疾控中心檔案信息化管理存在的問題與對策

馮秀芳

(云南省昆明市經濟技術開發區疾病預防控制中心，云南昆明650000)

疾控中心檔案信息化管理存在的問題與對策

馮秀芳

(云南省昆明市經濟技術開發區疾病預防控制中心，云南昆明650000)

疾控中心檔案信息化管理，就是把目前高速發展的信息技術運用在疾控中心對檔案進行管理、調用、存儲和處理的過程中。這在很大程度上使工作的效率得到了提高，也避免了由于人為因素所造成的誤差。本文對疾控中心檔案信息化管理的現狀進行了調查分析，并且提出了在管理過程中可以有效實現檔案信息化管理的解決對策，解決疾控中心檔案管理存在的質量問題，希望可以為建設和管理醫療機構(疾控中心)的檔案信息化提供借鑒。

疾控中心；檔案管理；問題；對策

隨著信息時代的到來，電子檔案受到了廣泛的關注，而以往的手工管理模式已經滿足不了時代的進步和需要。如何依照疾控中心檔案管理過程中出現的問題，完善疾控中心檔案信息化管理的制度，使疾控檔案的重要作用得到充分發揮，是疾控中心檔案管理過程中需要重點解決的問題。

1 疾控中心檔案信息化管理的特征

1.1 封閉期。在疾控中心的檔案中，有些檔案從形成之日起，就被封閉起來，而且其封閉的時間會很長，從而導致了檔案在管理和利用方面產生矛盾。

1.2 階段性。疾控中心的檔案幾乎都是突發事件和傳染病這兩個方面的。在不同時期的檔案體現出來的作用、價值以及服務對象也不相同。隨著疾控中心工作的不斷改革和創新，許多傳染病已經被消滅，這就導致原來的檔案成為孤本，而這些孤本為傳染病控制和治療，不僅僅提供了重要的的科學研究價值，還提供了歷史價值，也是可以進行永久保存的很珍貴的檔案。而這些檔案的管理人員應該主動提供這些珍貴的檔案，以便疾控事業可以更加的發展和進步。

1.3 專業復合性。疾控中心檔案信息化管理工作對于技術性和專業性等方面都有著很高的要求。要求其管理人員不僅對檔案的管理知識有足夠的了解，還要了解醫療知識及現代信息技術，所以就需要疾控中心的檔案管理人員可以積極的對出現各個領域的專業知識進行復合，以便可以更好的為疾控中心信息化管理工作服務。

2 疾控中心檔案信息化管理存在的問題

2.1 資金投入有限

近年來，由于國家檔案局(市、縣)、衛生局(市、縣)的要求不斷增多，疾控中心系統的信息平臺也在高速的發展，在很多方面(疫情報告、計劃免疫、衛生檢驗、食品衛生等)都取得了重大的成績。隨著疾控中心信息化管理系統的不斷發展，許多檔案都建立在錄音、視頻以及多媒體的基礎上；還有一些是用數字的電子形式在計算機中輸入的，最終存儲在數據庫。但目前我國很多的疾控中心往往受到經濟條件的限制，不能有效的投入資金，從而導致配套設備和環境達不到檔案管理的需求。

2.2 管理人員的素質較低

疾病預防作為一項專業性較強的工作，直接影響著疾控中心的管理工作。我國疾控中心的工作人員明顯缺失，導致檔案管理人員還得兼職打字員的工作，或者是醫療衛生的專業人員來兼職檔案管理員的工作。但是由于其所學的專業有很大的片面性，致使他們很難勝任疾控中心信息化管理的工作。而醫療衛生人員對于計算機操作也不是特別的了解，對于一些專業的計算機技能(存儲和壓縮技術、檔案信息組織技術、檢索技術等)也不能熟練的使用，更有甚者居然都不會設置用戶權限，至于檔案的安全問題就更加難以控制了。

具備專業素質的檔案管理人員，在面對眾多的疫情專業數據時，往往不能區分孰輕孰重，導致不能及時有效的對檔案進行收集、分檔和整理。而檔案數據的輸入也存在著很多的不足，這就直接影響了疾控中心檔案信息化管理的高效運轉。還有一些檔案管理人員，其自身的素質偏低，這就直接影響了疾控中心信息化管理，使檔案在管理的過程中，出現錯檔、丟失和缺檔等嚴重后果。

2.3 疾控檔案的管理制度需完善

很多疾控中心，雖然已經構建了檔案管理制度，但是在真正運行的過程中往往會不盡人意。有些人員隨意的出入檔案室并在未被允許的情況下操作計算機，有些人員用比較粗糙的抹布對存儲電子檔案的設備進行擦拭，還有些人員把檔案隨意的放在辦公桌上。這些隨意的行為可能會導致出現安全問題，如檔案的損壞、丟失以及人為泄密。由于疾控中心衛生醫療的專業人員比較多，他們嚴重缺乏電子檔案的專業知識，對于電子檔案管理方面的標準也沒有一定的了解，所以在制定疾控中心檔案信息化管理制度時，缺少詳細的操作流程，無法滿足對于檔案管理的需求。

3 加強疾控中心檔案信息化管理的解決對策

3.1 增加檔案信息化管理資金投入

疾控中心的檔案是社會上不可缺少的一種公共資源，它有著記錄歷史、服務社會和傳承文明的作用。所以要應當加大對檔案管理配套設備(軟件、硬件)的投入，而對于檔案的儲存環境也有著很大的要求，對于在檔案信息化管理過程中出現的問題，要及時有效的進行解決，以此來保證檔案的完整和真實性。為電子檔案配備布置具有良好性能的計算機以及軟件，還需要對其存儲方式進行科學合理的選擇，并安裝性能較高的可以保證網絡安全的一些必備軟件，例如防火墻技術(數據加密技術等)，積極的對病毒和黑客的入侵進行防范，以此來保證電子檔案的安全性和保密性。

3.2 加強對疾控檔案管理人員的培訓

如果想要把疾控中心信息化的管理工作做好，就必須要對檔案的管理人員加強培訓的力度，還要引進一些專業性較強的綜合型人才。對于培訓來說，必須要參照檔案管理人員自身的素質，并針對不同的人進行教育。如果專業的疾控中心的醫療人員來兼職檔案管理人員，必須要有正確的工作方向，端正其自身的服務態度，并對計算機可以熟練的操作，積極學習檔案信息化管理的相關知識和學會使用刻錄機；如果是具有專業技能的檔案管理人員，應該對疾控部分的分工、發展規律和流程以及相關的醫療知識有足夠的了解。

3.3 完善疾控中心檔案信息化管理的制度

疾控中心的檔案信息化管理的制度應該是簡單且實用的。疾控中心的領導及其管理部門，必須要結合相關的法律法規，并根據疾控中心的工作特征和實際情況，制定出操作性強、合理有效的檔案信息化管理制度，尤其是對電子檔案的收集、整理、儲存等操作制定嚴格的規章制度，以便可以充分的發揮管理制度的重要作用。還要保持管理制度的嚴格性和嚴肅性，在執行規章制度的過程中，要做到賞罰分明，一視同仁，地位平等，并且將此納入考評，這就真正的體現了制度的權威性。

3.4 加強疾控中心檔案管理人員的管理意識

通過開展會議、培訓等活動，讓疾控中心的所有工作人員知道檔案所具有的重要意義，并且要對檔案管理工作的各個環節進行足夠的了解，盡快熟悉具體的要求和職責，這樣就可以加強提高檔案交接的應用與保管的過程，使檔案實現信息交換與共享。由于檔案管理是一項具有特殊性(政策性、保密性)的工作，在選擇檔案管理人員時，要根據政治、作風等多方面進行考慮，并要對他們進行專業的培訓和教育，使他們可以更好的勝任這份工作。

3.5 加強績效考核制度

疾控中心的負責人或者相關的領導，要對績效考核制度有所重視，并積極的實施這項制度，把發展績效考核作為基礎，并合理的對績效考核的流程進行設置，以此來加強疾控中心檔案信息化的管理工作并帶來很大的便利。在實行績效考核制度的過程中，首先需要明確績效考核管理的框架，并合理的對績效考核的流程進行規劃設計。通過大家的共同努力，來保證績效考核制度的順利實施，以此來解決疾控中心檔案管理過程中出現的問題，完善疾控中心檔案信息化管理的制度，使疾控檔案的重要作用得到充分發揮。

4 結語

隨著科技的不斷發展和進步，疾控中心檔案也有了很多新的變化。而疾控中心檔案信息化管理的建設是順應經濟時代發展的潮流的，對醫療機構的整體水平的提升起到了重要的作用。疾控中心檔案信息化管理應該緊跟時代的腳步，從實際出發，并且不斷的進行改進和創新，以此來滿足社會的需要，為疾控中心的發展和進步服務，為社會的和諧發展服務。在現階段，由于疾控中心檔案信息化管理中還存在著建設隊伍落后、沒有完善的管理制度及缺乏資金和設備的投入等諸多的問題。所以疾控中心要對檔案信息化的建設足夠的重視，并積極的采取相應的措施來解決這些問題，這不僅實現了科學管理和資料的統一，還可以使醫療機構的服務水平得到提高。

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2014-02-10

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1002-2376(2014)07-0056-03