔案的現代化管理的發展明顯加快。同時現代化信息技術在檔案的現代化管理中運用不斷擴大，使得與時俱進、學習現代化信息技術成為了檔案的現代化管理的主要內容。然而我們國家的傳統檔案管理模式即手工管理檔案已經嚴重滯后了，正在逐步被現代化信息技術管理模式所取代。檔案的現代化管理不但需要更換新的信息設備、學習新的信息化管理模式、還要保持不斷學習的動力和熱情。檔案的現代化管理和檔案管理工作的各個環節都有著密切聯系。檔案的現代化管理不僅設計檔案的資料存儲、資料整理資料保管、信息數據庫、檔案資料儲存、電子歸檔等方面都需要計算機信息技術的運用和指導。另外還有一些影像資料、關盤資料、掃面技術、微縮技術等的應用都使得檔案的現代化管理的效率、準確、存儲空間大大提高。然而隨著計算機信息技術的進一步發展，未來也必然會有更多的新型技術得到應用。檔案的現代化管理能極大的代替傳統檔案管理的工作內容，提高工作效率和準確性，從而促進了社會的快速發展。

參考文獻：

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