淺析事業單位會計檔案的信息化管理

李瑞平

隨著信息化的發展，傳統的檔案管理模式已不能適應信息化檔案管理的需要，電子檔案已在檔案管理工作中得到了廣泛的應用，隨著計算機在企事業會計核算系統中應用的普及，會計檔案信息化已成為會計系統工作的一種重要手段，也是重要的會計基礎工作。

一、會計檔案信息化的重要性

1.轉變傳統的會計檔案管理模式和介質，把實體管理變為信息管理

當前，會計檔案管理工作的重點也應適應數字化管理的需要，從實體檔案管理轉變為對信息資源的管理，以信息為管理對象，對形成的各種門類的檔案進行數字化加工，利用現代化技術手段對檔案信息資源進行管理。

2.建立有效的會計檔案管理信息系統，充分、合理、安全、方便地使用電子檔案

要實現會計檔案信息化，就必須建立有效的會計檔案管理計算機信息系統，改進和規范在應用計算機條件下文件檔案管理工作流程，使之適應檔案信息管理的需要；依據文件處理流程來進行檔案信息化系統軟件功能設計；在信息系統中建立完善的內部控制制度，確保檔案的安全。

3.會計檔案信息化建設是為了提高會計系統檔案管理和服務的質量

會計檔案信息化建設是一個過程，伴隨著信息技術水平的提高及其在檔案管理中應用程度的變化，會計檔案信息化建設的階段性目標也要及時做出相應調整，檔案管理理論所面臨的創新與發展要求也會表現出一定差異。

二、事業單位會計檔案信息化的特點及需要改進的問題

1.會計檔案信息化的特點

會計檔案信息化具有更高的安全性、完整性要求。會計檔案主要對財務收支進行價值量的記錄和描述，反映經濟活動的質的變化，要求極準確的資料。而在電算化條件下，會計數據高度集中在磁盤、光盤等磁性介質上，會計數據、會計信息的完整性、安全性受到挑戰。而電算化會計檔案又受載體的質量、存放環境等條件的影響。所以要求電算化會計檔案的保密性和安全性比傳統的會計檔案高。

2.會計檔案信息化管理存在的問題

（1）單位領導對會計系統重要性認識不夠，理解偏差；

（2）會計檔案信息化管理制度不完善；

（3）會計系統缺乏計算機維護、網絡安全的相關人才。

三、實現事業單位會計檔案信息化應遵循的原則

1.提高思想重視。單位領導和會計人員應提高對會計檔案信息化的重視程度。特別是主管會計財務的領導應當充分認識到科學化管理電算化會計檔案資料的重要性，并督促建立健全的管理制度

2.采用適當的控制技術，實行專人專崗，對不同的崗位根據責、權、利、效相結合的原則。設立不同的崗位，如系統主管、管理員、操作員等，同時賦予不同的權限，承擔不同的責任。崗位的職責應明確，不能出現盲點、交叉和重復，相同崗位間可相互牽制和監督，嚴格崗位責任制。用密鑰技術、用戶身份驗證技術等方法對需要控制使用的電算化會計檔案進行加密管理，使無關人員無法進入該文件，利用者和利用權限只能靠系統來鑒別、控制，另外，對建立的規章制度應注意有效性與可行性。

3.實現會計電子檔案多備份管理的規范化和制度化。

會計電子檔案管理人員應養成數據備份的習慣。應用質地優良的光盤刻錄所有的會計電子檔案，以保證數據的安全，定期的采用等距抽樣或隨機抽樣的方式，對會計電子檔案進行檢測，以便及時做好數據維護工作。

四、切實加強會計檔案信息化管理的主要措施

1.完善會計軟件，鞏固會計制度

（1）建立電算化會計檔案的歸檔制度。會計電算化系統開發和使用的全套文檔資料及軟件程序，都應視同會計檔案保管；會計數據在未打印成書面形式輸出之前，應妥善保管并保留副本，記賬憑證、總分類賬、現金日記賬和銀行存款日記賬應打印輸出，并按照有關稅務、審計等管理部門的要求，及時打印輸出有關賬簿、報表。

（2）建立電算化會計檔案的保管制度。根據國家檔案局的標準，建立電算化會計檔案保管制度，選擇優質的磁盤介質進行會計檔案數據備份，備用盤與儲存盤分離存放；做好防壓、防塵、防光、防腐蝕工作，按分類和一定順序對數據磁盤、光盤的著錄等電子會計檔案進行編號，標明時間和文件內容，制作檔案管理文件卡片。

（3）建立嚴格的借用手續制度。查閱會計檔案，需經財務部門負責人批準，按照檔案管理的有關規定，辦理借閱手續，外單位查閱本部門會計檔案，要有單位介紹信，并經主管領導、財務部門負責人批準。

（4）建立電算化檔案定期備份制度。電算會計檔案應定期將會計數據備份到磁性介質，并設立備查登記簿，提供備份時間、數量、保管方式等備份細節信息；同時由于磁性介質的特殊性，管理人員必須對這些會計電算檔案進行定期檢查、復制，以防止會計信息損壞。

2.提高會計部門人員素質，完善人員配置結構

會計系統是由人來操作的，一個系統是否安全，不但取決于系統本身，更應該注意操作使用人員的素質，未經有效的業務訓練和不具備良好職業道德的員工，對系統的安全是一種威脅。要提高會計人員計算機業務素質，必須大力加強人才培訓的力度。各單位應積極支持及組織會計人員學習和提高會計電算化知識，培養復合型人才，為本單位盡快建立高效的會計信息系統創造條件。

3.建立檔案利用制度，整合各類檔案資源

要建立檔案利用審批制度，相關人員需要查閱和利用檔案時，必須獲得檔案主管領導的審批；要建立檔案利用管理制度，檔案收藏部門可利用網絡技術來進行檔案收集管理活動，使檔案收集更為及時，保證電子檔案的及時更新，更好的滿足電子檔案利用者的需求，并做到電子檔案利用和紙質檔案利用互補，整合檔案資源來創新檔案管理模式，實現電子檔案需求利用質的飛躍。

現代社會正在跨入“信息時代”，會計系統電子檔案的歸檔、保管與利用，是一項極其重要而復雜的工作。會計檔案信息化的獨特個性代表著未來會計現代化和規范化的發展方向。為了適應電子檔案工作需要和檔案事業發展，會計檔案信息化的管理與利用要符合本單位的客觀實際，順應其規律，加強科學管理，確保電子檔案能夠安全可靠地處于可準確提供利用的狀態，使其在正常工作中發揮更大的作用。

（作者單位：河北省木蘭圍場國有林場管理局）endprint