談辦公自動化系統在高校中的推廣與應用

蔣劼

摘 要 借助電子科技的軟硬件快速發展，辦公自動化系統成為數字化校園建設中的重要組成部分，在高等院校行政管理工作中的作用越來越重要。文章以文獻研究的方式，對在高校中推廣辦公自動化系統的意義、推廣和應用中遇到的阻礙和解決方案，以及應用辦公自動化系統后，高校行政管理工作方式的變化進行了詳細闡述。

關鍵詞 辦公自動化 高校 推廣 應用

中圖分類號：G640 文獻標識碼：A

Talking about the Promotion and Application of

Office Automation Systems in Universities

JIANG Jie

（Nanjing University of Science and Technology， Nanjing， Jiangsu 210094）

Abstract With the rapid development of hardware and software of electronic technology， office automation systems become an important part of digital campus construction， the role in the administration in colleges and universities is increasingly important. This article by way of literature research， for the obstacles encountered and solutions in the promotion of office automation system in colleges and universities significance， promotion and application， as well as the application of office automation systems， changes in university administration work were elaborated.

Key words office automation； college； promotion； application

1 在高校中推廣辦公自動化系統的意義

1.1 辦公自動化系統的功能

完整的辦公自動化系統應具備信息的采集、加工、傳輸和保存這四個方面的功能，其工作任務是為各個系統使用者提供所需的信息。具體來說，辦公自動化主要實現的業務工作有公文流轉、會議管理、發文傳閱、公共信息、請示報告、遠程辦公、掌上OA（Office Automation，辦公自動化的英文縮寫）、通訊錄以及領導日程安排等方面。

1.2 推進扁平化管理，提高決策水平

行政管理的頂層設計應推行扁平化方式，減少管理層次，使決策層和操作層之間的中間管理層級盡可能減少，以便快速地將決策權延至工作的最前線，使用富有彈性的新型管理模式，從而提高行政工作效率。

辦公自動化借助于多種先進的信息科學技術，提升在工作流轉中管理層的決策水平，以提高工作效率。它是推行扁平化管理的一種技術手段，在高校辦公室的日常工作中，辦公自動化系統的運用越來越多。

1.3 提高工作效率，規范工作流程

辦公自動化系統的推廣和應用是高校自身建設發展的需要。高等院校的核心目標可概括為決策層充分發揮管理職能，通過計劃、組織和實施等步驟開展行政管理工作，引領全校教職工和學生，合理支配學校可用的資源，有效完成學校以教學和科研為中心的各項任務。當前高等院校行政管理體制發展滯后，導致出現工作流程不規范，行政工作效率較低的情況。因此，建設一個安全、可靠、高效的辦公自動化系統，為高等院校管理部門提供智能化的辦公環境及開放式的綜合信息服務平臺，是如今各高等院校行政管理部門的重點工作之一。

1.4 節約資源，降低辦公成本

伴隨著辦公自動化技術在我國的快速發展，政府企事業單位逐步推廣應用辦公自動化技術，高校也逐漸提高了自動化辦公的水平，進一步提高工作效率。隨著辦公自動化技術的廣泛使用，被一直大力提倡的綠色無紙化辦公有了實現的可能。

從高校的工作而言，公文的行文流程由原先的紙質流轉，可以變為電子化的方式在網絡上流轉，起草、審閱、簽閱、修改、發布、歸檔和查閱一系列的流程均可以電子化的方式實現。在操作中提高了效率，大大節約了人力物力資源，使得歸檔和查閱、傳遞和輸出變得準確高效，便于管理，體現出了紙質文件不能比擬的優勢。

2 實施辦公自動化系統推廣中的問題與解決方案

2.1 推廣和應用時遇到的困難

2.1.1 少數管理者墨守成規

存在一些管理者對辦公自動化系統的推廣和使用積極性不高，尤其當辦公自動化系統作為新的工具在初期使用時，總會出現少量問題，有些是技術問題，有些是工作人員誤操作導致，有可能會降低工作效率，管理者就會否定辦公自動化的優點，強調原先紙質文件和手工操作與傳遞的優點，在一定程度上阻礙了辦公自動化的推廣和使用。

2.1.2 個人工作習慣不易改變

一個人的工作習慣是多年工作養成的規律，在短時間內改變比較困難。OA系統試運行階段，公文流轉是紙質和OA系統同步運行，很多工作人員仍習慣與紙質流轉，而時常忽略通過OA系統來進行文件的流轉，在系統運行初期阻力較大。

2.2 解決的方案

2.2.1 領導重視是推廣應用的保障

辦公自動化是一個系統工程，也是體現管理者的決策水平的一種方式，當辦公室著手建設辦公自動化時，領導重視是關鍵。領導若能積極參與辦公自動化的前期調研，建設實施，推廣應用中來，作為辦公自動化系統推廣應用的先鋒模范，起到領導和表率作用，那么辦公自動化在全校范圍內推廣也會變得更加順利。反之，如果領導的重視程度不夠，自己都不太愿意嘗試使用辦公自動化系統，這樣本來就在學校中推廣應用存在的困難阻力無形中就會增大。所以領導如能好好謀劃辦公自動化的頂層設計，積極參與指揮辦公自動化在校園中的推廣和應用，為辦公自動化系統營造良好的資源和發展環境，那么辦公自動化的推廣和應用將會順利進行。endprint

2.2.2 加強服務意識，健全各項規章制度是基礎

近年來信息化發展十分迅速，應該建立相應的規章制度以保證辦公自動化系統被正確、高效、穩定和規范地使用。根據實際使用情況，針對系統安全及保障信息快速傳遞，制定規范日常管理的工作職責和制度。使得工作有條不紊，有章可循。使用辦公自動化系統，可以使管理更加民主和人性化，在提升工作質量的同時，提高工作效率。信息公開、黨政文件和校園公共服務等亦可以通過辦公自動化系統來發布，更具時效性。建立起有效的規章制度的重要性不言而喻，且根據實際使用情況，做好調研和修善，確保規章制度能促進辦公自動化系統的推廣和應用。

2.2.3 充分準備，做好人員培訓是關鍵

辦公自動化技術是一門新興學科，它借助于計算機技術、通信技術、信息技術及多種先進自動化設備來實現，這就要求我們使用者必須具備相應的業務知識和掌握一定的操作技術，否則辦公自動化的實現也就無從談起。在系統試運行之前，應組織全校辦公自動化的使用者進行系統培訓，內容應有計算機基礎，辦公自動化基礎知識及操作技巧，并針對不同的用戶做相應的培訓，部門領導、OA秘書、OA管理員和學校領導的操作內容各不一樣，應召開培訓講座，做針對性的講解。在試運行初期，應當從紙質文件和電子文件流轉并行，慢慢變為采用電子化流轉的方式，讓使用者逐步適應并能熟練操作辦公自動化的流程。對運轉正常有效的單位和個人進行表揚，充分調動積極性。

3 使用辦公自動化系統后的工作轉變

辦公自動化系統在高校中的推廣與使用，一定會對高校的行政管理工作的方式帶來變化，對秘書辦文、辦會、辦事的工作方式也會帶來影響，這些轉變有很大一部分是積極的，當然也會產生對工作不利的影響，我們在使用辦公自動化系統時，應注意揚長避短，提高工作效率，最大限度地發揮系統的作用。

3.1 大幅度提高工作效率，有效節約成本

辦公自動化系統運行之前，公文的流轉需要指定專人負責上傳和下達，會議的通知也需要人工一一電話通知的形式，極大地影響辦事效率，造成人力物力財力的浪費。辦公自動化系統正式運行后，公文處理，發文傳閱、會議管理、請示、報告等均可以通過網上進行流轉，使得執行工作更加快速有效和規范，省去了老工作方式中不必要的流程節點，可在線直接發送文件、通知和公告，可在線直接溝通，省去了打印和人工傳遞的環節，溝通變得及時有效，節約了時間和資源，提高工作效率。

3.2 規范工作流程，轉變工作作風

辦公流程更加規范高效，盡量減少工作失誤。在辦公自動化系統運行之前，雖然有工作規章制度可以參照，但是缺乏有效的落實，辦公流程不可監督，時常導致工作職責不明確，有失誤大家都互相推諉，難以問責。使用辦公自動化系統之后，審批流程規范化，嚴格按照系統行文流程來控制，切實依據規章制度辦事，有效解決部門交叉及協同管理問題，部門和工作人員的責任明確，避免了以往責任不明，互相推諉工作的現象，轉變了工作作風，提高了工作效率。

3.3 減少行政審批手續，提高工作積極性

在辦公自動化系統運行之前，低效率的重復勞動，導致工作人員情緒消極，工作向前推進十分緩慢，如此惡性循環導致工作人員嚴重缺乏工作熱情。使用辦公自動化系統之后，有了高效便捷的工作溝通渠道，嚴格按照規章制度實現工作流程，減少了不必要的行政審批手續，使得團隊協作和個人工作效率明顯提高，工作積極性和熱情被重新調動起來。

3.4 電子文件與紙質文件同步管理

在辦公自動化系統運行的影響下，紙質文件大幅度減少，工作基本都以無紙化的辦公形式在運作。當然電子文件還無法在各個環節上都取代紙質文件，例如在歸檔環節，紙質文件作為實實在在存在的物質，具備的原始性、真實性、永久性保存和檔案性是電子文件無可取代的，再者，對待某些涉密文件的辦理，網絡不能百分之百確保安全性，還是得使用傳統的紙質文件進行傳遞和辦理。所以，在實際工作中必須采取電子文件和紙質文件相結合的方式，取長補短，建立處理電子和紙質一體化的辦公自動化綜合系統。

3.5 辦公自動化系統的不利影響

辦公自動化系統的推廣應用不是一帆風順的，也有阻力和干擾的存在，而且辦公自動化帶來的辦公方式的革新，也不全是正面的影響，多少還是存在一些負面的影響。例如容易讓辦公秘書養成拖沓的工作習慣，過度依賴使用計算機辦公，忽略了以往手工操作的業務，而且久坐在計算機前，會導致身體健康狀況下降，而且在互聯網上的辦公自動化系統有一定的安全隱患，容易被黑客攻擊，存在信息泄露的危險。

4 結語

辦公自動化系統的在高校中的推廣和應用，必將帶來辦公方式的新革命，辦公自動化不僅是一門科學技術，更重要的是帶來引領工作方式轉變的先進理念，管理模式的變革，推進扁平化的管理，快速提高工作效率。當然我們也應當注意到推廣中出現的負面影響，例如OA系統功能不完善，不夠人性化，人機界面不友好，表單設計粗糙，使用率低，流程管理和政策變化的矛盾等等。辦公自動化系統的推廣和應用是一項長期工程，我們發揮它的優勢，盡量避免不足之處帶來的負面影響，最大限度地發揮辦公自動化系統的管理和服務功能，提高決策水平，提升工作效率，使行政工作質量達到一個更好的水準。endprint