檔案管理現狀與對策研究

朱里香

摘要：隨著社會的不斷發展，計算機技術的不斷普及，檔案管理也逐漸由傳統的人工整理檔案逐漸向現代化計算機檔案管理演變，不僅能夠節省大量的人力，同時還能夠大幅度的提高檔案管理的效率。但是，當前我國檔案管理過程中仍然存在著一定的問題，如檔案管理人員素質不高，檔案管理系統不穩定，檔案管理機制不完善等，本文就此展開了研究，通過分析總結當前檔案管理中存在的問題，結合自身的專業知識，給出了相關的改良建議，希望通過加強和強調檔案信息化管理的作用和建設，提高檔案管理的水平。

關鍵詞：檔案信息化；管理；計算機應用；現狀

中圖分類號：G647 文獻標志碼：A ？搖文章編號：1674-9324（2014）05-0015-02

一、檔案管理現狀

1.檔案管理觀念落后，檔案管理人員素質不高。目前，許多檔案管理部門對于檔案管理工作的意識仍然十分淡薄，管理工作的方法仍然沿用落后的管理模式，而這些落后的管理模式都是相對比較傳統的，而隨著檔案資源的不斷增加，檔案的管理工作也就隨之出現了問題和狀況。而問題的發生一旦沒有得到及時地解決并不斷堆積，必定會降低檔案管理工作的效率，限制檔案管理工作的進步，落后與時代發展的腳步。檔案管理的電子化和信息化是在新時期新形勢下對檔案管理手段的創新，檔案的電子化管理急需得到廣大檔案管理部門的正確認識和有效利用。但是長期以來人們對檔案管理的電子化認識具有一定的狹隘性，檔案管理人員的文化素質普遍不高。

2.檔案管理系統的穩定性不高。一方面，檔案管理系統在計算機網絡環境下是一個開放的系統，一些企業內部和外部信息技術人員由于利益的驅使，蓄意破壞檔案管理系統，對檔案信息進行篡改或者偷盜；同時網絡檔案管理硬件運行不穩定、設備安裝不到位、受到外界電磁場信號干擾、硬件設施的偶然故障、檔案管理人員的操作不當等都會造成檔案信息的失真，其完整性受到破壞。另一方面，網絡環境下的檔案管理高度透明，以及檔案信息在網絡環境下的高速傳播速率，同時由于檔案數據的收集缺乏行之有效的明確標識，這就對檔案系統內信息的真實性和準確性產生了直接的影響。如果檔案管理系統不穩定將制約網絡運行和數據傳輸的速度甚至造成部分或全部數據的丟失或出錯。如果網絡安裝不規范、線路不暢通、接觸不良、軟件安裝不當，必然會影響網絡的穩定運行，進而影響檔案信息處理和傳輸的速度，也對檔案管理的安全造成威脅。

3.檔案管理制度有待完善。檔案管理制度不健全、管理不科學、日常維護不及時、維護不當、數據無備份等造成的風險，其危害主要是影響工作效率，甚至導致數據產生錯誤、數據丟失等。在網絡環境下的檔案管理系統中，權限分工的主要形式是口令授權?？诹畲娣庞谟嬎銠C系統內，一旦通過計算機信息技術手段被人偷看或竊取，便會帶來巨大的隱患。這與手工檔案管理不同，一旦口令失竊，追查起來相當困難。同時，計算機檔案管理系統中，數據傳輸和保存集中在網絡系統，數據處理形式產生了質的變化，對電子數據的修改、轉移、篡改、非法攔截、偽造、刪除、隱匿等行為可以不留任何痕跡，不容易及時發現。傳統的檔案管理機制與手段已不適應計算機的環境，企業內部檔案管理面臨失效風險，因而給內部控制帶來了新的難題。如何建立嚴密的檔案管理控制體系，保證企業私密檔案信息的安全和完整，將是檔案管理體系面臨的最為艱難的事情。

二、檔案管理對策研究

1.提高檔案管理人員素質。當前許多企業內部的檔案管理人員都是由過去傳統的檔案管理人員沿用至今，因此沒有系統的學習過如何在計算機和網絡環境下熟練使用檔案管理系統，同時缺乏檔案管理方面系統的理論培訓，有些甚至是從頭開始學習檔案管理系統，這對企業檔案管理的發展是極為不利的。因此，有必要提高檔案管理人員的素質，主要從以下兩個方面著手進行：（1）職業道德素養。由于檔案管理人員掌握的是企業單位所有私密檔案的保管工作，因此，首先應當具備職業道德素養，不會因為私人交情或者利益誘惑就私下將企業私密檔案技術資料外泄，企業的快速發展與這些檔案息息相關，技術資料、工程圖紙、標準規范等，這些檔案資料在企業經營管理中起著巨大的信息支撐作用，特別是當前面臨著企業改革改制、市場激烈競爭，檔案信息資源更是企業發展的有力依據，這些檔案資料對企業的生存發展直觀重要，所以，檔案管理人員具備良好的職業操守是必要的。（2）提高檔案管理專業技能。檔案管理系統并不是簡單的計算機操作，而是與檔案管理知識緊密結合在一起的，因此，檔案管理人員不僅需要具備檔案管理相關的專業知識和經驗。

2.完善檔案管理系統軟硬件，提高系統穩定性。加強檔案數據在保存和傳輸過程中的穩定性可以從網絡系統的硬件和軟件兩個方面著手。在硬件系統選配方面，可以優先選配運行速度高，運行穩定，工作壽命長的配置，同時保證高速網絡帶寬并且優化網絡接口，保證服務器和網線遠離電磁信號的干擾，硬件系統的穩定運行是確保信息傳輸穩定性的根本基礎。在此基礎上，檔案管理軟件的合理選擇，實時升級，及時彌補漏洞，并對安全配置參數進行合理設置能夠加強檔案管理系統的安全防護等級，要充分考慮到諸多安全因素，對系統安全提出明確、具體的需求，改變過去重功能輕安全的做法，軟件系統的穩定運作是保證信息傳輸穩定性的上層建筑。

檔案管理系統中系統信息的集成使得各個有權限的部門可以在權限范圍內輸入數據，根據經驗，權限范圍越廣，出現失誤或錯誤的幾率就越大。為保證信息的準確性，必須及時更正出現的錯誤，這就對系統提出了更高的容錯性要求。

在一直用計算機和網絡進行檔案管理工作的情況下，一旦出現電腦或網絡故障，都會影響到正常的檔案管理工作，嚴重者可能會造成數據的丟失，檔案處理的不完整，影響到企業的整體運作流程，檔案數據的及時性和安全性要求更加穩定可靠的系統運行環境，因此不斷更新完善系統內部問題是保證檔案管理系統順利實施的重中之重，可以考慮從以下幾方面著手進行改善：（1）建立輸入控制制度。為檔案管理系統的安全提供基礎。建立會計確認制度，對電子化原始憑證加以認可，并通過動態數字簽字對其可靠性加以確認，保證數據的準確性。（2）建立操作控制制度，為檔案管理系統的安全提供基石。企業必須明確規定檔案管理操作人員對軟件操作的工作內容和權限，對操作密碼要嚴格管理，指定專人定期更換，杜絕未經授權人員操作管理軟件。（3）建立系統關聯方和企業內部人員道德的控制制度。加強對檔案管理人員職業道德和社會道德教育，對不同層次上的工作人員實行崗位責任制，并利用密碼進行權限控制。

3.建立檔案監管制度。計算機環境下的檔案管理系統，去除了重復和無效的工作環節，從而確保了企業有一個科學、規范的會計業務流程和管理基礎，實現了扁平化管理，提高了企業管理效率和快速反應能力，企業高層管理人員應意識到檔案管理系統的實施中，應有技術部門、管理人員和業務人員的積極參與，只有深刻地理解、消化吸收了新的管理思想并結合企業實際情況加以運用，企業應不斷強化檔案管理對原始數據重要性的認識，并要求相關部門重視數據的錄入工作，盡可能減少出現差錯的概率，保證原始數據錄入的正確性。從源頭上保證系統內所有業務信息的準確，才能保證檔案信息的質量，更好為提供決策而服務。為確保檔案的真實可靠，檔案管理系統應建立更趨成熟完善的監督機制上。不僅要對檔案數據信息的真實可靠性進行了重重驗證，對每一條數據的產生、修改、去向都要有詳細的記錄，使得數據記錄更改責任到人，確保檔案數據傳輸的可靠不被惡意修改。

綜上所述，在計算機技術普及的今天，檔案管理的信息化已經成為了一種發展趨勢，檔案管理的電子化是檔案管理行業發展的時代潮流，是未來的數字時代的發展趨勢。作為企業的管理者，要及時改進傳統的檔案管理模式，促進檔案的使用、保存以及傳送都向電子化的方向發展。而作為企業內部檔案管理人員，應當與時俱進，不斷學習和完善自身的知識體系，充分利用檔案管理體系給工作帶來的便利。目前，檔案信息電子化的建設存在著許多難題和困難，但我們應當清醒地認識到檔案信息電子化管理的建設和發展是一個漫長的分階段進行的過程，根據實際情況，按步驟進行，最終實現電子檔案管理的目標。

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