醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化和信息化的建設(shè)研究

黃進(jìn)梅

吉林省延邊大學(xué)附屬醫(yī)院檔案室，吉林延吉 133000

隨著社會信息化建設(shè)的不斷進(jìn)展，社會上對于檔案信息化的需求也是逐漸加大，醫(yī)院檔案部門是醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)的重要資源來源之一，目前檔案管理信息化已經(jīng)成為現(xiàn)代化醫(yī)療衛(wèi)生管理的主要組成部分，本文主要研究醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化和信息化的建設(shè)，先簡單分析醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化的重要性。

1 醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化的重要性和現(xiàn)狀

檔案信息來源具有多樣化的特點(diǎn)，隨著現(xiàn)代化技術(shù)的不斷應(yīng)用，醫(yī)院各部門之間逐漸加大了聯(lián)系，在檔案管理部門能夠采集到醫(yī)療、行政、教學(xué)、科研以及設(shè)備等方面的所有檔案。檔案的存儲方式也具有多樣化的特點(diǎn)，醫(yī)院的檔案不僅僅以文本的方式存在，同時也會以聲音、影像等存在。醫(yī)院檔案處理具有很強(qiáng)的時效性，醫(yī)院檔案管理的重要服務(wù)對象是病人，因此在使用方面需要盡可能多的獲取檔案信息，提高利用效率。

隨著社會科學(xué)技術(shù)的不斷翻新進(jìn)步，人們對于具有更高價值的檔案信息需求也是越來越強(qiáng)，在這種發(fā)展趨勢下，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不適應(yīng)社會的發(fā)展需求，醫(yī)院只有順應(yīng)社會的發(fā)展，加快檔案信息化、現(xiàn)代化建設(shè)，才能滿足人們對于檔案的需求。醫(yī)院檔案管理信息化和現(xiàn)代化也是確保事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的需求，隨著醫(yī)療事業(yè)的不斷發(fā)展，現(xiàn)代化的技術(shù)被不斷使用，醫(yī)院想要確保事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，只有充分發(fā)揮出檔案的作用。提高檔案管理工作的管理水平才能更加準(zhǔn)確和迅速的實(shí)現(xiàn)檔案的利用，也有利于人才的培養(yǎng)，延長檔案使用壽命。

經(jīng)過近幾年的現(xiàn)代化建設(shè)，我國醫(yī)院檔案管理已取得很大的成就，但是很多醫(yī)院的信息化建設(shè)還僅僅處在發(fā)展初期，在財(cái)務(wù)人才管理方面投入比較少，另外在醫(yī)院的管理體制以及相關(guān)行業(yè)政策方面也存在一些缺陷。

2 醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化阻礙因素

醫(yī)院在進(jìn)行現(xiàn)代化管理的過程中總會遇見各種各樣的問題，導(dǎo)致檔案信息化現(xiàn)代化建設(shè)難以快速發(fā)展，主要原因包括以下幾方面。

醫(yī)院部分人員沒有意識到醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化信息化的重要性，在當(dāng)前的醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)中，部分相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員由于缺乏現(xiàn)代化建設(shè)的知識，沒有提高自身現(xiàn)代化管理意識。一些醫(yī)院在物質(zhì)條件方面還存在一定的不足之處，部分醫(yī)院還沒有成熟的物質(zhì)、人才以及經(jīng)濟(jì)條件，因此在醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化信息化中總是出現(xiàn)缺乏物質(zhì)的情況下，尤其是一些貧困地區(qū)的醫(yī)院。

按照我國醫(yī)療信息系統(tǒng)發(fā)展的三個階段進(jìn)行分析，我國醫(yī)院的信息新系統(tǒng)正在向著臨床信息系統(tǒng)轉(zhuǎn)變，在管理方面主要集中在人、物等的管理方面，在醫(yī)療以及臨床的應(yīng)用方面還有很大的發(fā)展空間，另外信息一體化管理也是日后需要重點(diǎn)融合的問題。最后醫(yī)院缺乏專業(yè)的檔案管理人員，目前的檔案管理人員絕大多數(shù)都沒有受到過專業(yè)的培訓(xùn)，因此出現(xiàn)了業(yè)務(wù)水平低下的情況。

3 醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè)的建議

醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化和信息化核心就是技術(shù)和管理的現(xiàn)代化，管理手段現(xiàn)代化主要是利用計(jì)算機(jī)以及相關(guān)設(shè)備來實(shí)現(xiàn)，保護(hù)技術(shù)的現(xiàn)代化主要是檔案存儲載體的科學(xué)化，加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化和信息化，需要做好以下幾點(diǎn)。

3.1 加強(qiáng)管理思想觀念建設(shè)，培訓(xùn)檔案管理人才

電子計(jì)算機(jī)能否在醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化和信息化中發(fā)揮出應(yīng)用的作用，關(guān)鍵在于各部門主管是否能夠積極的參與，若是沒有知識型的領(lǐng)導(dǎo)主管人物，醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè)就是一個口頭的建議，不能使人們重視起來。因此在檔案管理工作中需要由專門的領(lǐng)導(dǎo)人員來管理現(xiàn)代化的醫(yī)院檔案。醫(yī)院方面也需要不斷加強(qiáng)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)部門的知識結(jié)構(gòu)建設(shè)，適應(yīng)社會的需求，提高檔案管理水平。

醫(yī)院檔案管理人才是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的前提，目前很多醫(yī)院的檔案管理人員都是身兼數(shù)職，本身對于檔案管理工作內(nèi)容知識不太了解，不利于醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化和信息化的建設(shè)。醫(yī)院需要對現(xiàn)有的醫(yī)院檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高管理隊(duì)伍的素質(zhì)結(jié)構(gòu)，也需要制定檔案信息化建設(shè)的短期目標(biāo)和長期規(guī)劃目標(biāo)，爭取醫(yī)院的大力支持，為醫(yī)院檔案管理工作提供更多的人才，對現(xiàn)有的檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，使檔案管理人員能夠系統(tǒng)的全面的相關(guān)知識，提高醫(yī)院檔案管理工作的工作水平。

3.2 加強(qiáng)電子文件的歸檔和紙質(zhì)檔案的數(shù)字化管理工作

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展和應(yīng)用，辦公標(biāo)準(zhǔn)化、自動化和網(wǎng)絡(luò)化是社會發(fā)展的必然趨勢，醫(yī)院在不斷的發(fā)展過程中產(chǎn)生了大量的電子文件。醫(yī)院電子文件形式包括文本文件、圖像文件、多媒體文件以及影像文件等，文本文件主要是一些計(jì)算機(jī)處理的文字文件以及表格等，影像文件則主要是一些視頻設(shè)備經(jīng)過計(jì)算及處理后的文件。電子文件資源是檔案信息化管理的主要來源資料，需要嚴(yán)格依照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理、編輯，檔案需要一式三份，一份查閱，一份異地保存，一份封存保管。

醫(yī)院在發(fā)展建設(shè)中不僅存在大量的電子文件，還有很多的紙質(zhì)檔案文件，對紙質(zhì)檔案文件進(jìn)行數(shù)字化管理主要是通過翻拍以及掃描的方式。翻拍就是使用數(shù)字成像儀直接將裝訂的紙質(zhì)檔案拍攝為數(shù)字圖像，掃描就是采用掃描儀將檔案掃描成數(shù)字圖像，需要注意的是掃描儀無法掃描裝訂的病案，因此在掃描完后還需要重新裝訂。針對醫(yī)院的實(shí)際情況，需要制作的檔案數(shù)量很大，因此可以采取外包公司制作。

醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)就是一個信息資源子系統(tǒng)，此系統(tǒng)的利用不僅能夠節(jié)約人力，還能夠提供更多的綜合信息，因此醫(yī)院在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)中需要在規(guī)劃中納入標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)代化。檔案的利用價值主要體現(xiàn)在開發(fā)大利用方面，在醫(yī)院檔案信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)中需要充分考慮到醫(yī)院人員的工作需求，設(shè)計(jì)出高效、簡便以及實(shí)用的產(chǎn)品。

在醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè)中，各部門之間也需要相互合作，醫(yī)院信息及檔案管理系統(tǒng)主要由信息科和綜合檔案室兩部分組成，在平常的工作中，兩個部門往往出現(xiàn)重復(fù)工作的情況，產(chǎn)生極大的浪費(fèi)，因此兩部門之間需要進(jìn)行合作，更高效的整合檔案資源，避免重復(fù)性建設(shè)。

4 結(jié)語

綜上所述，本文先簡單分析了目前我國醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化和信息化存在的問題，重點(diǎn)研究加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè)的建議。醫(yī)院管理及運(yùn)作的過程就是獲取、利用以及處理信息的過程，醫(yī)院檔案信息化建設(shè)必須重視現(xiàn)代化、標(biāo)準(zhǔn)化以及電子化，此外在醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè)中還需要擴(kuò)大現(xiàn)代化建設(shè)空間，促進(jìn)現(xiàn)代化管理的快速實(shí)現(xiàn)。

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