淺議血站電子檔案的保管

李鵬舉 （安陽市中心血站 河南安陽 455000）

淺議血站電子檔案的保管

李鵬舉 （安陽市中心血站 河南安陽 455000）

隨著全國血站行業(yè)采血量的增加、進(jìn)口檢驗設(shè)備的使用、采供血軟件適合兩個《規(guī)范》的深入開發(fā)及廣泛普及，在血站采供血工作中形成的電子檔案越來越多。由于電子檔案有其自身無法克服的缺陷,以及管理的局限性,直接影響檔案的穩(wěn)定性、可靠性、真實性和完整性,這些都是電子檔案亟待解決的問題。而靠手工管理的紙質(zhì)檔案本身固有的原始性卻優(yōu)于電子檔案,易于長期保存,且更真實。有鑒于此,在血站采供血工作中使用電子檔案與紙質(zhì)檔案的兩套制檔案管理模式成為必然。同時，采取更有效的措施完善血站電子檔案的管理，確保電子簽名和數(shù)據(jù)電文的可靠性、完整性、有效性及機密性對于血站電子檔案的保管也具有重要作用。

血站；電子檔案；保管；措施

隨著全國血站行業(yè)采血量的增加、先進(jìn)進(jìn)口設(shè)備的普及、采供血軟件適合兩個《規(guī)范》的深入開發(fā)及廣泛普及，在血站采供血工作中形成的電子檔案越來越多。血站使用MODERN 2000V5.0唐山現(xiàn)代血站標(biāo)準(zhǔn)化管理電腦軟件以來，根據(jù)工作需要在不同的環(huán)節(jié)增加了電子模塊進(jìn)行管理，在采供血工作中的關(guān)鍵工作環(huán)節(jié)形成了大量電子檔案信息，其中包括獻(xiàn)血者個人信息、采血及血液檢測信息、用血及報銷用血信息。《血站質(zhì)量管理規(guī)范》要求血站應(yīng)建立、實施記錄管理程序和檔案管理程序，記錄并保存采供血過程所產(chǎn)生的結(jié)果和數(shù)據(jù)，使其具有可追溯性，以證實質(zhì)量體系有效運行并滿足特定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)；應(yīng)執(zhí)行國家相應(yīng)的法律法規(guī)，建立和實施電子簽名和數(shù)據(jù)電文管理程序，確保數(shù)據(jù)電文和電子簽名在生成、維護(hù)、保存、傳輸和使用過程中的可靠性、完整性、有效性以及機密性1。但由于獻(xiàn)血者檔案的信息量大、內(nèi)容多，涉及的人多和時間長，且具有巨大的社會價值；更重要的是獻(xiàn)血者檔案在稀有血型、特殊血型以及應(yīng)急輸血等方面的作用不可替代，其科學(xué)價值不可估量2，電子檔案的妥善保管的問題也就隨之顯得越來越突出。

電子檔案是以代碼形式記錄于載體，諸如磁盤、光盤類的檔案文件，它通過計算機或?qū)Ｓ脵C器設(shè)備才能閱讀提供利用，因此它有很強的依賴性。相對于單位過去形成的紙質(zhì)檔案，電子檔案具有如下較突出的特點：電子文件的載體記錄密度較高、存儲量大、存取方便。但所具有的特殊物理性質(zhì)決定了它易損壞、磁化或消磁等特性，再加上電子文件和電子檔案的使用需要有一定的軟件支持，電子類檔案文件保管和使用就受到一定的限制。

長期以來，血站對電子檔案資料管理重視不夠，在檔案資料形式多樣，信息化的今天，非紙質(zhì)檔案如計算機軟磁盤、光盤、軟件、照片、底片、聲像檔案等比例不斷增多，這些檔案承載著重要的信息，同紙質(zhì)檔案一樣重要。但對其保管與利用還存在認(rèn)識上的盲區(qū)，造成一些重要資料的丟失，影響檔案的完整性和對檔案的開發(fā)利用。

一、血站重要電子業(yè)務(wù)檔案實行兩套制管理

在我國現(xiàn)階段的檔案管理中,長期存在著電子文件與紙質(zhì)文件并存的檔案管理機制。這種兩套制并存的檔案管理模式既滿足了信息時代發(fā)展的需求,又符合了檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)——在實現(xiàn)了檔案信息存儲、傳輸、處理的優(yōu)勢的同時,又保證了檔案信息的原始性。它們相互依存,互得益彰,對于現(xiàn)代檔案工作的管理來說缺一不可。并且在在相當(dāng)長的一個階段內(nèi),電子文件和紙質(zhì)文件將長期并存,在文件材料的歸檔上相互制約、相互影響,共同促進(jìn)檔案工作的完備性和完整性4。兩種類型的檔案并存的客觀性隨著信息時代步伐的加快,檔案管理也逐步走向現(xiàn)代化。實現(xiàn)檔案信息資源的合理開發(fā)利用、提高檔案工作效率,大力發(fā)展電子檔案、推行計算機信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用是十分重要的。但是,任何事物又都不是十全十美的。電子檔案在信息傳輸、處理上的優(yōu)勢是紙質(zhì)檔案所無法比擬的。而靠手工管理的紙質(zhì)檔案本身固有的原始性卻優(yōu)于電子檔案,易于長期保存,且更真實。要使血站重要的電子業(yè)務(wù)信息數(shù)據(jù)的載體及信息本身能夠適應(yīng)時間的考驗，就需要將電子文件轉(zhuǎn)換成為紙質(zhì)文件形式進(jìn)行保存。同時又因《血站管理辦法》規(guī)定獻(xiàn)血、檢測和供血的原始記錄應(yīng)當(dāng)至少保存10年3。為此，血站將獻(xiàn)血、檢測和供血等重要的原始電子業(yè)務(wù)檔案記錄作為采血工作中的一個必要環(huán)節(jié)進(jìn)行紙質(zhì)、磁盤保留，實現(xiàn)檔案信息的兩套制管理。

二、在血站采供血工作中使用電子檔案與紙質(zhì)檔案的兩套制檔案管理模式的同時，采取科學(xué)有效的措施完善血站電子檔案的管理，確保電子簽名和數(shù)據(jù)電文可靠性、完整性對于血站電子檔案的保管也具有重要作用

1.加強人員的教育和培訓(xùn)：對開發(fā)、維護(hù)和使用電子簽名及數(shù)據(jù)電文的人員進(jìn)行相關(guān)法律及知識的教育、培訓(xùn)，使他們充分理解和認(rèn)識到簽名的法律意義及其所承擔(dān)的責(zé)任，并熟練掌握電子簽名及數(shù)據(jù)電文的生成、維護(hù)、保存、傳輸和使用的知識。

2.建立管理程序：各血站要根據(jù)本單位的工作特點、人員能力建立切實可行的計算機管理系統(tǒng)的應(yīng)用程序，明確規(guī)定其使用范圍，管理方案及人員職責(zé)，確保實施過程中的可靠性、完整性、有效性及機密性1。

3.電子簽名的控制：采供血機構(gòu)必須確定自己的簽名形式，采用識別碼和密碼時必須加以控制，以確保其安全性及完整性。確定電子簽名的使用范圍并加以規(guī)定，防止濫用。

4.數(shù)據(jù)電文的控制：①對系統(tǒng)進(jìn)行驗證以確保其精確性、真實性、一致性以及能夠識別無效或被改變的記錄；②保護(hù)記錄，使其在保存期內(nèi)可隨時查閱；③只能被有權(quán)限的人使用，系統(tǒng)授權(quán)需嚴(yán)格控制，區(qū)分錄入、查詢、修改、維護(hù)權(quán)限，一般錄入人員只需取得錄入和相關(guān)查詢權(quán)限，數(shù)字檔案的修改和維護(hù)要有詳細(xì)記錄；④采用計算機系統(tǒng)追蹤功能，用戶登錄和對相關(guān)環(huán)節(jié)的使用修改都以日志形式記錄，使數(shù)字檔案的管理有可追溯性；⑤數(shù)字檔案的拆分和合并在操作前必須核對確認(rèn)，特別是姓名和證件號碼，對有疑問的檔案應(yīng)及時處理；⑥對硬件設(shè)施功能進(jìn)行檢查，確認(rèn)功能運行及源數(shù)據(jù)輸入的有效性；⑦建立一定的管理規(guī)程，要求操作人員有責(zé)任保證記錄的原始性，防止記錄被仿造；⑧對電子檔案要定期備份，防止數(shù)據(jù)信息損失，同時對涉及個人隱私部分的資料做數(shù)據(jù)加密。

檔案管理工作不是簡單的信息處理，它的目的是保存以備查考，要求“安全、真實和完整”。為不同的目的和需要建立起兩個各有特點的管理系統(tǒng)，對電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行兩套制管理，各自擔(dān)負(fù)不同的任務(wù)，在相當(dāng)一個時期內(nèi)具有實際意義。在大量使用電子文件的今天，采用更為科學(xué)的管理措施來確保電子簽名和數(shù)據(jù)電文可靠性、完整性、有效性及機密性，對于血站電子檔案的保管也具有現(xiàn)實意義。對于滿足血站業(yè)務(wù)工作的正常開展，與進(jìn)口設(shè)備數(shù)據(jù)接軌，規(guī)范作業(yè)流程，便于核準(zhǔn)、監(jiān)督，為因輸血糾紛產(chǎn)生的司法訴訟等基本要求提供了有力的保證。

注釋：

1.中華人民共和國衛(wèi)生部.血站質(zhì)量管理規(guī)范.2006-04-25.

2.朱政明.無償獻(xiàn)血者檔案管理規(guī)范化探討[J].中國輸血雜志.2012，25（9）：9 01.

3.史娜.試論電子檔案與紙質(zhì)檔案的兩套制檔案管理[J].中國水運（理論版），2007，10.

4.中華人民共和國衛(wèi)生部.血站管理辦法（暫行）.1998-09-21

李鵬舉，男，19 72/09/16，河南省安陽市中心血站，質(zhì)管辦，館員。