“小而精”與“大而全”的優(yōu)劣

黃永艷

2013年7月10日至15日，我有幸參加了江蘇省人力資源和社會保障廳與香港大學聯合舉辦的“江蘇省檔案技術專題培訓團”。為期6天的培訓采用專題講座和實地考察的方式，讓我們對香港的檔案工作從理念到實務都有了較為深入的了解和認識。

1 異同

兩地檔案工作出發(fā)點和根本目的相同，都對檔案進行妥善保管，保存檔案目的都是為了更好利用，都采用專題展覽等形式對檔案資源進行一定程度開發(fā)。但香港與內地的檔案工作在很多方面仍存在差別。

一是管理體制差別。香港政府“小政府，大社會”的管理理念對香港的檔案工作同樣適用。香港政府設有檔案管理處，但是該處級別較低，人員很少，職權單一，對政府機關的檔案工作沒有足夠的權限進行管理。同時，香港沒有《檔案法》，以《檔案管理指引》取代《檔案法》，政府檔案處沒有法律手段對政府其他部門的檔案工作進行有效監(jiān)管。沒有面向全港的法律規(guī)定，也使得政府檔案處無法顧及香港政府以外的單位如立法會、社會團體等檔案工作，更無法開展如內地正在開展的家庭檔案建設等工作。此外，香港的檔案工作還存在“去專業(yè)化”現象，近年來，香港政府檔案處用“行政主任”來代替專業(yè)的“檔案主任”來管理，使得檔案工作的專業(yè)化程度下降。相反，內地檔案工作管理體制有著嚴密的層級管理體制，對檔案工作保持與國民經濟和社會發(fā)展同步有著法律保障，對檔案人才的培養(yǎng)和儲備有著政策保障。

二是檔案內涵定位差別。香港將檔案分為檔案（Records）和歷史檔案（Archives）。文件歸檔后，形成檔案，檔案經過專業(yè)人員鑒定有歷史價值的才能成為歷史檔案。只有歷史檔案才被香港歷史檔案館永久收藏，而其他被鑒定為非歷史檔案的檔案則被制作成微縮膠片，其原件則予以銷毀，僅保存其憑證作用。該方法有效精簡了館藏，使歷史檔案館保存的檔案均為精品，最大限度上消滅了重復件的保存。而內地沒有按照檔案生命周期的理論對檔案本身予以區(qū)分，對各單位歸檔后的檔案全盤接收，使得檔案工作特別是文書檔案在移交到檔案館后，存在很多的重復件。

三是檔案整理方式差別。香港檔案工作采用隨時歸檔的方式，在工作開展之初即設立該工作的檔案卷宗，此后，此項工作的所有資料都予以收藏而不進行取舍。每個卷宗檔案排列按照倒排方式即先發(fā)生在最后，最后發(fā)生的材料放在最先的方式，使得整個事件脈絡清楚、內容翔實、結構完整，檔案更具有完整性，更能反映出事件發(fā)展過程。

2 收獲

本次培訓主辦方對我們在生活、學習保障上進行了認真安排，特別是香港大學在培訓課程安排、教授聘請、實地考察地點選擇等方面開展大量務實工作，使我們在港期間學習生活順利開展，并取得較好收獲。

一是打開了認識檔案及檔案工作的另一扇窗口。我們的檔案工作都是按照“師傅帶徒弟”方式，一輩一輩傳下來，雖然我們也在開展積極的創(chuàng)新，但是所有的創(chuàng)新都是在原有的框架范圍內進行。香港檔案工作與內地完全不同的檔案管理體制，使我們認識到檔案管理的方式可以采取不同的形式，使我們對檔案工作的管理理念和范式的認識得到進一步拓展，從而對于更加全面、客觀、深入地了解把握檔案本身的理念和檔案工作的外延和內涵有著積極的意義。

二是香港“檔案工作者”的職業(yè)精神值得我們學習。由于沒有檔案法律法規(guī)的保障，香港檔案的生存環(huán)境甚至不如內地。但是，香港的一批“檔案工作者”在積極推動《檔案法》立法上付出了大量積極的努力。他們組成了推動檔案法立法行動小組，邀請了社會各界關心支持檔案工作的有識之士參與，制作了宣傳片，甚至印刷了“拯救檔案”的不干膠貼，開展了大量的、廣泛的宣傳，以爭取社會各界最大限度的支持。讓人感動的是，這些“檔案工作者”并不是政府檔案處的現有工作人員，純粹是基于對檔案工作熱情和責任，而義務地、積極地為優(yōu)化檔案的生存環(huán)境鼓與呼。

三是香港檔案工作更注重細節(jié)和實用的理念值得我們借鑒。比如，香港用不同顏色的檔案封面來表示檔案密級的區(qū)分，這樣更有利于檔案的保密工作，最大限度防止標注密級的檔案信息的外泄。再如，每卷檔案的目錄也用不同顏色區(qū)分本卷檔案中該文為收到的外來文件還是本單位自身產生的文件。對細節(jié)的關注，使香港的檔案更具有了檔案本身應有的原始屬性，更有利于檔案工作者了解和把握檔案的本質，成為最大限度上做好檔案工作的基礎。

3 反思

一是對檔案和檔案工作的再認識。香港對檔案和檔案工作內涵和外延的認識采用了最簡單直接的方式。對檔案的定義上，“公共檔案管理”和“憑證作用”是兩個最為重要的關鍵詞。香港政府管理檔案的范疇只限于政府在公務活動中產生的公共檔案，其他法定組織的檔案不在政府管理范疇。比如香港立法會有其自身的檔案管理體制和檔案館。從檔案產生到銷毀，更關注檔案的實用性。目前，內地的檔案管理采用“大而全”理念，檔案行政管理部門中也存在著“越管越多”現象，存在“什么都想管好，什么又都管不到位”現象。因此，我們有必要對檔案工作內涵和外延進行深入的思考和定位，找準檔案工作的應該下力的核心之處。

二是對檔案數字化工作的再探討。當前，數字檔案館建設和檔案數字化工作在各地如火如荼地開展。正如富士施樂全球服務亞太區(qū)業(yè)務流程服務首席顧問蘇力先生所指出的，當前，我們采用的數字化技術手段和水平仍處于較低水平。這種較低技術水平創(chuàng)造出來的數字檔案在很大程度上已經失去了檔案的原始性，很可能使我們辛辛苦苦做出來的數字化產品，因失去檔案原始性而無法獲得法律意義上的證據力的作用，從而使這些數字產品處于無法發(fā)揮其應有作用的尷尬境地。

三是對檔案法和檔案法實施的再思考。1996年修改后的《檔案法》賦予了縣級以上檔案行政管理部門行政處罰權，但客觀地講，當前，我們的檔案行政管理部門仍更習慣于采用行政管理方式而非法律手段來管理檔案工作。如何進一步修改完善《檔案法》，使檔案法律法規(guī)更具有操作性？如何深入地推動檔案法律法規(guī)的實施，成功實現依法行政、依法治檔？仍需要我們檔案工作者予以認真思考并切實推動，才能讓香港同行羨慕的《檔案法》，真正發(fā)揮出其應有的作用。

（作者單位：連云港市檔案局 來稿日期：2013-12-23）